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未打卡情况说明模板怎么写？

在现代企业管理中，考勤打卡是规范工作秩序、保障工作时长的常见手段。然而，人非圣贤，孰能无过？偶尔因特殊情况导致忘记打卡或无法打卡的情况在所难免。此时，一份规范、清晰的未打卡情况说明就显得尤为重要。它不仅是员工向公司解释情况的正式文件，也是公司进行考勤管理、处理异常情况的依据。那么，一份专业的未打卡情况说明模板应该如何构建，才能既清晰表达意图，又符合职场规范呢？

一、未打卡情况说明的核心要素与写作原则

在着手撰写之前，我们首先要明确一份有效的未打卡情况说明应包含哪些核心要素，以及应遵循哪些基本原则。

核心要素：

1.基本信息：明确说明人的身份（姓名、部门、职位等）、未打卡的具体日期和时间。

2.未打卡原因：这是说明的核心，需简明扼要、真实准确地阐述导致未打卡的具体原因。

3.佐证材料（如有）：如果有相关证明人、聊天记录截图、突发情况的照片或其他凭证，可简要提及或作为附件。

4.工作状态说明（可选）：简要说明未打卡时段的实际工作状态，例如是否在岗，或是否已完成当日工作。

5.致歉与请求：表达对未打卡行为的歉意，并请求相关负责人予以核实和谅解。

写作原则：

1.态度诚恳：无论何种原因，未打卡本身属于考勤异常，应持诚恳的态度进行说明。

2.内容真实：原因必须真实，切忌编造。虚假的说明一旦被识破，后果往往比未打卡本身更严重。

3.理由充分：尽量提供合情合理的解释，避免含糊其辞或过于牵强的理由。

4.语言简洁：说明力求言简意赅，突出重点，避免冗长和无关的描述。

5.及时提交：发现未打卡后，应尽快提交情况说明，以便及时处理，避免延误。

二、未打卡情况说明模板示例

以下提供一个通用的未打卡情况说明模板，您可以根据公司的具体要求和自身实际情况进行调整和填充。

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未打卡情况说明

致：[直属领导姓名/人力资源部]

尊敬的[领导称谓/人力资源部负责人]：

本人[您的姓名]，系[您所在的部门]的[您的职位]。现就[XXXX年XX月XX日]（上/下）午[具体时段，如：XX:XX-XX:XX或上午/下午全天]未能正常打卡事宜，特向您做出如下说明：

一、未打卡具体情况：

*姓名：[您的姓名]

*部门：[您所在的部门]

*职位：[您的职位]

*未打卡日期：XXXX年XX月XX日

*未打卡时段：□上午□下午□（请注明具体时段，如：上午9:00-9:30签到）

二、未打卡原因：

[请在此处详细、真实地描述未打卡的具体原因。例如：

1.突发状况：如“当日早晨突发急性肠胃炎，需立即就医，未能及时打卡，就医凭证见附件。”

2.设备故障/系统问题：如“当日公司打卡机出现故障，无法正常识别/登录，已向行政部[XXX同事]反映。”或“因手机系统故障/网络问题，导致APP打卡失败。”

3.工作原因：如“因当日早晨需紧急外出参加[XXX会议/拜访XXX客户]，出发时间较早，未能在公司打卡，相关会议通知/出行记录可提供。”

4.个人疏忽：如“因个人一时疏忽，忘记在[上下班]时段打卡，并非无故缺勤。”（若为此原因，态度应更诚恳）

请根据实际情况选择并详细说明，力求具体，避免笼统。]

三、证明人/相关凭证（如有）：

*证明人：[证明人姓名]（[证明人部门/职位]，联系方式：[证明人联系方式，可选]）

*相关凭证：[简述凭证类型，如：会议纪要截图、就医记录、聊天记录等，可作为附件提交]

四、当日工作情况（可选，建议填写）：

尽管出现上述未打卡情况，本人在[XXXX年XX月XX日]（该日/未打卡时段前后）仍正常履行工作职责，主要完成工作包括：[简要列举1-2项主要工作内容]。

对于此次未打卡给考勤管理带来的不便，本人深感抱歉。恳请领导/人力资源部核实情况，并予以谅解为盼。

此致

敬礼！

说明人：[您的手写签名或打印姓名]

[您的工号，可选]

日期：XXXX年XX月XX日

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三、填写说明与注意事项

1.【】中的内容：模板中【】包含的内容为提示性文字或需要您根据实际情况替换的占位符，请在使用时务必删除【】并填写真实信息。

2.未打卡原因的撰写：这是整个说明的灵魂。如果是客观原因（如设备故障、突发疾病、紧急公务），应清晰陈述事实；如果是主观原因（如个人疏忽），则应坦诚承认，并表达今后会注意的态度。避免使用“忘了”、“忘了带卡”等过于简单且显得不负责任的表述，即使事实如此，也可适当补充，如“因当日事务繁忙，一时疏忽忘记打卡”。

3.证明人的重要性：如果未打卡原因涉及他人可以证明的情况（如参加外部会议、与同事共同处理突发工作等），务必写上证明人，这将大大增加说明的可信度。