公司采购流程管理制度.docxVIP

公司采购流程管理制度

一、总则

1.目的

为规范公司采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司所有物资（包括原材料、设备、办公用品等）和服务（如运输、维修等）的采购活动。

3.采购原则

（1）公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，确保所有供应商享有平等的竞争机会，采购过程和结果应公正合理。

（2）效益原则：在保证采购质量的前提下，尽可能降低采购成本，提高资金使用效益。

（3）质量优先原则：采购的物资和服务应符合国家相关标准和公司的质量要求，以满足公司生产经营的需要。

（4）诚信原则：采购人员应遵守职业道德，诚实守信，不得与供应商串通谋取私利。

二、采购部门职责

1.采购计划制定

（1）根据公司的生产经营计划和需求，会同相关部门制定年度、季度和月度采购计划。

（2）对采购计划进行审核和调整，确保计划的合理性和可行性。

2.供应商管理

（1）建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估和筛选，选择合格的供应商。

（2）与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。

（3）定期对供应商进行考核和评价，根据考核结果对供应商进行调整和优化。

3.采购执行

（1）按照采购计划和采购合同的要求，组织实施采购活动。

（2）负责采购订单的下达、跟踪和催货，确保物资和服务按时、按质、按量供应。

（3）处理采购过程中的各种问题，如质量问题、交货延迟等。

4.采购成本控制

（1）通过招标、谈判等方式，降低采购成本。

（2）对采购价格进行监控和分析，及时调整采购策略。

（3）合理安排采购资金，提高资金使用效率。

5.采购信息管理

（1）收集、整理和分析采购信息，为公司的决策提供支持。

（2）建立采购档案，对采购合同、发票、验收报告等资料进行妥善保管。

三、采购流程

1.需求申请

（1）各部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、用途、预算等信息。

（2）《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。对于重大采购项目，还需报总经理审批。

2.采购计划编制

（1）采购部门根据各部门的《采购申请表》，结合库存情况和市场供应情况，编制采购计划。

（2）采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容。

（3）采购计划需经采购部门负责人审核签字后，报分管领导审批。

3.供应商选择

（1）采购部门根据采购计划和采购需求，从供应商数据库中选择合适的供应商。

（2）对于新供应商，采购部门应进行实地考察和评估，了解其生产能力、质量保证体系、信誉等情况。

（3）通过招标、询价、竞争性谈判等方式，确定最终的供应商。

4.采购合同签订

（1）采购部门与供应商就采购物资或服务的价格、质量、交货期、付款方式等条款进行谈判，达成一致意见后签订采购合同。

（2）采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货地点、交货时间、验收方式、付款方式、违约责任等内容。

（3）采购合同需经采购部门负责人审核签字后，报法务部门审核，最后由分管领导或总经理审批签字。

5.采购订单下达

（1）采购部门根据采购合同的要求，向供应商下达采购订单。

（2）采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点等内容。

（3）采购订单需经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商。

6.采购跟踪与催货

（1）采购部门应及时跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持密切联系，了解物资或服务的生产进度和发货情况。

（2）对于可能影响交货期的问题，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施确保物资或服务按时供应。

（3）如供应商出现交货延迟等违约情况，采购部门应按照采购合同的约定追究其违约责任。

7.验收

（1）物资或服务到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。

（2）验收内容包括物资或服务的数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同的要求。

（3）验收合格后，验收人员应填写《验收报告》，并签字确认。对于不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商协商处理，要求其更换或退货。

8.付款

（1）采购部门根据《验收报告》和采购合同的约定，填写《付款申请表》，注明付款金额、付款方式、付款时间等信息。

（2）《付款申请表》需经采购部门负责人审核签字后，报财务部门审核。财务部门应根据公司的财务制度和资金情况，对付款申请进行审核。

（3）审核通过后，由财务部门办理付款手续。

四、采购方式

1.招标采购

（1）对于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争充分的物资或服务，应采用招标采购方式。

（2）招标采购应按照国家相关法律法规和公司的招标管理制度进行，包括发布招标公告、资格预审、编