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公司岗位回避及不相容岗位分离制度

为规范公司内部管理，防范因岗位设置不当或人员关联关系引发的利益冲突、操作风险及合规隐患，保障公司资产安全、财务数据真实及业务流程公正，结合《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等法律法规，以及公司实际经营需求，制定本制度。本制度适用于公司全体在职员工（含试用期员工、劳务派遣人员及兼职人员），涵盖总部及各分支机构、全资/控股子公司的所有岗位。

一、岗位回避制度

（一）回避关系界定

岗位回避以“亲属关联”“利益关联”为核心判断标准，具体包括：

1.亲属关系：直系血亲（父母、子女、祖父母、外祖父母、孙子女、外孙子女）、三代以内旁系血亲（兄弟姐妹、叔伯姑舅姨、堂兄弟姐妹、表兄弟姐妹）、近姻亲（配偶、配偶的父母、配偶的兄弟姐妹及其配偶、子女的配偶及子女配偶的父母）。

2.利益关联关系：

（1）存在直接或间接股权投资关系（持股比例≥5%）；

（2）存在业务合作、资金借贷、商业担保等可能影响履职独立性的经济往来；

（3）存在密切私人关系（如恋爱、同居、养父母/养子女等拟制亲属关系），经公司认定可能干扰公正履职的情形。

（二）回避岗位范围

员工与上述关联关系人不得在以下岗位组合中任职：

1.直接隶属关系：一方为另一方的直接上级（含部门负责人、分管领导）或直接下级（含直接汇报对象）；

2.监督与被监督关系：一方负责对另一方的工作进行考核、审计、合规检查或权限审批；

3.业务协作敏感岗位：

（1）财务领域：一方负责账务处理，另一方负责资金支付或财务审计；

（2）采购领域：一方负责供应商开发，另一方负责采购合同签订或付款审批；

（3）销售领域：一方负责客户签约，另一方负责应收账款核销或客户授信审批；

（4）人事领域：一方负责人事招聘，另一方负责录用决策或薪酬核算；

（5）其他经公司认定存在利益输送风险的协作岗位。

（三）回避实施流程

1.主动申报：员工入职时需填写《岗位关联关系申报表》，如实申报亲属及利益关联关系；在职期间若关联关系发生变动（如结婚、离婚、新增投资等），需在3个工作日内主动向人力资源部报备。

2.系统核查：人力资源部通过员工档案、背景调查、财务系统（如股权登记）等多维度核实申报信息；对关键岗位（如财务、审计、采购负责人）需联合合规部进行专项核查，必要时可要求员工提供第三方证明（如婚姻登记、股权证明）。

3.回避方案制定：经核查确认存在应回避关系的，由人力资源部牵头，联合用人部门、合规部制定回避方案，优先采取以下措施：

（1）调整岗位：将其中一方调至无关联的平行岗位，调整需确保不降低员工职级及合理薪酬；

（2）调整职责：若岗位调整不可行（如编制限制），则明确划分双方职责边界，禁止关联方参与对方的业务决策、审批或数据接触；

（3）轮岗回避：对基层操作岗员工，可采取定期轮岗（原则上不超过2年），避免长期固定协作；

（4）特殊情形处理：对高管或核心技术岗位员工，若短期内无法调整岗位，需由董事会审批并制定过渡期方案（最长不超过6个月），过渡期内需增加独立第三方监督（如外部审计）。

4.方案执行与备案：回避方案经公司分管领导审批后，由人力资源部在5个工作日内完成岗位调整或职责变更通知，同步更新员工档案及权限系统（如OA审批权限、财务系统操作权限）；相关记录需留存至员工离职后3年备查。

二、不相容岗位分离制度

（一）基本定义与原则

不相容岗位分离指同一员工不得同时兼任两个或以上存在“职责冲突”的岗位，避免因权力集中导致的错误掩盖、舞弊风险或流程失控。分离原则包括：

1.授权与执行分离：业务审批权与具体执行权分属不同岗位；

2.执行与记录分离：业务操作与账务记录由不同人员完成；

3.记录与核查分离：账务记录与数据核对、审计监督由独立岗位负责；

4.资产保管与账务记录分离：实物资产（如库存商品、固定资产）的保管与对应的会计核算岗位分离。

（二）分业务模块分离要求

1.财务管理模块：

（1）出纳与会计：出纳负责现金收付、银行结算及日记账登记，不得兼任会计（负责总账、明细账编制及财务报表）、稽核或档案保管；

（2）记账与审核：制单会计完成凭证录入后，需由独立的审核会计（职级不低于制单会计）对凭证合法性、金额准确性进行复核，审核通过后方可过账；

（3）资金审批与支付：资金支付申请由业务部门提交，审批权归属财务负责人或分管领导，出纳仅负责按审批结果执行支付，不得参与审批流程；

（4）税务申报与税务审核：税务会计负责纳税申报，需