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大型集团公司档案管理制度

为规范集团公司档案管理工作，有效保护和利用档案资源，维护企业合法权益与历史真实面貌，促进管理科学化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合集团实际情况，制定本制度。本制度适用于集团总部及所属全资子公司、控股子公司、分支机构（以下统称“各单位”）的档案管理活动，涵盖文书、科技、财务、人事、声像、实物等各类纸质与电子档案的全生命周期管理。

集团档案管理遵循“统一领导、分级管理、集中保存、全程控制”原则。集团设立档案管理委员会，由分管副总经理任主任，成员包括办公室、战略发展部、财务部、人力资源部、法务部、信息技术部及各业务板块负责人，负责统筹档案管理战略规划、制度修订、重大事项决策及跨部门协调。集团办公室下设档案管理中心（以下简称“档案中心”），作为档案管理的职能部门，具体承担档案接收、整理、保管、利用、鉴定、销毁及信息化建设等工作，对各单位档案管理进行监督指导。各单位须明确一名负责人分管档案工作，设立兼职档案员岗位（可由综合管理部门人员兼任），负责本单位文件材料的日常收集、整理、归档及与档案中心的对接工作。

档案归档范围涵盖反映集团经营管理、生产研发、党群活动等全过程的具有保存价值的各种载体文件材料，具体包括：

1.文书档案：集团及各单位形成的决议、决定、规章制度、请示、批复、报告、会议记录（纪要）、合同协议、审计报告、法律文书、往来函件等；

2.科技档案：科研项目立项、研发记录、实验数据、设计图纸、专利申请及授权文件、技术标准、工艺规程、设备维护档案等；

3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、财务分析报告、审计报告、税务资料、银行对账单、经济合同涉及财务条款的附件等；

4.人事档案：员工招聘材料（简历、面试记录、背景调查）、入职登记表、劳动合同、岗位变动记录、培训记录、绩效考核表、薪酬福利资料、离职手续、职称评审、荣誉奖励等；

5.声像档案：重要会议、活动、考察、项目验收的照片（含电子版）、录音、录像资料及文字说明；

6.实物档案：上级或外部单位赠送的具有保存价值的纪念品、奖杯、证书、牌匾等；

7.电子档案：业务系统生成的电子合同、审批流程记录、财务系统数据、OA系统文件、邮件（涉及重要事务的）等；

8.其他具有保存价值的文件材料。

归档要求如下：归档文件材料须为原件（特殊情况经档案中心批准可存复印件并标注原件去向），内容完整、签署完备、字迹清晰；电子文件须与纸质文件同步归档（重要文件实行双套制），格式符合档案管理系统要求（如PDF、OFD等长期保存格式），元数据完整（包括文件标题、形成时间、责任者、密级、关联业务等）；归档时间为文件材料形成年度次年6月30日前（项目档案在项目验收后3个月内归档，设备档案在设备安装调试完成后1个月内归档，会计档案在会计年度终了后由财务部门保管1年，期满后移交档案中心）；归档流程为各单位兼职档案员按年度或项目整理文件，填写《归档文件目录》，经本单位负责人审核后，向档案中心移交；档案中心对移交文件进行质量检查，符合要求的办理交接手续并录入档案管理系统，不符合要求的退回补充完善。

档案保管实行集中统一管理，集团设立专用档案库房，配备防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘等设施，环境温度控制在14-24℃，相对湿度45-60%；各单位不设永久档案库房，仅可暂存未移交的当年文件材料，保存期限不超过2年。档案分类采用“全宗号-类别号-保管期限-件号”四级编码体系，全宗号由集团统一分配，类别号按文书、科技、财务等一级分类设置，保管期限分为永久、30年、10年（具体按《企业文件材料归档范围和保管期限规定》执行）。库房管理建立《档案入库登记册》《档案保管检查记录》，每月对库房环境、档案实体进行巡查，每季度进行全面检查，发现虫蛀、霉变、破损等问题及时采取修复措施；电子档案存储采用“双套备份+异地容灾”模式，本地存储于磁盘阵列，异地备份至集团灾备中心，每两年对存储介质进行检测，确保数据可读取性。

档案利用坚持“合理利用、严格审批、保障安全”原则。集团内部人员查阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批（查阅永久或密级档案需分管领导审批），到档案中心办理登记手续；查阅电子档案通过档案管理系统申请，经审批后在线调阅，系统自动记录查阅时间、用户、操作内容。外部单位或个人查阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经集团办公室审核、分管领导批准后方可查阅，涉及商业秘密或敏感信息的不予提供。档案复制（含纸质复印、电子拷贝）须经档案中心确认内容不涉及保密信息，复制件加盖“档案复制专用章”并标注用途；声像档案、实物档案一般不提供原件复制，特殊情况经档案管理委员会批准后可提供高清扫描件或仿制品。利用过程中