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团队会议组织与记录管理工具操作手册

一、工具适用：这些场景下它最实用

无论是周例会、项目推进会，还是跨部门协调会、临时碰头会，只要涉及多人协作、信息同步与任务落地，这款工具都能帮你高效解决以下问题：

会前混乱：参会人员不确定时间、议程不清晰、材料难统一；

会中低效：讨论跑偏、重点遗漏、时间失控；

会后遗忘：决议模糊、任务无人认领、跟进无依据。

尤其适合10人以上团队、高频会议场景，以及需要留存会议记录用于复盘或追溯的项目型团队。

二、操作全流程：从会前到会后的每一步

（一）会前准备：让会议“有备而来”

1.创建会议：基础信息一步到位

入口：登录工具后，首页“新建会议”按钮；

填写信息：

必填项：会议名称（如“Q3产品迭代推进会”）、会议时间（开始/结束时间，支持跨时区设置）、会议地点（线上会议填写会议/平台，线下填写会议室名称）；

选填项：会议类型（例会/项目会/临时会）、预计时长（工具会自动倒计时提醒）、会议说明（如“需提前阅读产品PRD文档”）；

保存：“确定”后，会议唯一ID（可用于后续查找）。

2.设置议程：让讨论“不跑偏”

添加议程项：在会议详情页“编辑议程”，按顺序添加议程主题（如“需求优先级排序”“技术方案评审”）；

细化内容：每个议程项可补充：

讨论目标（如“明确Q3核心功能清单”）；

负责人（如“*明（产品经理）”）；

预计时长（工具会自动汇总总时长，避免超时）；

附件支持（相关文档、数据表格，参会人可直接查看）；

确认议程：保存后，工具会自动将议程随会议邀请发送给参会人。

3.邀请参会人：保证“一个不落”

添加人员：“邀请参会人”，可从通讯录批量选择（支持部门筛选），或手动输入姓名/工号；

设置角色：区分“主持人”（可编辑议程、控制会议流程）、“记录人”（实时编辑纪要）、“普通参会人”（仅参与讨论）；

发送通知：工具支持站内信、邮件、企业/钉钉多渠道提醒，通知内容包含会议时间、议程、需提前准备的材料，并要求参会人“是否参加”反馈（未反馈人员会自动标记为“待确认”，方便主持人二次提醒）。

（二）会中执行：让会议“高效聚焦”

1.会议签到：快速统计到场情况

线上会议：参会人会议后，自动进入签到页面，显示姓名、部门、签到时间；主持人可实时查看“已签到/未签到”名单，未签到人员会收到系统提醒；

线下会议：工具支持扫码签到（提前签到码，张贴在会议室入口），或主持人手动标记到场状态。

2.实时记录：关键信息“不错过”

记录入口：主持人或指定记录人可在会议界面“开始记录”，实时编辑会议纪要；

记录要点：

讨论内容：按议程项记录，重点标注分歧点、共识（如“一致同意：优先开发用户登录功能”）；

决议事项：明确结论（如“决议：采用A方案，成本控制在5万内”）；

待办任务：必须包含“任务描述、负责人、截止日期”（如“任务：完成登录页面UI设计，负责人：*芳，截止：2023-10-15”）；

辅助功能：支持插入图片（白板拍照）、录音（需提前告知参会人）、标记“重点”（工具自动标红，方便后续查阅）。

3.流程控制：让会议“不拖沓”

时间提醒：每个议程项倒计时结束时，工具会自动弹出提醒（主持人可设置“震动/声音”提醒）；

发言管理：主持人可“举手”按钮，按顺序安排发言，避免多人同时讨论导致混乱；

临时议题：若有突发议题，“添加临时议程”，工具会自动调整后续议程时长（提醒主持人是否压缩其他环节）。

（三）会后跟进：让成果“落地生根”

1.整理纪要：5分钟规范文档

自动汇总：会议结束后，工具自动整合签到记录、实时纪要、附件，标准会议纪要；

人工优化：记录人可补充遗漏信息、调整表述逻辑，保证“决议清晰、任务明确”；

格式规范：纪要自动包含“会议基本信息、议程回顾、讨论要点、决议事项、待办任务、下次会议安排”六大模块，符合企业文档归档要求。

2.分发纪要：保证“人人知晓”

发送范围：默认发送给所有参会人，支持添加“抄送人”（如部门领导、项目相关方）；

发送方式：工具支持一键发送（站内信/邮件），纪要内容为（无需附件），参会人可直接在手机/电脑端查阅；

确认查阅：纪要发送后，工具显示“已读/未读”列表，未读人员会收到二次提醒（避免信息遗漏）。

3.任务跟踪：让“责任”到人

任务提取：纪要中的待办任务自动同步至“任务管理”模块，任务清单（包含任务ID、描述、负责人、截止日期、创建时间）；

进度更新：负责人每日更新任务状态（“进行中/已完成/延期”），逾期未完成的任务，工具自动提醒负责人及上级；

闭环确认：任务完成后，负责人需成果附件（如设计稿、文档），记录人确认无误后，标记任务“已完成”，形成“分配-执行-反馈-归档”闭环。

三、必备模板：直接套用的标准化表格

表1：会议议程表（示例）

序号

议程项

讨论目标

负责人

预计时长