职场礼仪与行为规范手册.docVIP

通用职场礼仪与行为规范手册

前言

本手册旨在帮助职场人士建立规范、专业的行为准则，营造和谐高效的工作环境。内容涵盖日常办公、会议沟通、商务接待、信息往来等核心场景，为各行业职场人士提供实用指引，助力个人职业形象塑造与团队协作提升。

一、日常办公礼仪

适用情境

办公室日常办公、工位管理、同事协作、办公设备使用等常规工作场景。

操作指引

1.工位环境维护

步骤1：每日到岗后，整理工位物品，文件、文具按类别归置，保持桌面整洁无杂物。

步骤2：离开工位超过30分钟时，将座椅归位，关闭电脑显示器及台灯，节约能源。

步骤3：下班前清理工位垃圾，重要文件锁入抽屉，避免信息泄露。

2.同事相处规范

步骤1：主动问候同事，早晨到岗时微笑道“早上好”，使用“请”“谢谢”“麻烦您”等礼貌用语。

步骤2：协作时尊重他人工作节奏，不随意打断发言，意见分歧时以“我们可以这样尝试”等建设性表达沟通。

步骤3：同事专注工作时，避免大声交谈或频繁打扰，非紧急事务可留言或约定时间沟通。

3.办公设备使用

步骤1：使用打印机、复印机前检查设备状态，故障时及时联系行政人员，不擅自拆卸维修。

步骤2：公共会议室使用后，关闭投影仪、空调，整理桌椅，恢复原状。

步骤3：办公电话铃响三声内接听，通话时保持语气平和，重要事项做好记录，通话后礼貌道别。

工具模板

办公室5S自查表

检查项目

标准描述

完成情况（√/×）

整理（Seiri）

桌面无无关物品，文件分类归档

整顿（Seiton）

文具、设备摆放有序，标识清晰

清扫（Seiso）

工位无灰尘、垃圾，设备表面清洁

清洁（Seiketsu）

保持工位及公共区域常态化整洁

素养（Shitsuke）

遵守规范，主动维护环境

关键提醒

避免在工位食用气味浓烈的食物，保持办公区域空气清新。

不随意翻动同事桌面文件或物品，如需借用需提前征得同意。

接听私人电话时避开工位，避免影响他人工作。

二、会议沟通规范

适用情境

部门会议、项目研讨会、跨部门协作会、客户对接会等各类正式及非正式会议场景。

操作指引

1.会前准备

步骤1：明确会议主题、议程及时间，提前10分钟进入会议室，调试设备（投影仪、麦克风等）。

步骤2：携带会议所需资料（如笔记本、议程表、相关文件），手机调至静音或震动模式。

步骤3：需发言人员提前梳理观点，准备PPT或演示材料，保证内容简洁明了。

2.会中礼仪

步骤1：主持人宣布会议开始后，全员保持专注，不随意交头接耳或处理与会议无关的事务。

步骤2：发言时先举手示意，或等待主持人点名后起身陈述，发言简练，避免冗长。

步骤3：认真倾听他人发言，不随意打断，有不同意见时以“补充一点看法”等礼貌方式表达。

3.会后跟进

步骤1：会议结束后，整理会议纪要，明确决议事项及责任人、完成时限，24小时内发送给参会人员。

步骤2：未完成的待办事项纳入个人工作计划，定期跟踪进度，保证落实。

步骤3：及时向相关人员反馈会议成果，如需跨部门协作，主动对接沟通。

工具模板

会议纪要模板

会议主题

时间地点

年月日时分，会议室

主持人

参会人员

缺席人员及原因

会议议程

1.

2.

3.

发言要点

□*经理：项目进度汇报（已完成60%，下周计划测试）

□*主管：需协调资源（设计部支持）

决议事项

1.设计部于X月X日前提供方案初稿

2.项目组每周五下午同步进度

待办事项

□责任人：*，完成时限：X月X日

□责任人：*，完成时限：X月X日

下次会议安排

时间：X月X日X时，主题：项目阶段性评审

关键提醒

避免在会议中频繁看手机或中途离场，特殊情况需向主持人说明。

敏感信息（如未公开数据）不在会议中随意扩散，会议纪要标注“内部文件”。

虚拟会议（线上）时，提前测试网络及软件，开启摄像头时注意背景整洁。

三、商务接待礼仪

适用情境

客户到访、合作伙伴接待、外部单位考察、行业交流等对外商务往来场景。

操作指引

1.接待准备

步骤1：提前确认到访人员信息（姓名、职务、人数、行程安排），准备接待资料（公司简介、产品手册、议程表）。

步骤2：布置接待区域（会议室、会客室），保证环境整洁、温度适宜，茶水、纸巾等物品准备齐全。

步骤3：如需接送，提前安排车辆，司机提前10分钟到达指定地点，举牌等候。

2.迎接与接待

步骤1：客人到达时，主动上前迎接（微笑、握手，握手时力度适中，时长3秒左右），介绍接待人员及职务。

步骤2：引导客人时，走在客人左前方，指引方向时手掌向上，说“这边请”；乘坐电梯时，让客人先进入，控制楼层按钮后站立一侧。

步骤3：入座后，主动询问客人需求（茶水、咖啡），奉茶时双手递送，茶杯把手朝向客人。

3.送别礼仪

步骤1：根据客人行程，提前安排车辆或协助办理离店手续，送至公司门口或电梯口。

步骤2：握手