2025年合同及档案管理制度(3篇).docxVIP

2025年合同及档案管理制度(3篇)

合同及档案管理制度一

一、总则

为加强公司合同及档案管理，规范业务流程，维护公司合法权益，提高工作效率，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门、分支机构的合同及档案管理工作。

二、合同管理

（一）合同的签订

1.合同签订前，业务部门应对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行全面调查。调查内容包括但不限于营业执照、税务登记证、资质证书、过往业绩、涉诉情况等。调查结果应形成书面报告，作为是否签订合同的重要依据。

2.合同文本应尽量采用国家或行业标准文本。若需自行起草合同，应遵循公平、公正、合法的原则，明确双方的权利和义务。合同条款应清晰、准确、完整，避免使用模糊、歧义的语言。合同内容应包括但不限于合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。

3.合同签订前，业务部门应将合同草案提交法务部门进行审核。法务部门应重点审核合同的合法性、合规性、风险性等，提出审核意见。业务部门应根据法务部门的审核意见对合同草案进行修改完善。

4.合同签订应遵循公司的审批流程。业务部门应填写《合同审批表》，经部门负责人、分管领导、法务部门、财务部门等相关部门审核签字后，报公司法定代表人或其授权代表签字盖章。未经审批的合同不得签订。

（二）合同的履行

1.合同签订后，业务部门应指定专人负责合同的履行。合同履行责任人应严格按照合同约定的条款履行义务，确保合同的顺利执行。

2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，业务部门应及时与合同相对方协商，并签订书面协议。协议签订后，应按照公司的审批流程进行审批，并将相关资料存档。

3.业务部门应定期对合同的履行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施解决。如发现合同相对方存在违约行为，应及时收集证据，按照合同约定追究其违约责任。

（三）合同的归档

1.合同签订后，业务部门应在[X]个工作日内将合同原件及相关资料移交档案管理部门归档。归档资料应包括合同文本、审批表、补充协议、往来函件、履行记录等。

2.档案管理部门应按照合同的类别、时间、项目等进行分类整理，并建立合同档案目录。合同档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。

3.公司内部各部门因工作需要查阅合同档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应遵守档案管理部门的规定，不得损坏、涂改、转借档案。

三、档案管理

（一）档案的收集

1.公司各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作。收集范围包括但不限于文件、合同、报表、凭证、会议记录、照片、音像资料等。

2.档案收集人员应及时将本部门产生的档案资料进行整理和分类，并按照公司的要求进行装订和编号。对于重要的档案资料，应及时移交档案管理部门归档。

3.档案管理部门应定期对各部门的档案收集工作进行检查和指导，确保档案收集工作的全面、及时、准确。

（二）档案的整理

1.档案管理部门应按照档案的类别、时间、保管期限等进行分类整理。对于不同类别的档案，应采用不同的整理方法和编号规则。

2.档案整理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，对于缺失或错误的档案资料，应及时与相关部门沟通补充或更正。

3.档案整理完成后，应建立档案目录和索引，以便于档案的查阅和管理。

（三）档案的保管

1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备和设施，如档案柜、防潮设备、防火设备、防盗设备等。

2.档案库房应保持整洁、干燥、通风，温度和湿度应符合档案保管的要求。档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，确保档案的安全和完整。

3.对于重要的档案资料，应采用特殊的保管方式，如加密存储、异地备份等，以防止档案资料的丢失或损坏。

（四）档案的查阅和利用

1.公司内部各部门因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应遵守档案管理部门的规定，不得损坏、涂改、转借档案。

2.公司外部单位或个人因工作需要查阅档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理部门的工作人员陪同下进行，不得私自复制或带走档案资料。

3.档案管理部门应积极为公司各部门和外部单位提供档案查阅和利用服务，充分发挥档案的作用。

四、监督与考核

1.公司应建立合同及档案管理的监督机制，定期对合同及档案管理工作进行检查和评估。检查内容包括合同签订、履行、归档情况，档案收集、整理、保管、查阅利用情况等。

2.对于在合同及档案管理工作中表现突出的部门和个人，公司应给予表彰和奖励；对于违反合同及档案管理制度的部门和个人，公司应给予批评和处罚。

3.合同及档案管理工作的考核结果应作为部门