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档案数字化加工项目实施方案【范本模板】

一、项目背景与目标

传统档案管理模式依赖纸质载体存储，存在易损、检索效率低、利用范围受限等问题。随着信息化技术发展，档案数字化已成为提升管理效能、保障档案安全、促进资源共享的核心手段。本项目以某单位（以下简称“委托方”）存量档案为对象，通过标准化、规范化的数字化加工流程，完成档案实体到数字资源的转化，形成可长期保存、高效检索、安全利用的电子档案资源库，为委托方档案管理现代化提供基础支撑。

具体目标：

1.完成委托方全宗范围内共计XX卷（件）档案的数字化加工，涵盖文书、科技、照片、声像等多类型档案；

2.扫描图像分辨率不低于300dpi（特殊档案如蓝图、照片类提升至600dpi），色彩模式根据档案类型选择黑白二值、灰度或24位真彩色，图像清晰无失真，完整覆盖档案内容；

3.元数据著录字段完整率100%，准确率≥99.9%，数据挂接匹配率100%；

4.建立双备份存储体系，电子档案与元数据同步备份至本地磁盘阵列及异地云存储，备份数据完整性校验通过率100%；

5.项目周期控制在180个自然日内，各阶段任务按时完成率≥98%。

二、组织架构与职责分工

为确保项目高效推进，设立四级管理架构，明确各角色职责与协作机制：

（一）项目领导小组

由委托方档案管理部门负责人、承建方（以下简称“我方”）项目经理组成，负责统筹决策。职责包括：审批项目实施方案、协调跨部门资源、审定重大质量问题处理方案、验收项目成果。

（二）项目执行组

由我方项目主管牵头，下设档案整理组、扫描加工组、图像处理组、数据挂接组，具体执行各环节操作。

-档案整理组（3人）：负责档案实体清点、拆卷（非永久保存档案）、修裱（破损档案）、编页（缺失页号档案）、目录核对，确保档案顺序与著录信息一致；

-扫描加工组（5人）：操作高速扫描仪完成档案扫描，实时检查扫描图像质量，记录扫描异常（如页面褶皱、字迹模糊）；

-图像处理组（4人）：对扫描图像进行纠偏、去污、裁剪、拼接等处理，确保图像格式统一（JPEG2000或TIFF）、尺寸规范；

-数据挂接组（2人）：将处理后的图像文件与元数据著录信息关联，完成电子档案条目与图像的一一对应。

（三）质量监督组

由委托方档案管理员、我方质量工程师（2人）组成，独立于执行组开展质量管控。职责包括：制定各环节质量标准、实施过程抽检（日抽检率≥10%）、出具质量报告、监督整改闭环。

（四）技术保障组

由我方IT工程师（2人）组成，负责设备维护、软件调试、数据安全保障。职责包括：定期检测扫描设备参数（如分辨率、色彩校正）、维护档案管理系统运行、处理数据存储异常、制定应急预案。

三、实施流程与操作规范

（一）前期准备阶段（第1-30天）

1.档案交接与清点：委托方提供《档案移交清册》，双方共同核对档案全宗号、目录号、案卷号、页数等信息，确认无误后签署《档案交接单》，建立《档案出入库登记台账》，明确档案实体管理责任。

2.著录模板定制：根据《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2020）及委托方业务需求，定制元数据著录字段（含全宗号、目录号、案卷号、文件编号、责任者、题名、日期、页数等20项），确保字段覆盖档案核心信息。

3.设备调试与培训：

-设备方面：调试高速扫描仪（如柯达i1220，A3幅面，扫描速度100页/分钟）、平板扫描仪（用于脆弱档案）、图像处理工作站（配置8核CPU、16G内存、4K显示器）、存储服务器（容量≥100TB，支持RAID5冗余）；

-人员方面：组织操作培训，重点讲解档案保护规范（如轻取轻放、避免折叠）、扫描参数设置（如文书档案300dpi灰度模式，照片档案600dpi真彩色模式）、图像处理标准（纠偏误差≤2°，去污不覆盖原始字迹）。

（二）扫描加工阶段（第31-120天）

1.档案预处理：

-对装订档案，拆除金属装订物（使用专用起钉器），对易损档案采用无酸纸托裱；

-对多页档案，逐页检查页码连续性，缺失页号的手工补编（用铅笔标注于右下角）；

-对特殊载体（如蓝图），采用平板扫描仪逐页扫描，避免压损。

2.扫描操作：

-单页档案：将页面平整放置于扫描平台，确保边缘与扫描框对齐，扫描后即时查看预览图，确认无歪斜、漏页；

-成册档案：使用非接触式扫描仪（如Bookeye5），避免翻页导致的纸张破损，扫描角度调整至90°正视页面；

-扫描参数记录：每批次扫描前校准设备，记录扫描时间、设备编号、分辨率、色彩模式等信息，生成《扫描过程记录表