2025年公司档案管理自查报告.docxVIP

2025年公司档案管理自查报告

为全面落实《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规要求，切实提升档案管理规范化、科学化水平，我司于2025年6月1日至6月30日，组织档案管理部门联合审计、法务、各业务板块负责人成立专项自查小组，围绕制度建设、资源管理、信息化水平、安全保障四大核心维度，对2020年以来形成的各类档案（含电子档案）开展全流程、全覆盖自查。本次自查覆盖总部及12家分子公司，抽查档案全宗23个，调阅纸质档案1687卷、电子档案数据量达12.6TB，访谈专兼职档案员45人次，现将自查情况报告如下：

一、档案管理体系建设情况

（一）制度与责任落实。公司2023年修订的《档案管理办法》于2024年1月1日正式实施，2025年3月配套出台《电子档案管理实施细则》《科研项目档案归档规范》等6项子制度，形成1+N制度体系。制度明确三级管理责任：总经理为第一责任人，分管副总统筹协调，各部门负责人为档案工作直接责任人，专兼职档案员（总部设3名专职、分子公司各设1名兼职）具体执行。2025年上半年通过OA系统开展2次制度培训，覆盖全员，考核通过率98.7%；对2家未按时完成2024年度文书档案归档的分子公司下发整改通知，相关责任人纳入季度绩效考核扣减，倒逼责任落实。

（二）基础设施保障。总部档案库房面积260㎡，严格按照《档案馆建筑设计规范》建设，配备恒温恒湿系统（温度20±2℃、湿度45±5%）、消防自动报警系统、监控设备（24小时无死角录像，存储周期90天）、防虫防霉设施（每月投放防霉片，每季度进行虫害检查）。2025年5月完成库房升级，新增密集架30组，档案存储容量提升至8万盒；配置档案数字化加工专用室（独立于库房），配备高速扫描仪（A3幅面，扫描速度120页/分钟）、光盘打印刻录机等设备，满足年数字化处理5万页需求。分子公司档案库房均达到三铁（铁窗、铁门、铁柜）标准，其中7家已完成恒温恒湿设备改造，剩余5家计划2025年12月底前完成。

（三）队伍建设情况。总部3名专职档案员均持有档案管理师（中级）证书，1人具备信息化系统运维能力；分子公司兼职档案员由综合部员工兼任，2025年组织2次集中培训（含电子档案管理、数字化加工实操），邀请省档案馆专家授课，参训率100%，考核优秀率82%。建立总部-分子公司结对机制，每季度由总部档案主管到分子公司现场指导，2025年已开展现场指导18次，解决归档范围不清、整理不规范等问题23项。

二、各类档案管理具体情况

（一）文书档案。2024-2025年度应归档文书档案12358件，实际归档12197件，归档率98.7%；缺失161件均为临时性通知类文件（已标注非永久保存），符合《文书档案保管期限表》规定。整理严格执行《归档文件整理规则》（DA/T22-2021），采用年度-机构-保管期限分类法，案卷封面、卷内目录、备考表填写规范，无漏页、倒页现象。2025年6月随机抽查200件，完整率100%，编目准确率99.5%（1件存在关键词标引误差，已当场修正）。

（二）科技档案。1.研发档案：2024-2025年立项的32个研发项目（其中15个为重点项目），均执行三同步（项目立项与档案归档要求同步、项目实施与文件积累同步、项目验收与档案验收同步）。抽查8个项目档案，均包含任务书、实验记录、专利申请文件、结题报告等12类核心材料，完整率100%；其中新能源电池正极材料研发项目因实验数据记录不连续（缺失2份中间阶段测试报告），已要求项目组补充并完善记录规范。2.基建档案：2024年启动的华东生产基地扩建项目，档案随工程进度同步收集，2025年5月通过档案专项验收，共归档纸质档案487卷、电子档案23GB，包含地质勘查报告、设计图纸（含BIM模型）、施工记录、竣工验收文件等，符合《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）要求。3.设备档案：公司50万元以上设备（共126台）均建立独立档案，包含采购合同、安装调试记录、维护保养日志、故障维修报告等，2024-2025年新增设备27台，档案完整率100%；抽查5台设备档案，维护记录更新及时（最近一次记录为2025年6月20日），无缺失现象。

（三）人事档案。严格执行《企业职工档案管理工作规定》，现有职工档案2312卷（含离职人员档案417卷），均为密封保存，调阅需经人力资源总监审批并登记（2024-2025年共调阅87次，均符合程序）。2025年4月完成人事档案数字化，扫描分辨率300dpi，图像清晰无歪斜，数据挂接准确率100%；数字化副本存储于独立服务器（与办公网络物理隔离），设置访问权限（仅人力资源部负责人及档案员可查看），安全等级为高。经自查，无档案丢失、涂改、伪造现象，职工出生日期、学历、职称等关键信息与原始材料一致