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公司文件档案管理制度

一、总则

为了加强公司文件档案管理，提高档案利用效率，确保文件档案的完整性、安全性和保密性，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各种文件档案的管理。文件档案管理工作遵循统一领导、分级管理、集中保存、方便利用的原则，保证文件档案的规范整理、妥善保管和有效利用。

二、文件档案管理机构及职责

公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司文件档案的集中管理工作。档案管理部门的职责如下：

1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司文件档案管理的规章制度，并组织实施。

2.负责公司各类文件档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。

3.指导和监督各部门文件档案的日常管理工作，开展档案业务培训和宣传工作。

4.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。

5.定期向公司领导汇报文件档案管理工作情况，为公司决策提供档案信息支持。

各部门应指定专人负责本部门文件档案的收集、整理和移交工作，其职责如下：

1.按照公司文件档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的文件材料。

2.对收集到的文件材料进行初步整理，分类装订，确保文件材料的齐全、完整和规范。

3.定期将整理好的文件档案移交至公司档案管理部门，并办理移交手续。

4.配合档案管理部门做好文件档案的鉴定、销毁等工作。

三、文件材料的收集

文件材料的收集范围包括公司在行政管理、生产经营、技术研发、财务会计、人力资源等各项工作活动中形成的具有保存价值的各种纸质文件、电子文件、音像资料、实物等。具体包括：

1.上级机关颁发的与公司有关的指示、决定、命令、条例、规定等文件。

2.公司制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、请示、报告等文件。

3.公司签订的各类合同、协议、意向书等文件。

4.公司生产经营活动中的各类业务报表、统计数据、市场调研报告等文件。

5.公司技术研发活动中的科研项目立项报告、科研成果鉴定报告、技术图纸、技术标准等文件。

6.公司财务会计活动中的会计凭证、会计账簿、财务报表等文件。

7.公司人力资源管理活动中的员工档案、劳动合同、薪酬福利等文件。

8.公司的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。

9.公司的音像资料，包括照片、录音、录像等。

文件材料的收集要求如下：

1.各部门应明确文件材料收集的责任人，确保文件材料的及时收集。

2.收集的文件材料应齐全、完整，包括文件的正本、副本、附件等。

3.对于电子文件，应同时收集其存储载体和相关的元数据，确保电子文件的可读性和可利用性。

4.对于音像资料和实物档案，应注明其形成时间、地点、内容、来源等信息。

文件材料的收集方法如下：

1.定期收集：各部门应按照规定的时间间隔，定期对本部门的文件材料进行收集。一般情况下，每年的1月底前应完成上一年度文件材料的收集工作。

2.随时收集：对于重要的文件材料，如紧急文件、重大事件的相关文件等，应随时收集。

3.专项收集：对于特定的项目或活动，应进行专项收集，确保项目或活动相关文件材料的完整性。

四、文件档案的整理

文件档案的整理工作应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。整理工作包括分类、编号、装订、编目等环节。

文件档案的分类方法采用年度-组织机构-保管期限分类法。即先按文件形成的年度进行分类，再按公司的组织机构进行分类，最后按文件的保管期限进行分类。保管期限分为永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。

文件档案的编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。编号方法采用全宗号-年度-保管期限-件号的结构。全宗号是指公司在档案管理部门的编号，年度是指文件形成的年份，保管期限用代码表示（永久为Y、长期为C、短期为D），件号是指同一保管期限内文件的顺序编号。

文件档案的装订应根据文件的类型和数量选择合适的装订方式。对于纸质文件，一般采用线装或胶装的方式；对于电子文件，应存储在光盘、硬盘等存储介质中，并进行备份。

文件档案的编目是指对整理好的文件档案进行著录和编制目录的工作。编目内容包括文件的题名、文号、日期、责任者、保管期限、页数等信息。编目应准确、规范，便于查询和利用。

五、文件档案的归档

文件档案的归档是指将整理好的文件档案移交至公司档案管理部门保存的过程。归档时间要求如下：

1.纸质文件档案一般应在文件形成后的次年3月底前完成归档工作。

2.电子文件档案应在文件形成后的一个月内完成归档工作。

3.音像资料和实物档案应在形成后的及时归档。

文件档案的归档要求如下：

1.各部门应填写《文件档案移交清单》，详细注明移交文件档案