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2026年工艺品制造公司采购付款审核管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购付款审核管理工作，保障采购资金安全、付款流程合规、票据资料完整，防范采购付款风险，提升资金使用效率，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》《支付结算办法》等相关法律法规及公司财务管理规定，结合工艺品制造行业特点（原材料品类繁杂、定制化采购占比高、付款节点多、供应商类型多样），制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有采购类付款的申请、审核、审批、支付等全流程管理，涵盖原材料采购、辅料采购、设备采购、外协加工服务采购等付款场景，涉及采购部、财务部、仓储部、生产部、采购负责人及外部供应商的协同配合。

第三条采购付款审核遵循“先审核后付款、账证相符、分级审批、全程可追溯”的原则，坚持付款审核与采购业务真实性相结合、票据审核与合同约定相结合、资金安全与付款效率相结合，确保每笔采购付款有据可查、合规合法，无虚假付款、无超额付款、无违规付款。

第四条财务部为采购付款审核归口管理部门，负责付款资料审核、资金支付、付款台账登记、付款异常核查；采购部负责提报付款申请、提供采购业务佐证资料、核对供应商付款信息；仓储部负责提供采购物资入库验收证明；生产部负责确认定制化原材料、外协加工服务的验收结果；采购负责人按权限完成付款审批，监督付款流程执行。

第二章组织职责

第五条财务部职责：建立采购付款审核管理台账，完整记录付款申请单号、供应商名称、付款金额、付款类型、审核节点、付款时间、票据编号等信息；制定采购付款审核标准化流程，明确不同采购类型（原材料、设备、服务）的审核要点及资料要求；审核付款申请资料的完整性、真实性、合规性，核对采购合同、入库单、发票等资料的一致性；按公司资金计划安排付款，优先支付符合合同约定且审核无误的款项；跟踪付款到账情况，核实供应商收款反馈，处理付款异常（如退票、错付）；每月编制采购付款分析报告，反馈付款及时率、审核差错率、资金占用情况；将付款审核合规性纳入财务人员绩效考核，督促整改审核短板。

第六条采购部职责：提报付款申请时，确保申请金额、付款节点、付款方式与采购合同一致；收集并提交完整的付款佐证资料，包括采购合同复印件、入库验收单、合规发票、供应商收款信息确认单等；核对供应商开票信息，确保发票抬头、税号、金额等与实际采购业务匹配；配合财务部核查付款资料疑点，补充相关证明材料；跟踪付款进度，协调供应商解答收款相关疑问；对超期未付款项说明原因，提出延期付款申请并按流程审批；建立供应商付款信息档案，及时更新收款账户、联系人等信息，确保付款信息准确。

第七条仓储部职责：按采购合同及验收标准完成物资入库验收，出具真实有效的入库验收单，注明物资名称、规格、数量、验收状态、验收日期；入库验收单需经仓储管理员、部门负责人签字确认，作为付款审核的核心佐证资料；配合财务部、采购部核查入库物资的真实性，提供仓储台账及验收记录；对未入库、验收不合格的物资，及时反馈至采购部，暂停相关付款申请提报。

第八条生产部职责：确认定制化原材料、外协加工服务的使用验收结果，出具验收合格证明；对验收不合格的定制化采购品，反馈具体问题并提出整改或退货意见，作为暂停付款的依据；配合采购部、财务部核实定制采购业务的真实性，提供生产使用记录及质量检测报告。

第九条审批人职责：按授权权限对付款申请进行审批，审批前核查付款资料的完整性及审核意见；对不符合合同约定、资料不全的付款申请，驳回并说明理由；对大额付款（按公司资金管理规定界定）进行重点审核，核实资金计划及业务必要性；跟踪审批后付款执行情况，对异常付款及时叫停并核查原因。

第三章付款审核范围与标准

第十条付款审核范围及核心要点：1.原材料采购付款：审核采购合同约定的付款节点（预付款、到货款、尾款）是否达标；入库单数量、规格是否与合同及发票一致；发票税率、商品名称是否符合工艺品原材料采购品类要求；2.设备采购付款：审核设备验收报告是否完整，安装调试是否合格；发票品目是否与设备名称一致，是否符合固定资产入账要求；付款金额是否按合同约定的验收节点比例支付；3.外协加工服务付款：审核加工服务验收单是否经生产部确认；发票品目是否为加工服务费，税率是否合规；付款金额是否与加工量、加工单价核算结果一致；4.预付款付款：审核预付款比例是否符合合同约定（原则上不超过合同总额的30%）；是否提供供应商履约保证金或履约承诺函；预付款对应的采购业务是否已纳入公司资金计划。

第十一条审核否决情形：1.采购合同未签订或合同条款不明确的；2.未完成入库验收或验收不合格且未整改的；3.发票不合规（如虚开发票、发票信息错误、与业务无关）的；4.付款金额超出合同约定或入库数量核算金额的；5.供应商收款账户与合同备