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2026年烟草制品公司公文标准化流转处理管理制度

第一章总则

第一条为规范公司公文标准化流转处理工作，提升公文处理效率和质量，确保公文流转合规、高效、闭环，依据《党政机关公文处理工作条例》《烟草行业公文管理相关规范》及公司内部管理规定，结合公司实际经营管理情况，制定本制度。

第二条本制度所称公文，是指公司在经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，包括决议、决定、命令、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等；公文标准化流转处理是指对公文的拟制、审核、签发、收发、分办、传阅、催办、办结、归档等全流程进行标准化管理的行为。

第三条本制度适用于公司各部门及所有涉及公文拟制、流转、处理的工作人员。

第四条公文流转处理遵循“规范统一、权责明确、及时高效、安全保密”的原则，做到格式标准化、流转流程化、处理时限化、归档规范化，杜绝公文积压、漏办、错办、泄密等问题。

第五条公司行政部门为公文标准化流转处理的归口管理部门，负责制定公文格式标准、监督流转流程、指导公文处理、统筹公文归档；各业务部门指定专人负责本部门公文的接收、拟办、转办、催办等工作。

第二章职责分工

第六条行政部门职责：

（一）制定公司公文格式标准，明确公文文种、版式、字体、字号、排版等规范要求；

（二）建立公文流转处理台账，记录公文收发文编号、标题、来文单位/拟制部门、流转状态、办结时限等信息；

（三）审核拟制公文的格式合规性，对不符合标准的公文退回修改；

（四）监督公文流转全流程，对超时限未办结的公文进行催办；

（五）组织公文处理培训，提升相关人员的公文拟制和流转处理能力；

（六）负责公司公文的归档管理，按档案管理规定分类保存，保存期限符合相关要求；

（七）制定公文保密管理细则，确保涉密公文流转处理安全。

第七条公文拟制部门职责：

（一）按照公文格式标准拟制公文，确保内容真实、表述准确、逻辑清晰、文种适用；

（二）拟制完成后，经本部门负责人审核签字，提交至行政部门进行格式审核；

（三）根据审核意见修改公文，配合完成公文签发前的各项准备工作；

（四）公文签发后，按要求印发、传递，并跟踪办理进度。

第八条部门公文管理员职责：

（一）接收行政部门分办的来文，及时呈送本部门负责人阅批；

（二）根据部门负责人批示，将公文转办至相关经办人，并记录转办信息；

（三）跟踪本部门承办公文的办理进度，提醒经办人按时办结；

（四）办结后，将公文及办理结果反馈至行政部门；

（五）妥善保管本部门流转过程中的公文，防止遗失、泄密。

第九条公文签发人职责：

（一）按照审批权限审核公文内容的合规性、合理性，对签发公文的内容负责；

（二）在规定时限内完成公文签发，对需修改的公文明确修改意见；

（三）监督签发后公文的执行落实情况。

第十条公文经办人职责：

（一）按要求在办结时限内完成公文承办工作，确保办理结果符合公文要求；

（二）办理过程中遇到问题及时向部门负责人汇报，无法按时办结的提前申请延期；

（三）办结后，填写办理结果说明，经部门负责人审核后反馈至部门公文管理员。

第三章公文格式标准

第十一条通用格式要求：

（一）公文用纸采用A4型，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；

（二）正文使用3号仿宋字体，行距为固定值28磅，标题使用2号小标宋字体，居中排布；

（三）公文需标注发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关等要素（根据文种适配）；

（四）发文字号由机关代字、年份、序号组成，年份用六角括号标注，序号不编虚位。

第十二条文种使用规范：

（一）通知：用于发布规章制度、部署工作、传达要求、任免人员等；

（二）报告：用于向上级汇报工作、反映情况、答复询问，不得夹带请示事项；

（三）请示：用于向上级请求指示、批准，一文一事，不得多头请示；

（四）批复：用于答复下级请示事项，内容明确、态度清晰；

（五）函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

第四章公文流转处理流程

第十三条收文处理流程：

（一）行政部门接收外来公文后，1个工作日内完成登记、编号、拟办，提出分办意见；

（二）将公文分办至相关部门，部门公文管理员收到后，1个工作日内呈送部门负责人阅批；

（三）部门负责人2个工作日内作出阅批意见，明确承办人、办理要求、办结时限；

（四）承办人按要求办理，一般公文办结时限不超过5个工作日，紧急公文办结时限不超过2个工作日；

（五）办结后，部门公文管理员1个工作日内将办理结果反馈至行政部门，行政部门完成收文办结登记。

第十四条发文处理流程：

（一）拟制部门按格式标准起草公文，经部门负责人审核后提交行政部门格式审核；

（二）行政部门1个工作日内