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采购管理制度与工作流程

第一章总则

1.1目的

通过制度化、流程化、数据化手段，降低采购综合成本，保障供应安全，防范廉洁风险，提升公司核心竞争力。

1.2适用范围

适用于公司总部、分支机构、控股子公司及以公司名义对外签署采购合同的所有主体，涵盖原材料、设备、MRO、物流、服务、工程、软件、知识产权等全部有偿取得行为。

1.3基本原则

（1）阳光透明：需求、寻源、评审、合同、验收、付款全流程留痕，关键节点自动推送至风控大屏。

（2）充分竞争：除垄断或专利唯一情形外，均须引入三家以上有效供应商。

（3）性价比最优：技术、质量、交付、服务、成本、ESG六维加权量化评分，得分最高者中标。

（4）生命周期总成本：采购决策以TCO最低为目标，而非一次性低价。

（5）风险前置：把质量、合规、汇率、物流、地缘政治等风险纳入采购方案一并评审。

（6）数字化驱动：所有流程在SRM系统完成，禁止线下绕路；紧急采购须线上补录原因并审计部备案。

1.4职责边界

需求部门：提出技术规范、预算、交期，参与评审与验收。

采购部：组织寻源、招标、谈判、合同、订单、跟单、对账、供应商绩效。

财务部：预算控制、付款审核、发票校验、资金计划。

质量部：制定检验标准、参与首件鉴定、不合格品裁决。

法务部：合同模板、条款审查、争议处理。

审计部：飞行检查、专项审计、廉洁约谈。

供应链中心：战略品类规划、供应市场分析、物料族分类、VAVE推进。

信息化部：系统运维、数据治理、接口开发、电子签章。

第二章采购分类与编码

2.1分类逻辑

采用“物资树+支出维度”双轴法：纵向按技术属性分为9大类87中类412小类；横向按支出金额与风险分为战略、杠杆、瓶颈、常规四类。

2.2编码规则

10位数字：1-2位大类，3-4位中类，5-6位小类，7-8位品牌，9-10位流水，支持二维码一键追溯。

2.3品类策略

战略类：签三年框架+价格公式+产能锁定+联合研发；

杠杆类：年度招标+两阶评标+反向拍卖；

瓶颈类：双源备份+安全库存+技术降维替代方案；

常规类：电商超市+员工自助下单+月度集中结算。

第三章采购方式与适用条件

3.1公开招标

单项合同估算价≥200万元或国家重点监管目录内物资，须在国家公共服务平台发布公告，公示期≥20天。

3.2邀请招标

技术复杂或有特殊资质要求，经供应链中心与法务部共同认定，可邀请≥5家供应商，仍须形成充分竞争。

3.3竞争性谈判

出现不可预见的紧急需求、技术升级导致原招标结果不适用，经分管副总裁审批，谈判组不少于5人，其中2人来自审计、纪检。

3.4询价采购

金额50万元且技术简单，通过SRM自动向合格库内≥3家供应商发送询价单，系统72小时内自动比价，最低价法中标。

3.5直接采购

唯一专利、原厂维保、政府指定、追加订单无差异补充，须填写《唯一性论证报告》，经首席合规官与审计部双签，金额≥30万元还需董事会专项决议。

3.6电子商城

对低值易耗品启用内部商城，员工自助下单，预算科目自动校验，统一月结，供应商按销量缴纳1%平台服务费。

第四章采购计划与预算

4.1需求预测

销售预测→主生产计划→物料需求计划，系统每周滚动一次，预测准确率纳入需求部门KPI，偏差15%触发复盘。

4.2预算编制

每年9月启动“零基预算”，以项目为单位，逐项论证，采购部提供历史价格、通胀系数、汇率对冲方案，财务部汇总平衡。

4.3预算调整

年中因市场剧变需追加预算，须走OA“预算调剂单”，金额100万元或影响利润3%的，报董事长办公会审批。

4.4无预算不采购

系统硬性拦截，特殊项目可启用“预算池”，但须30日内补齐手续，逾期财务拒绝付款。

第五章供应商全生命周期管理

5.1准入

（1）资质预审：营业执照、行业许可、环评、CSR报告、近三年财报、信用中国查询截图。

（2）现场审核：质量、交付、成本、研发、ESG五维度打分，≥80分方可入库。

（3）系统建档：自动分配18位统一编码，关联银行账户、税号、联系人指纹信息。

5.2分级

季度动态评分：质量30%、交期25%、成本20%、服务15%、合规10%。

A级≥90分，优先中标，付款周期30天；B级75-89分，正常参与；C级60-74分，限期整改，暂停