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高校档案信息化建设研究

随着全球信息技术飞速发展，当前，我们正处于信息化全面渗透、跨界融合、加速创新并引领发展的新阶段。高校档案作为记录学校历史发展、教学科研活动、行政管理决策的重要载体，其价值已经不仅仅是传统的“凭证保存”，因此在面对高校人力资源管理工作日益增长的需求时，应向“知识服务”转变。档案信息化不只是技术革新的要求，更是提升高校治理能力、优化资源配置的关键环节。本文以江苏Y高校为例，聚焦高校档案信息化建设的现状和问题，提出相应的对策和建议，为高校档案信息化建设提供理论支持和实践参考。

一、高校档案信息化建设的意义

（一）提高档案管理效率

传统的纸质档案易受到虫蛀、霉变等物理损害，管理方式完全依赖人工进行收集、整理、存储和检索，流程烦琐且容易出错，且耗费大量的时间和人力，经常性的翻阅还可能人为造成损坏。信息化技术可以采用电子扫描简化流程，实现档案接收、存储、检索的全程智能化，大大提高了档案管理的效率。在查阅信息时，利用检索软件可以快速了解到所需档案的位置，几秒内便可完成传统模式下需耗费数小时的查找工作。随着高校扩招和办学规模扩大，教学、科研档案类别庞杂且数量快速增长。信息化通过电子化存储和智能分类技术，可以有效地管理海量数据，避免纸质档案堆积导致的物理空间不足和整理滞后带来的时效性不强等问题。以Y高校为例，在教职工新入职起薪时，需要查阅档案材料，核准个人基本信息，以此为基准来确定工资标准；到龄拟退休人员也需要查阅人事档案，核准学习工作经历、职称职务、奖惩情况。这些工作目前完全依靠人工翻阅，大量的查阅工作花费数周甚至数月的时间才能完成，还容易出现错误，如果实现档案信息化，就可以极大地节省时间和人力成本，减少出错率。

（二）提升档案服务质量

档案信息化为师生档案查询提供了便利，简化了查档手续，师生不再需要到档案管理部门现场查找档案，只需通过指定平台，即可查询和获取所需档案信息。这大大提高了档案的利用率，满足了师生对档案信息的即时需求。信息化还可以提供多样化的档案服务形式，如在线咨询、档案数字化副本定制等，从而满足不同用户的需求，进而提升了档案服务质量和水平。比如，教职工在办理退休手续时，因人事档案记载工作时间与实际有出入，需要另外查找证明材料，在档案信息化之前需要提交烦琐的查档申请，在众多的陈年材料中逐一翻找，耗时长，效率低；学生在办理毕业手续时，需要提供成绩单等学籍档案材料，若档案没有信息化，可能需要多次往返档案管理部门，耗费大量时间和精力。信息化之后，可以直接在线上提交查阅申请，短时间内便可获取所需材料。

（三）促进档案资源共享

高校内部存在多个部门和学院，各自拥有大量的档案材料。信息化建设打破了档案管理部门的限制，使各部门之间的档案资源实现共享。信息化系统可与高校教务、科研、财务等管理系统对接，打破信息孤岛。例如，教学档案与科研档案的联动分析，可为学科建设提供决策支持，当科研部门需要查阅教学部门的相关档案资料时，通过档案信息化平台可以快速获取，避免了重复收集和整理档案的工作，不仅促进了高校内部各部门之间的信息交流和合作，还提高了学校整体的管理效率。同时，档案信息化后，可以开放部分档案资源，有利于高校与外部机构的档案资源共享，便于快速提供相关档案信息，为学校的发展创造更多的机会和条件。

（四）推动高校信息化发展

档案信息化是高校信息化建设的重要组成部分，它为高校其他信息化系统的建设提供了数据支持和技术保障。档案中包含了大量的师生信息、教学科研信息等，这些信息是高校信息化管理的基础数据。通过档案信息化建设，可以将这些数据进行整合和规范，为学校的教学管理系统、科研管理系统、人事管理系统等提供准确、完整的数据支持，推动高校信息化的全面发展。档案信息化建设也促进了高校信息技术的应用和创新，带动了高校整体信息化水平的提升，为高校的现代化建设奠定了坚实的基础。

二、高校人员档案信息化建设存在的问题

（一）档案信息化建设标准不一致

高校内部学院部门众多，职能不同导致工作方式各异，各自的归档材料标准存在差异，部分部门可能会根据以往的工作经验来记录和存储档案信息，导致数据分散、重复且难以统一，增加了数据整合的难度，影响档案信息化的整体推进。此外，标准不一还易造成信息孤岛，阻碍跨部门数据共享，降低档案资源的利用效率。在需要对全校教职工档案进行综合分析或协同办公时，无法快速、准确地获取到所需的全部档案信息，影响了工作效率和决策的准确性。比如，学籍管理系统、人事管理系统和科研管理系统等各自遵循不同的标准，实现这些系统之间的档案数据共享面临很大困难，需要进行大量的标准化工作。为了满足各自的建设标准，高校在档案信息化建设过程中可能会重复投入资源，建设多个相互独立的档案数据库等。这不仅造成了资金的浪费，还增加了系统维护和管理的难度。同时，由于标准不