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2026年工艺品制造公司采购合同履约跟踪管理制度

第一章总则

第一条为规范本公司采购合同履约跟踪管理工作，确保采购物资按合同约定及时、足额、保质交付，防范供应商违约导致的生产断供、成本增加、质量风险等问题，保障公司生产运营秩序稳定，结合工艺品制造行业采购特点（含特种材质定制采购、易碎品配送、易燃易爆化学品合规交付、贵金属溯源采购等场景），依据《中华人民共和国民法典》《政府采购法实施条例》《合同违法行为监督处理办法》等相关法律法规及公司采购管理制度，制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有采购合同的履约跟踪管理，覆盖原材料、辅料、设备、办公用品等各类采购合同，涉及特种材质、易燃易爆化学品、易碎工艺基材、贵金属原料等重点品类采购合同须执行专项跟踪标准，公司采购部、仓储部、生产部、财务部、法务部开展采购合同履约相关工作均须遵守本制度。

第三条采购合同履约跟踪遵循“全程跟踪、节点管控、提前预警、及时处置”的原则，确保从合同签订到物资验收、款项支付全流程可监控，关键履约节点无遗漏，潜在违约风险提前识别，违约事件快速处置，最大限度降低合同履约风险。

第四条公司成立采购合同履约跟踪管理小组，由分管采购工作的公司领导任组长，采购部负责人为副组长，仓储部、生产部、财务部、法务部负责人为成员，统筹审批履约跟踪方案、监督跟踪流程执行、审核违约处置结果、调整跟踪管理标准。采购部为采购合同履约跟踪工作的归口管理部门，具体负责合同履约跟踪、供应商沟通、异常情况上报、履约档案归档等日常工作。

第二章管控范围与核心原则

第五条履约跟踪管控范围：

（一）合同范围：公司与供应商签订的所有书面采购合同（含框架协议、补充协议），包括原材料采购合同、设备采购合同、化学品采购合同、贵金属采购合同等；

（二）环节范围：合同签订后的订单下达、生产备货、物流配送、到货验收、质量核验、发票开具、款项支付等全履约环节；

（三）人员范围：采购部合同跟踪专员、供应商对接人员、仓储部验收人员、生产部物料使用人员、财务部付款审核人员、法务部违约处理人员等所有参与履约跟踪的人员。

第六条核心管控原则细化：

（一）全流程覆盖原则：从合同生效之日起至款项结清、质保期满止，对合同履约全周期进行跟踪，不得遗漏备货、物流、验收等关键环节；

（二）差异化跟踪原则：按采购物资重要程度分级跟踪，核心生产用特种材质、贵金属等采购合同实行每日跟踪，普通辅料采购合同实行每周跟踪，非生产用办公用品采购合同实行每月跟踪；

（三）风险预警原则：建立履约风险预警阈值，供应商备货延迟超过24小时、物流信息停滞超过48小时、到货验收不合格率超过5%的，立即启动风险预警并上报；

（四）凭证留痕原则：履约跟踪过程中的沟通记录、物流单据、验收报告、质量检测结果等均须留存书面或电子凭证，确保履约情况可追溯、可核查。

第三章履约跟踪范围与内容

第七条履约跟踪核心内容：

（一）备货进度跟踪：采购部在订单下达后1个工作日内与供应商确认备货计划，按合同约定的备货周期，每日核实备货进度，重点跟踪特种材质、定制化工艺基材的生产备货情况，确认是否按计划完成；

（二）物流配送跟踪：供应商发货后，立即获取物流单号及配送计划，实时跟踪物流轨迹，易碎品、化学品须确认配送车辆是否符合运输规范，贵金属须确认运输安保措施是否到位，物流异常（如延迟、中转停滞）须立即与供应商及物流公司沟通；

（三）到货验收跟踪：仓储部在物资到货后2小时内完成数量验收，特种材质、化学品须同步完成质量初检，验收结果即时反馈至采购部，验收不合格的须注明问题类型及数量；

（四）款项支付跟踪：财务部根据合同约定的付款条件，核对验收报告、质量证明、合规发票等凭证，确认符合付款条件后按流程付款，付款后跟踪供应商是否确认到账，质保金须在质保期满且无质量问题后支付。

第八条重点品类专项跟踪要求：

（一）易燃易爆化学品采购合同：额外跟踪供应商是否具备合规运输资质、配送车辆是否有危险品运输标识、到货时是否附带安全技术说明书及检测报告；

（二）易碎工艺基材（陶瓷、玻璃）采购合同：额外跟踪供应商包装防护措施是否符合约定、物流配送是否采用减震运输方式、到货破损率是否控制在合同约定范围内；

（三）贵金属采购合同：额外跟踪供应商是否按约定提供材质溯源证明、重量检测报告，到货后是否按双人复核制度完成重量及纯度核验。

第四章跟踪流程管理

第九条日常跟踪流程：

（一）建立履约跟踪台账：采购部为每份采购合同建立专属履约跟踪台账，记录合同编号、物资名称、数量、履约节点、计划完成时间、实际完成时间、跟踪人、异常情况等信息；

（二）定期沟通核实：跟踪专员按差异化跟踪要求与供应商沟通，每日/每周/每月记录沟通结果，重大履约节点（如备货完成、发货、到货）须形成书面沟通记录并由双方确认；

（三）信息同