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2026年医药制造公司智能会议室预约调度管理制度

第一章总则

第一条为规范本公司智能会议室的预约、调度及使用管理，提高会议室使用效率，保障各类会议有序开展，结合本公司医药制造业务运营实际，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司全体员工及因业务需要使用公司智能会议室的外部合作人员。本制度所指智能会议室，涵盖公司内部配备智能会议设备、可通过线上系统预约调度的所有会议室。

第三条智能会议室管理遵循“公平公正、预约优先、高效利用、规范有序”的原则，优先保障公司生产经营、研发创新、质量管理等核心业务相关会议使用需求。

第四条本制度的制定与执行，严格遵守《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，以及本公司内部各项管理规定。

第二章管理职责

第五条行政部是智能会议室预约调度的归口管理部门，主要职责包括：

负责智能会议室预约管理系统的日常维护、功能优化及故障处理，保障系统稳定运行；

制定并更新智能会议室使用规范，解答员工关于预约、使用的咨询；

监督各部门会议室使用情况，及时纠正违规使用行为；

定期统计会议室使用数据，分析使用效率，提出优化建议；

负责智能会议室硬件设备的日常巡检、维护及报修协调，确保设备正常使用。

第六条各部门负责人为本部门会议室预约使用的第一责任人，主要职责包括：

督促本部门员工严格遵守本制度，规范预约和使用会议室；

合理安排本部门会议需求，避免重复预约、无效占用会议室资源；

配合行政部开展会议室使用情况核查，及时处理本部门员工违规使用会议室的问题。

第七条会议室使用人是会议室现场使用的直接责任人，主要职责包括：

按预约信息准时使用会议室，不得擅自变更使用时间或扩大使用范围；

爱护会议室智能设备及各类设施，使用后及时清理现场，恢复会议室原貌；

发现会议室设备故障或设施损坏时，及时向行政部报备。

第三章预约规则

第八条预约渠道：全体员工需通过公司指定的“智能会议室预约管理系统”进行线上预约，暂不接受线下口头、纸质等非系统预约方式，特殊情况需经行政部负责人审批。

第九条预约时间范围：

可预约未来15个工作日内的会议室，每日预约开放时间为8:00-18:00；

单次预约使用时长原则上不超过4小时，确因业务需要延长的，需提前2小时通过系统提交延长申请，经行政部审批后方可生效；

每日18:00至次日8:00及法定节假日的会议室使用，需提前1个工作日向行政部提交书面申请，经审批后纳入系统预约管理。

第十条预约优先级：

一级优先级：公司级重大决策会议、药品研发评审会议、质量体系审核会议等核心业务会议；

二级优先级：各部门日常业务会议、跨部门协作会议、供应商/客户洽谈会议；

三级优先级：员工培训会议、团建会议等非核心业务会议；

当会议室预约冲突时，按照优先级排序调整，行政部需提前通知被调整方，并协助协调其他可用会议室。

第十一条预约信息填写：预约时需准确填写会议主题、使用部门、使用人、联系电话、参会人数、使用时间、所需设备（如投屏、视频会议、录音等）等信息，确保信息真实有效，便于行政部统筹管理。

第十二条预约取消：如需取消预约，需至少提前1小时在系统中操作取消；若未按时取消且未实际使用会议室，视为无效预约，累计3次无效预约的员工，行政部将暂停其15天的预约权限。

第四章调度管理

第十三条日常调度：行政部每日9:00前核查当日会议室预约情况，对预约信息不完整、设备需求不明确的，及时联系预约人补充完善；对同一时间段多人预约同一会议室的，按预约优先级进行调度，并做好沟通协调。

第十四条紧急调度：遇公司突发应急会议（如药品生产质量异常处置、安全事故应急处理等），行政部有权临时调整已预约的会议室，优先保障应急会议使用，需提前告知原预约人，并在系统中记录调度原因及调整结果。

第十五条资源优化调度：行政部每周统计各会议室使用频次、时长、空置率等数据，对使用率过低的会议室，可调整其使用功能或优化预约时段；对高频使用的会议室，可根据需求协调增加设备配置，提升使用效率。

第十六条外部人员使用调度：外部合作人员需使用会议室的，需由公司内部员工作为预约人，在系统中注明“外部人员使用”及参会外部人员人数、单位等信息，行政部需核实相关业务背景，确保符合公司保密管理规定。

第五章使用规范

第十七条入场使用：使用人需凭系统预约成功的信息（如预约码、系统通知）进入会议室，如需门禁权限，可提前向行政部申请临时权限，使用完毕后权限自动失效。

第十八条设备使用：

使用智能会议设备前，需确认设备处于正常状态，按照操作指引规范使用，严禁擅自拆卸、改装设备；

视频会议、录音等功能需符合公司信息保密规定，不得泄露公司药品研发数据、生产工艺、客户信息等涉密内容；

设备使用过程中出现故障，立即停止操作并联系行政部技术人