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[小区/大厦名称]物业设备技术档案管理规定

第一章总则

第一条目的

为规范[小区/大厦名称]（以下简称“本项目”）物业设备技术档案的管理工作，确保设备技术档案的完整性、准确性、系统性和可追溯性，为设备的运行维护、检修保养、更新改造及应急处置提供可靠的技术依据，保障设备安全稳定运行，提升物业管理服务质量，特制定本规定。

第二条依据

本规定依据《物业管理条例》《特种设备安全法》《档案法》等相关法律法规及本物业公司的管理制度，结合本项目设备实际情况制定。

第三条适用范围

本规定适用于本项目内所有物业设备技术档案的建立、收集、整理、归档、保管、借阅、更新、销毁等管理工作。涵盖的设备范围包括但不限于：给排水系统设备（水泵、水箱、管网等）、供电系统设备（变压器、配电柜、发电机、电缆等）、暖通空调系统设备（空调机组、锅炉、冷却塔、风机等）、电梯设备、消防系统设备（火灾自动报警系统、喷淋系统、消火栓系统等）、安防监控系统设备、智能化系统设备及其他属于物业管理范畴的各类设备设施。

第四条管理职责

1.工程部：作为设备技术档案管理的牵头部门，负责设备技术档案的统一收集、整理、审核、归档、更新、保管及日常管理工作；指定专人担任档案管理员，明确其岗位职责；组织对各岗位人员进行设备技术档案相关知识的培训。

2.各相关部门（如客服部、安保部、环境部等）：配合工程部做好设备技术档案的收集工作，及时提供本部门在设备使用、巡检、报修等过程中产生的相关资料；协助工程部对档案内容的准确性进行核实。

3.档案管理员：负责设备技术档案的日常保管、借阅登记、防潮防火防虫等防护工作；定期对档案进行清点、核查，确保档案完好无损；及时更新档案信息，保障档案的时效性。

4.设备操作及维护人员：负责在设备运行、维护、检修过程中详细记录相关数据和情况，及时将记录资料提交给档案管理员，确保档案内容的真实性和完整性。

第二章档案的建立与内容

第五条档案建立原则

设备技术档案实行“一机一档”的原则，即每一台（套）独立设备均应建立一套完整的技术档案。对于关联性强的设备系统（如给排水管网系统、供电线路系统等），除单台设备档案外，还应建立系统整体技术档案，以反映系统的整体情况。

第六条档案内容构成

设备技术档案内容应全面涵盖设备从采购、安装、调试、运行、维护、检修至报废的全生命周期相关资料，主要包括以下几类：

1.基础技术资料：包括设备采购合同、中标通知书、设备出厂合格证、产品说明书（含图纸、技术参数、安装规范等）、生产厂家资质证明、设备铭牌拓印件或清晰照片、设备开箱验收记录等。

2.安装调试资料：包括设备安装合同、安装施工方案、安装过程记录（含隐蔽工程记录）、调试方案、调试记录、安装调试验收报告（含各方签字确认文件）、特种设备安装监督检验报告（如电梯、锅炉等）等。

3.运行管理资料：包括设备运行日志（记录设备运行时间、运行参数、运行状态、异常情况等）、设备巡检记录、设备使用登记证（特种设备）、定期检验报告（特种设备）、设备能耗记录等。

4.维护检修资料：包括设备维护保养计划、维护保养记录（含维护内容、维护时间、维护人员等）、设备故障报修记录、故障诊断报告、检修方案、检修记录（含更换零部件清单、检修工艺等）、检修验收报告等。

5.更新改造资料：包括设备更新改造申请、审批文件、更新改造方案、施工记录、调试记录、改造验收报告、新设备相关技术资料等。

6.报废处置资料：包括设备报废申请、审批文件、报废评估报告、报废处置记录（含处置方式、处置单位、残值处理等）等。

7.其他相关资料：包括设备技术培训资料、设备相关法律法规及标准规范、设备事故处理报告等。

第三章档案的收集与归档

第七条档案收集时间

1.设备采购阶段：工程部应在设备采购合同签订后15个工作日内，收集采购合同、中标通知书、生产厂家资质证明等资料，并提交档案管理员。

2.设备安装调试阶段：设备安装调试完成后，工程部应在验收合格后30个工作日内，收集完整的安装调试资料、验收报告等，并提交档案管理员。

3.设备运行阶段：设备操作及维护人员应每日记录设备运行日志，每周将运行日志、巡检记录等提交档案管理员；特种设备定期检验报告应在检验完成后15个工作日内提交档案管理员。

4.设备维护检修阶段：设备维护检修完成后，维护检修人员应在3个工作日内将维护保养记录、检修记录、验收报告等提交档案管理员。

5.设备更新改造阶段：设备更新改造完成并验收合格后，工程部应在20个工作日内收集相关资料并提交档案管理员。

6.设备报废阶段：设备报废处置完成后，工程部应在10个工作日内收集报废相关资料并提交档案管理员。

第八条档案收集要求

1.收集的档案资料应为原件；确无法获取原件的，可收集复印件，但复印件需由提供部门