采购档案管理制度.docxVIP

采购档案管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司采购档案管理工作，确保采购活动的可追溯性、合规性与资料完整性，有效控制采购风险，保护公司合法权益，并为经营决策提供可靠依据，根据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

第二条定义

本制度所称采购档案，是指公司在各类物资、工程及服务采购活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）的所有采购活动所产生的档案管理工作。

第四条管理原则

采购档案管理遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理：公司档案管理部门负责统筹指导，各采购执行单位负责具体实施。

（二）完整准确、及时规范：确保采购档案的收集完整、内容准确、整理规范、归档及时。

（三）安全保密、易于利用：采取有效措施保障档案安全，防止失泄密，并建立便捷的检索利用机制。

（四）全过程管理：采购档案管理贯穿于采购需求提出、计划编制、寻源比价、招投标、合同签订、履约验收、付款结算直至项目结束的整个采购生命周期。

第二章管理机构与职责

第五条档案管理部门职责

公司档案管理部门是采购档案管理的归口管理部门，主要职责包括：

（一）制定和完善公司采购档案管理相关制度和标准。

（二）对公司各单位采购档案管理工作进行监督、指导和检查。

（三）组织采购档案管理业务培训。

（四）负责公司级重要采购档案的集中保管（如适用）。

第六条采购执行单位职责

各采购执行单位是本单位采购档案管理的直接责任单位，主要职责包括：

（一）指定专人（或兼职人员）负责本单位采购档案的收集、整理、装订、保管、借阅和移交等工作。

（二）确保采购档案的真实性、完整性、规范性和安全性。

（三）按照规定期限向公司档案管理部门移交应归档的采购档案（如适用）。

（四）协助档案管理部门开展采购档案的鉴定、销毁等工作。

第七条相关业务部门职责

财务、法务、审计等相关业务部门应配合采购执行单位，及时提供采购活动中产生的相关文件资料，并对其真实性、合规性负责。

第三章采购档案的构成与归档范围

第八条采购档案构成

采购档案一般由以下主要部分构成：

（一）采购立项与计划阶段文件；

（二）采购实施阶段文件（含寻源、询价、招标、谈判等）；

（三）采购合同及附件；

（四）履约与验收阶段文件；

（五）付款与结算阶段文件；

（六）其他与采购活动相关的重要文件。

第九条具体归档范围

具体归档范围包括但不限于：

（一）采购需求申请、可行性研究报告、立项审批文件；

（二）采购计划及审批文件；

（三）招标文件（含技术规格、评标标准）、招标公告、答疑文件、投标人名单；

（四）投标文件、报价单、竞争性谈判/询价记录；

（五）中标通知书、成交通知书；

（六）采购合同文本及附件（包括补充协议、变更协议等）；

（七）供应商资质证明文件（营业执照、相关许可证、授权委托书等）；

（八）履约过程中的沟通记录、变更签证、会议纪要；

（九）验收报告、检验检疫证明、数量质量确认单；

（十）发票、付款凭证、资金支付审批单；

（十一）采购工作总结、争议处理文件、索赔文件；

（十二）其他对采购事项具有证明意义的文件材料。

第四章采购档案的收集与整理

第十条档案收集

采购档案应在采购活动各环节及时收集，确保不遗漏关键文件。各环节负责人在工作完成后，应主动将相关文件材料移交本单位档案管理人员。

第十一条档案整理

档案管理人员应按照采购项目或采购批次对档案材料进行整理：

（一）分类：按采购项目或采购批次分类。

（二）排序：同一采购项目或批次的文件，应按照采购流程的时间顺序或文件的重要程度依次排列。

（三）编号：对每份文件材料进行规范编号，便于检索。

（四）编目：填写档案卷内目录，列明文件序号、名称、编号、日期、页数等信息。

（五）装订：采用规范的装订方式，做到整齐牢固，便于翻阅。电子档案应按照规定格式存储和备份。

第五章采购档案的保管与利用

第十二条档案保管

（一）档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

（二）纸质档案应存放在专用档案柜中；电子档案应存储在指定服务器或存储介质中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。

（三）建立档案管理台账，对档案的收进、移出、借阅、销毁等情况进行详细记录。

第十三条档案利用

（一）公司内部因工作需要查阅采购档案，须经本单位负责人批准，并办理借阅登记手续。查阅涉密档案，须经公司相关领导批准。

（二）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

（三）档案一般不得带出保管场所。确因工作需要借出的，须经有权人批准，限期归还。

（四）外单位查阅公司采购档案，须持单位介绍信及有效身份证明，经公司档案管理部门及相关