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企业合同管理流程模板规范化操作指南

一、适用业务场景与目标

本流程适用于企业各类经济合同的规范化管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作开发合同、租赁合同等类型，涉及业务部门、法务部、财务部、档案管理部门等多个协作环节。通过标准化操作，实现合同全生命周期管理，有效控制法律风险、财务风险及运营风险，保证合同签订与履行的合规性、效率性，保障企业合法权益。

二、规范化操作流程详解

（一）需求发起与合同立项

操作内容：

业务部门根据业务需求（如采购原材料、销售产品、委托服务等），填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、预计金额、履行期限、核心需求等关键要素，并附上合作方背景资料（如营业执照复印件、资质证明等）。

业务部门负责人对立项必要性、可行性进行审核，签署意见后提交至法务部、财务部进行前置评估。

法务部审核合作方主体资格（如是否为合法存续企业、是否超越经营范围等）及合同潜在法律风险；财务部评估合同金额对企业现金流的影响、付款方式合理性等。

法务部、财务部完成评估后，将意见反馈至业务部门，重大合同（如金额超过万元或涉及核心业务）需提交至管理层进行最终审批。

立项通过后，业务部门明确合同起草负责人，启动合同起草工作。

责任部门/人：业务部门（发起）、业务部门负责人（审核）、法务部/财务部（评估）、管理层（重大审批）。

输出成果：《合同立项申请表》（含各部门评估意见）、立项批复文件。

（二）合同起草与内部审核

操作内容：

合同起草人依据《企业合同示范文本库》（如无对应模板，可参考行业通用模板）起草合同文本，明确以下核心条款：

合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

合同标的（名称、规格、数量、质量标准等）；

权利义务（履行期限、地点、方式、验收标准等）；

价款及支付方式（金额、币种、支付条件、发票类型等）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决方法等）；

保密条款、不可抗力条款、合同生效条件等。

起草完成后，业务部门内部复核合同条款与立项需求的一致性，保证无遗漏或冲突。

提交法务部进行法律审核，重点审核条款合法性、合规性、权利义务对等性、违约责任可执行性等，法务部需在2个工作日内反馈审核意见，起草人根据意见修改后重新提交。

涉及财务、技术、人力资源等专业条款的，需同步提交至财务部、技术部等相关部门会签，确认条款的可操作性（如付款方式是否符合财务制度、技术参数是否达标等）。

所有部门审核通过后，形成合同最终版本，由起草人、业务部门负责人、法务部负责人签字确认。

责任部门/人：业务部门（起草）、法务部（法律审核）、相关部门（专业会签）。

输出成果：合同最终版文本、《合同审批表》（含各部门审核意见）。

（三）合同谈判与签署

操作内容：

业务部门根据合同类型及复杂程度，组建谈判团队（至少包含业务负责人、法务人员，重大合同需邀请管理层参与），与合作方开展谈判。

谈判过程中，重点关注标的物质量、价格、履行期限、违约责任等核心条款的约定，保证企业利益最大化；对于谈判中变更的条款，需及时更新合同文本并重新履行内部审核流程。

双方达成一致后，由授权代表签署合同（签署人需提供《授权委托书》，明确授权范围、权限及期限）。

合同签署份数根据实际需求确定（通常至少一式三份，双方各执一份，企业一份原件归档），合同文本需加盖企业公章或合同专用章（严禁使用公章代替合同专用章）。

签署完成后，业务部门在1个工作日内将合同原件提交至档案管理部门备案，并同步将扫描件抄送财务部、法务部存档。

责任部门/人：业务部门（谈判）、授权代表（签署）、档案管理部门（归档）。

输出成果：签署完成的合同原件、《授权委托书》、合同扫描件（分送相关部门）。

（四）合同履行与动态跟踪

操作内容：

业务部门作为合同履行的主要责任部门，需指定专人负责跟踪合同履行进度，按照合同约定的时间节点推进交付、验收、付款等工作，并填写《合同履行跟踪表》。

履行过程中，如发觉对方存在违约行为（如延迟交货、质量不达标等），业务部门需及时收集证据（如书面函件、验收报告、照片等），并在3个工作日内向法务部报告，启动风险应对程序（如发送催告函、协商变更或解除合同等）。

财务部根据合同约定的付款条件，审核业务部门提交的付款申请（附发票、验收证明等材料），确认无误后办理付款手续；涉及收款的，需及时跟进客户付款进度，保证资金到账。

合同履行完毕后，业务部门需组织验收（如需），并形成《合同验收报告》，由双方签字确认作为履约完成的凭证。

责任部门/人：业务部门（履行跟踪）、财务部（资金收付）、法务部（风险应对）。

输出成果：《合同履行跟踪表》、《违约证据材料》、《合同验收报告》。

（五）合同变更与解除

操作内容：

合同履行过程中，因业务需求变化、政策调整等客观原因需变更合同的，由