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口腔门诊公司行政管理档案管理制度

为规范口腔门诊公司行政管理档案全生命周期管理，保障档案完整性、安全性与可追溯性，满足医疗行业监管要求及企业经营需求，结合《中华人民共和国档案法》《医疗机构病历管理规定》《企业文件材料归档范围和保管期限规定》等法律法规，制定本制度。本制度适用于公司总部及下属各口腔门诊部（以下简称“各机构”）形成的各类行政档案管理，涵盖档案分类、归档、保管、借阅、鉴定销毁、信息化管理及责任监督等全流程环节。

一、档案分类标准与范围界定

档案分类以“业务相关性、管理便利性、法律合规性”为原则，结合口腔门诊业务特点，划分为行政类、人事类、医疗类、财务类、设备类五大核心类别，具体范围如下：

（一）行政类档案

1.证照资质类：包括但不限于营业执照（正/副本）、医疗机构执业许可证、放射诊疗许可证、医疗器械经营许可证、卫生许可证、社保定点机构资格证等法定资质文件；法人身份证、法定代表人身份证明、各机构负责人任命文件；商标注册证、专利证书等知识产权证明文件。

2.合同协议类：房屋/设备租赁合同、医疗设备采购合同、药品/耗材供应合同、广告服务合同、IT系统维护合同、法律顾问服务合同、保险合同等经营性合同；与第三方机构签订的合作协议（如学术交流、患者转诊协议）、保密协议、廉洁协议等。

3.行政事务类：股东会/董事会决议、总经理办公会会议纪要、部门例会记录；公司制度文件（含修订版）、通知公告、请示批复；公章使用登记薄、介绍信存根；消防检查记录、安全演练记录、突发事件处理报告（如医疗纠纷、设备故障）等。

4.外部来文类：卫生健康行政部门、市场监管部门、医保部门等下发的监管文件、整改通知书、处罚决定书；行业协会发布的规范指南、学术会议资料；合作单位往来函件（含电子版扫描件）。

（二）人事类档案

1.员工基础档案：入职登记表（含亲属关系声明）、身份证/学历/资格证书复印件、离职证明（原件）、劳动合同（含补充协议）、保密协议、竞业限制协议；试用期考核表、转正审批表、调岗/晋升/降职文件、离职申请表、离职交接清单（含钥匙/工牌/设备归还记录）。

2.培训与考核档案：员工参加内部/外部培训的签到表、培训课件、考核成绩单；医师定期考核记录、护士延续注册培训证明、口腔技工技能认证证书；年度绩效考核表、奖惩决定书（含表彰文件、违纪处理通知）。

3.社保与薪酬档案：社保/公积金缴纳明细表、增减员申报记录；工资发放表（含电子档）、奖金/提成核算表、个人所得税申报资料；商业保险投保单、理赔记录（如员工意外险）。

（三）医疗类档案

1.患者诊疗档案：门诊病历（含初诊/复诊记录）、口腔检查记录（含口内/口外/放射影像）、诊断报告（如CBCT、X光片）、治疗方案知情同意书（含种植、正畸、拔牙等特殊项目）、收费凭证（复印件）；儿童患者需额外留存监护人签字的授权书，病历自患者满18周岁起延长保存5年。

2.医疗质量档案：病例讨论记录（疑难/死亡病例）、医疗差错/事故分析报告、处方点评记录、院感监测报告（如牙椅消毒、器械灭菌检测）、医疗废物处理台账（含交接单）；抗生素使用备案表、麻醉药品/精神药品使用登记薄。

3.技术与学术档案：新技术/新项目开展审批文件（如隐形矫正技术、数字化种植导板应用）、伦理审查报告；学术论文发表证明、参与编写的行业标准/指南、受邀参加学术会议的讲稿/证书。

（四）财务类档案

1.会计凭证类：原始凭证（发票、收据、银行回单）、记账凭证（含电子记账凭证）、汇总凭证；特殊业务凭证（如固定资产报废申请单、坏账核销审批表）。

2.会计账簿类：总账、明细账（含应收账款/应付账款/库存物资明细）、日记账（现金/银行存款）、固定资产卡片；预算执行表、成本分析表（如单颗种植牙成本构成）。

3.财务报告类：月度/季度/年度财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表）、税务申报表（增值税、企业所得税、个人所得税）、审计报告（含内部审计/外部审计）、财务分析报告（如各科室营收占比、耗材成本控制情况）。

4.其他财务档案：银行对账单及余额调节表、财务印鉴使用登记薄、财务软件数据备份（含物理硬盘与云端备份）。

（五）设备类档案

1.采购与验收档案：医疗设备（如综合治疗台、CBCT机）采购招标文件、中标通知书、技术参数确认单、验收报告（含第三方检测机构出具的合格证明）；设备说明书（原件）、保修卡、安装调试记录。

2.维护与维修档案：设备日常维护记录表（如清洁、校准）、定期保养合同（含服务商资质证明）、维修工单（含故障描述、更换配件清单、费用明细）；计量器具检定证书（如压力蒸汽灭菌器）、辐射安全监测报告（针对放射类设备）。

3.资产登记档案：固定资产台账（含设备编号、购入时间、原值、