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企业采购管理与供应商合作指南

一、适用范围与核心目标

本指南适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的采购部门及相关部门，旨在规范采购全流程管理，优化供应商合作关系，提升采购效率与质量，降低运营成本，保证采购活动的合规性、透明性与可持续性。核心目标包括：明确采购权责、标准化操作流程、建立科学的供应商评估体系、促进供需双方长期稳定合作。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购需求提报与确认

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产物料、办公用品、服务外包等）填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、需求日期、用途说明及紧急程度。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，保证需求与业务计划匹配。

采购部门对接需求部门，确认技术参数、交付时间等细节，避免模糊描述（如“常用办公设备”需明确品牌、型号、配置要求）。

责任部门：需求部门（发起）、采购部门（审核）、财务部门（预算复核）。

输出成果：《采购需求申请表》（经需求、采购、财务三方签字确认）。

（二）供应商寻源与资质审核

操作内容：

采购部门根据采购需求类型（如标准品、定制化服务），通过公开招标、邀请招标、询价比价、战略合作等方式筛选潜在供应商。

要求供应商提供《供应商资质证明文件》，包括：营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等）、经营业绩案例、财务状况报告（近三年审计报表）、生产能力/服务保障说明等。

采购部门组织资质评审小组（可包含技术、质量、法务人员），对供应商的合法合规性、履约能力、信誉度进行初步评估，形成《供应商资质审核记录表》。

责任部门：采购部门（主导）、技术/质量部门（配合）、法务部门（合规性审查）。

输出成果：《潜在供应商名单》《供应商资质审核记录表》。

（三）供应商选择与谈判

操作内容：

根据采购金额与复杂程度，选择采购方式：

单次采购金额≥10万元：采用公开招标或邀请招标，成立评标委员会（含需求、采购、技术、财务、监察人员），按“价格（40%）、质量（30%）、交付（20%）、服务（10%）”综合评分。

单次采购金额＜10万元：采用询价比价，选取不少于3家合格供应商报价，优先选择性价比最优者。

确定候选供应商后，采购部门与供应商就价格、付款周期、交付标准、违约责任、售后服务等条款进行谈判，形成《谈判纪要》。

责任部门：采购部门（组织）、评标委员会（评审）、需求部门（确认需求细节）。

输出成果：《中标通知书》（招标类）、《供应商选择审批表》《谈判纪要》。

（四）合同签订与执行

操作内容：

法务部门审核采购合同文本，保证条款符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，明确双方权利义务、验收标准、争议解决方式等关键内容。

采购负责人与供应商授权代表签订合同，合同文本需加盖双方公章及骑缝章，合同原件由采购部、财务部、需求部门分别存档。

采购部门根据合同约定下达《采购订单》，明确订单编号、物料/服务信息、数量、单价、交付时间、交付地点等，同步抄送仓库、需求部门。

责任部门：法务部门（合同审核）、采购部门（签订与下达订单）、财务部门（存档）。

输出成果：《采购合同》（正本）、《采购订单》。

（五）交付验收与入库

操作内容：

供应商按订单约定交付物料/服务，交付时提供《送货单》《产品合格证》《检测报告》等文件。

需求部门与仓库部门共同进行现场验收：

数量核对：清点实物数量与订单是否一致；

质量检验：根据合同约定的质量标准（如国标、行标、技术协议）进行检验，必要时送第三方检测机构出具报告；

资料核查：核对随货资料是否齐全、有效。

验收合格后，填写《物料/服务验收单》，需求部门、仓库部门、供应商签字确认；验收不合格的，填写《不合格品处理单》，及时与供应商沟通退换货或索赔事宜。

责任部门：仓库部门（数量验收）、需求部门（质量与功能验收）、采购部门（协调供应商）。

输出成果：《物料/服务验收单》《不合格品处理单》（如适用）。

（六）付款结算与财务对接

操作内容：

采购部门收集合同、验收单、发票等付款资料，提交财务部门审核。

财务部门核对发票信息（名称、税号、金额等）与合同、验收单是否一致，确认无误后按合同约定的付款周期（如预付款30%、到货款60%、质保金10%）办理付款。

涉及质保金的，在质保期（通常为3-12个月）结束后，由需求部门确认无质量问题，书面通知财务部门释放质保金。

责任部门：采购部门（资料提交）、财务部门（审核与付款）、需求部门（质保期确认）。

输出成果：《付款审批单》《发票》。

（七）供应商绩效评估与关系维护

操作内容：

每季度/年度，采购部门组织对合作供应商进行绩效评估，评估指标包括：

质量指标（合格率、投诉处理及时率）；

交付指标（准时交货率、订单满足率）；

服务指标（响应速度、