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2026年烟草制品公司会议室智能预约调度管理制度

第一章总则

第一条为规范公司会议室智能预约调度管理工作，提高会议室使用效率和资源利用率，保障各类会议有序开展，结合公司智能预约系统应用实际及日常办公管理需求，制定本制度。

第二条本制度所称会议室智能预约调度，是指通过公司指定的智能预约系统，对公司各类会议室进行预约申请、审核、调度、使用、归还全流程的数字化管理行为；会议室涵盖公司不同规格的常规会议室、视频会议室、多功能会议室等各类会议场地。

第三条本制度适用于公司各部门及所有使用会议室的员工，外来单位借用会议室的，参照本制度执行。

第四条会议室智能预约调度遵循“公平公正、先约先用、合理高效、规范有序”的原则，做到预约有记录、使用有规范、调度有统筹、管理有监督，杜绝会议室闲置、抢占、滥用等问题。

第五条公司行政部门为会议室智能预约调度的归口管理部门，负责智能预约系统的日常维护、会议室资源统筹调度、使用规范监督；各部门指定专人协助本部门员工完成会议室预约操作，配合行政部门做好会议室使用管理工作。

第二章职责分工

第六条行政部门职责：

（一）维护智能预约系统基础信息，包括会议室名称、规格、配套设备、可预约时段等，确保系统信息与实际一致；

（二）制定会议室使用规范，明确不同类型会议室的使用场景、设备操作要求、卫生维护标准等；

（三）统筹会议室调度工作，对预约冲突、紧急会议等特殊情况进行协调处理；

（四）定期检查会议室及配套设备的运行状态，联系维保人员及时维修故障设备；

（五）监督会议室预约及使用情况，对违规预约、违规使用行为进行纠正；

（六）统计会议室使用数据，分析资源利用效率，提出优化调整建议；

（七）解答员工关于智能预约系统使用的咨询，组织系统操作培训。

第七条部门预约管理员职责：

（一）指导本部门员工规范使用智能预约系统，协助完成预约申请操作；

（二）核对本部门会议室预约信息，确保预约时段、使用人数与实际需求匹配；

（三）配合行政部门协调本部门会议室使用冲突问题，优先保障重要会议需求；

（四）提醒本部门员工按时使用、规范使用会议室，及时清理会议遗留物品。

第八条会议室使用人职责：

（一）严格按照智能预约系统流程提交预约申请，如实填写会议主题、参与人数、使用时段、所需设备等信息；

（二）预约成功后按时使用会议室，如需变更或取消预约，提前在系统中操作并告知行政部门；

（三）使用期间规范操作会议室设备，爱护公共设施，保持室内卫生整洁；

（四）会议结束后及时关闭设备电源、门窗，清理会议垃圾，恢复会议室原貌；

（五）发现会议室设备故障或损坏时，立即向行政部门报告。

第九条系统管理员职责：

（一）保障智能预约系统稳定运行，及时处理系统登录、预约提交等技术问题；

（二）定期备份预约数据，确保预约记录可追溯、不丢失；

（三）根据行政部门要求，优化系统功能，提升预约操作便捷性；

（四）维护系统用户权限，严禁无关人员篡改预约数据。

第三章预约调度规范

第十条预约时限要求：

（一）常规会议可提前3个工作日在系统提交预约申请，最长预约时段不超过1个工作日；

（二）大型会议、重要接待会议可提前7个工作日提交预约申请，行政部门优先保障此类会议的会议室需求；

（三）临时紧急会议（2小时内召开）可直接联系行政部门协调，行政部门在15分钟内完成调度安排。

第十一条预约申请流程：

（一）使用人登录智能预约系统，选择拟使用的会议室、使用日期及时段，填写会议主题、参与人数、所需设备等信息；

（二）提交申请后，系统自动核验该时段会议室是否空闲，空闲则进入审核环节，繁忙则提示重新选择时段；

（三）常规会议预约由部门预约管理员审核，审核通过后预约生效；重要会议预约需经行政部门审核确认。

第十二条预约变更与取消：

（一）预约成功后如需变更使用时段或会议室，需提前1个工作日在系统提交变更申请，经原审核人批准后生效；

（二）如需取消预约，常规会议需提前4小时在系统操作取消，重要会议需提前1个工作日取消；

（三）无正当理由未按时取消预约且未使用会议室的，系统自动记录该行为，纳入使用考核。

第十三条预约冲突处理：

（一）系统检测到同一时段多人预约同一会议室时，自动触发冲突提醒，推送至行政部门；

（二）行政部门按“重要会议优先、紧急会议优先、先申请优先”的原则协调，1小时内反馈调度结果；

（三）经协调仍无法解决的，行政部门统筹调配其他可用会议室，确保会议正常召开。

第四章使用管理要求

第十四条入场与离场管理：

（一）使用人需在预约时段开始前10分钟到场，通过系统扫码或刷卡开启会议室门禁；

（二）会议结束后，使用人需在预约时段结束前10分钟完成离场清理工作，确认设备、电源、门窗关闭后离场；

（三）超出预约时段未离场的，系统自动提醒，行政部门有权终止使用。