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某市政府办文件管理实施细则

一、总则

1.目的

为加强某市政府办文件管理工作，确保文件处理的规范化、制度化、科学化，提高工作效率和质量，更好地服务于政府各项工作，特制定本实施细则。

2.适用范围

本细则适用于某市政府办内部所有文件的处理、存储、保管和利用等管理活动。包括上级机关来文、下级机关请示报告、平行机关函件以及市政府办自身制发的各类文件。

3.管理原则

遵循统一领导、分级负责、分类管理、安全保密的原则。确保文件管理工作的有序进行，做到文件传递及时、准确，保管安全、完整，利用高效、便捷。

二、文件的收文管理

1.收文渠道

-上级机关通过机要通信、电子政务平台等渠道发送的文件。

-下级机关直接送达或通过邮政快递等方式报送的文件。

-平行机关或其他单位通过函件、传真等形式传递的文件。

2.收文登记

-办公室指定专人负责收文工作，对收到的文件进行逐件登记。登记内容包括来文机关、文号、标题、日期、密级、份数等。

-使用统一的收文登记簿或电子登记系统进行登记，确保登记信息准确、完整。

3.文件初审

-收文人员对收到的文件进行初步审核，检查文件的完整性、规范性以及是否符合受理范围。

-对于不符合要求的文件，及时与来文单位沟通联系，说明情况并要求补充或修正。

4.文件传阅

-根据文件的内容和性质，确定传阅范围。按照规定的传阅顺序，将文件呈送相关领导和部门阅知。

-建立文件传阅单，记录文件传阅的轨迹，包括传阅人姓名、传阅日期等信息。

-提醒传阅人及时阅文，避免文件积压，确保传阅效率。

三、文件的发文管理

1.发文拟制

-市政府办各科室根据工作需要起草文件。拟稿人应确保文件内容准确、观点明确、条理清晰、格式规范。

-涉及多个科室业务的文件，由主办科室牵头，会同相关科室共同起草，确保文件内容的协调性和一致性。

2.审核把关

-科室负责人对本科室起草的文件进行初审，重点审核文件的内容、政策依据、文字表述等方面。

-办公室对科室报送的文件进行复审，审核文件的格式、文种使用、发文范围等是否符合规定。

-重要文件需经市政府办领导终审，确保文件质量和政策的准确性。

3.文件签发

-根据文件的重要程度和涉及范围，按照规定的签发权限进行签发。一般文件由市政府办分管领导签发，重要文件需经市政府主要领导签发。

-签发人认真审阅文件内容，签署明确的意见和姓名、日期。

4.发文编号与排版印制

-经签发后的文件，由办公室统一编号。按照规定的发文格式进行排版，确保文件美观、规范。

-选择符合保密要求的印刷单位进行印制，保证文件的印刷质量和安全。

5.文件分发

-根据文件的主送、抄送单位，准确、及时地进行文件分发。采用机要通信、邮政快递、电子政务平台等多种方式进行传递。

-建立发文登记台账，记录文件的分发情况，包括分发日期、接收单位、份数等信息。

四、文件的保密管理

1.保密制度建设

-制定完善的文件保密制度，明确保密责任和要求。加强对文件管理人员的保密教育，提高保密意识。

-对涉及国家秘密、工作秘密的文件，严格按照保密法律法规进行管理。

2.密级文件管理

-对密级文件进行标识和单独存放，设置专门的保密文件柜或保密场所。

-严格控制密级文件的接触范围，接触密级文件的人员需经过授权，并签订保密承诺书。

-密级文件的传递、借阅、复制等操作必须严格履行审批手续，确保文件安全。

3.计算机信息系统保密

-加强市政府办计算机信息系统的保密管理，对存储文件的计算机进行安全防护，安装必要的杀毒软件和防火墙。

-严禁在非涉密计算机上处理涉密文件，对涉密计算机实行专人专用、专机专用。

-对通过电子政务平台传输的文件，采取加密等安全措施，防止文件信息泄露。

五、文件的归档管理

1.归档范围确定

-根据国家档案管理规定和市政府办工作实际，确定文件的归档范围。包括具有保存价值的收文、发文、内部文件等。

-对不同类型、不同年度的文件进行分类，明确归档的具体要求。

2.归档整理

-按照分类标准，对文件进行整理、编目。将文件按件或按卷进行装订，编制文件目录，包括文号、标题、日期、保管期限等信息。

-对电子文件进行整理，确保电子文件的格式规范、存储安全，并与纸质文件建立对应关系。

3.归档移交

-各科室在每年规定时间内，将整理好的文件向市政府办档案室移交。档案室对移交的文件进行验收，确保归档文件的质量。

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