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文件保密管理制度

一、总则

在当今信息时代，文件信息作为组织运营与发展的核心资源，其安全性与保密性直接关系到组织的生存与竞争力。为规范文件管理流程，明确保密责任，防止因文件泄露、丢失、滥用或不当处理而给组织造成损失，特制定本制度。

本制度旨在确保组织各类敏感信息与核心数据的安全，维护组织合法权益，保障业务活动的有序进行。凡在本组织内从事与文件创制、流转、存储、使用、销毁等相关活动的所有人员，均须严格遵守本制度规定。

文件保密管理应遵循“预防为主、分级负责、全程监控、责任到人”的原则，确保每一份涉密文件都处于可控状态。

二、保密文件的确定与分级

组织内的文件根据其内容的敏感程度、重要性及一旦泄露可能造成的影响，划分为不同的保密级别。通常包括公开、内部、秘密、机密、绝密等级别（具体级别名称及划分标准可依据组织实际情况调整）。

保密文件的确定应由文件产生部门负责人根据文件内容，对照组织制定的保密范围与密级划分标准进行初步判定，并报相关保密管理部门或指定负责人审核确认。对于难以界定密级的文件，应提交更高层级的保密工作机构进行裁定。

保密标识是识别保密文件的重要依据。所有确定为保密级别的文件，在其制作时必须规范标注相应的密级标识、保密期限以及知悉范围。标识位置应醒目，易于识别。

三、保密文件的制作与流转

保密文件的制作应在符合安全条件的环境下进行，优先使用组织内部指定的、经过安全加固的设备。涉及核心机密的文件，应控制制作份数，并进行编号管理，确保每份文件都可追溯。

文件流转过程是保密管理的关键环节，必须严格履行登记、签收手续。传递秘密级以上文件，应通过专人递送、加密传输等安全方式进行，严禁通过普通邮寄、非加密网络等不安全渠道传递。文件在不同部门或人员之间交接时，双方应仔细核对文件信息，确认无误后签字确认。

四、保密文件的存储与使用

保密文件的存储场所应具备相应的安全防护措施，如带锁的文件柜、密码保险柜等。对于电子形式的保密文件，应存储在指定的加密服务器或安全存储介质中，并采取访问控制、密码保护等措施。

使用保密文件时，应在限定的知悉范围内进行。未经授权，任何人员不得擅自扩大知悉范围或向无关人员泄露文件内容。在查阅、复制、摘录保密文件内容时，必须获得相应权限并进行登记。原则上，保密文件不得带出办公区域，确因工作需要带出的，须经严格审批，并采取必要的安全防范措施。

五、电子文件的保密管理

随着信息化的深入，电子文件的保密管理愈发重要。存储电子保密文件的计算机应与互联网物理隔离或采取严格的逻辑隔离措施。严禁使用未经授权的个人计算机、移动存储设备处理、存储保密电子文件。

电子文件的传输应采用加密手段，确保信息在传输过程中的安全。定期对存储电子保密文件的系统和设备进行安全检查与病毒查杀，防止数据被非法访问、篡改或破坏。个人移动存储介质在接入组织内部涉密计算机前，必须进行病毒检测和格式化处理。

六、保密教育与人员管理

组织应定期对全体员工进行保密知识培训与教育，增强员工的保密意识和责任感，使其了解保密制度的具体要求及泄露秘密可能带来的严重后果。新员工入职时，必须接受保密教育，并签订保密承诺书。

对于接触、知悉、管理保密文件的重点岗位人员，应进行更严格的背景审查和定期的保密考核。人员离岗离职时，必须办理保密文件资料的清退手续，并签订离职后的保密协议，明确其在离岗后仍需承担的保密义务。

七、责任追究

任何组织或个人都有保守组织秘密的义务。对于严格遵守本制度，在保密工作中做出突出贡献的，应给予表彰或奖励。

凡违反本制度规定，造成保密文件泄露、丢失、损坏或被不当使用的，一经查实，将视情节轻重及所造成的影响，对相关责任人进行严肃处理，包括但不限于批评教育、经济处罚、岗位调整，直至追究法律责任。

八、附则

本制度由组织保密管理部门（或指定部门）负责解释和修订。各部门可根据本制度，结合自身实际情况制定相应的实施细则，但不得与本制度的基本原则和要求相抵触。

本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

通过建立并严格执行此文件保密管理制度，期望能为组织构建一道坚实的信息安全防线，确保组织在日趋激烈的市场竞争中稳健发展。每一位成员都应将保密意识内化于心，外化于行，共同守护组织的信息安全。