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标准化沟通会议方案模版

一、适用场景：哪些情况需要这套方案

本模版适用于需要多人协作、目标明确、结果可追溯的沟通场景，包括但不限于：

跨部门项目启动会（如新产品开发、市场活动落地）

日常工作进度同步会（如周例会、月度复盘会）

问题解决专项会议（如客户投诉处理、技术故障排查）

决策讨论会（如预算审批、流程优化方案评审）

跨团队协作推进会（如供应链与生产部对接会）

二、标准化会议全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标+充分筹备，避免“临时起意”

步骤1：确定会议核心目标

主持人需提前明确会议要解决的核心问题（如“确定Q3产品推广方案”或“解决生产环节次品率过高问题”），避免目标模糊导致会议偏离方向。

示例：若会议目标是“制定推广方案”，则需提前明确“方案需包含预算、渠道、时间节点、责任人”等关键要素。

步骤2：筛选参会人员+明确角色

根据目标筛选必要参会人（决策人、执行人、相关方），避免无关人员参会浪费时间。

分配核心角色：

主持人：把控流程、引导讨论、控制时间；

记录人：实时记录关键信息、待办事项（建议使用会议纪要模板）；

发言人：提前准备议题相关材料（如数据、方案初稿）。

步骤3：发布会议通知+提前预沟通

会议通知需包含6W1H要素：

When（时间：精确到分钟，如“2024年6月15日14:00-15:30”）；

Where（地点：会议室名称/线上会议）；

Who（参会人：姓名+部门+职务，标注“必须参会”或“可选参会”）；

Why（目标：一句话说明会议要解决的问题）；

What（议题：列出会议讨论的核心内容，如“1.上周工作进度汇报；2.推广方案初稿讨论；3.资源需求确认”）；

How（准备要求：需提前提交的材料，如“请各部门负责人准备上周工作PPT，推广组提交方案初稿”）；

Attachment（附件：如有相关资料，一并发送）。

提前1-3天发送通知，紧急会议至少提前6小时通知，并同步给所有参会人确认。

步骤4：准备会议材料+场地设备

线上会议：提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom）、确认网络稳定性、共享屏幕权限；

线下会议：提前预订会议室、调试投影仪/麦克风、准备白板/马克笔/会议资料（按参会人数打印纸质版）；

材料准备：将议题相关数据、方案初稿、背景资料等整理成简洁明了的文档（建议用PPT，每页聚焦1个核心观点），避免信息过载。

（二）会议中：聚焦议题+高效互动，避免“跑题低效”

步骤1：开场破冰+重申目标（5-10分钟）

主持人开场：问候参会人，介绍会议目标、议程及时间分配（如“今天会议的核心是确定Q3推广方案，预计30分钟讨论方案，15分钟确认资源，最后5分钟总结”）；

破冰：若为跨部门会议，可简要回顾上次会议结论或当前项目进展（如“上周我们确定了推广目标为用户增长20%，今天重点讨论如何实现”）；

确认参会情况：询问是否有请假人员，关键决策人是否到场（如“*总监今天是否能参会？方案决策需要您确认”）。

步骤2：逐项讨论+聚焦共识（核心环节，占总时长60%-70%）

按议程顺序逐项讨论，主持人需严格控制时间（如“每个议题讨论15分钟，超时将提醒转入下一项”）；

引导发言：鼓励参会人围绕议题发言，避免偏离主题（如“关于推广渠道，我们先聚焦‘小红书种草’这个点，其他渠道稍后再讨论”）；

处理分歧：若出现意见不一致，主持人需引导各方陈述依据（如“经理认为预算应侧重抖音，主管建议重点投入小红书，能否各自说明数据支持？”），最终通过投票、协商或决策人拍板达成共识；

记录关键信息：记录人需实时记录讨论结论、待办事项、责任人、截止时间（如“共识：小红书预算10万，由主管负责；待办：经理于6月20日前提交达人名单”）。

步骤3：总结确认+明确下一步（5-10分钟）

主持人总结：复述会议核心结论、待办事项及责任人（如“今天会议确定了3件事：1.推广方案包含小红书、抖音两个渠道；2.主管负责小红书预算执行，6月25日前完成；3.经理下周三前提交达人名单”）；

确认共识：询问参会人对结论是否有异议（如“以上结论大家是否都同意？有异议请现在提出”）；

宣布散会：明确会议结束时间，感谢参会人参与（如“会议结束，感谢大家的配合，后续进展请同步在群内更新”）。

（三）会后跟进：闭环管理+责任到人，避免“议而不决”

步骤1：整理会议纪要+24小时内分发

会议纪要需包含6大核心要素：

会议基本信息（名称、时间、地点、参会人、缺席人、主持人、记录人）；

会议目标；

讨论议题及结论（按议程顺序，简洁记录关键内容）；

待办事项（表格形式：序号、任务描述、责任人、截止日期、备注）；

附件（如会议PPT、方案初稿）；

下次会议安排（如有）。

示例：

序号

任务描述

责任人

截止日期

备注

1

提交达人名单

*经理

2024-06-20

需