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高职院校开展档案信息化建设的探索与反思

随着国家大数据、人工智能、区块链等新技术的出现，档案工作逐步从传统模式向信息化、现代化转型。整理归档的材料种类从单一的纸质文件扩展到电子文件、各类新媒体电子资料，提供的利用服务模式也从机械式的查阅复印扩展到资源整合的多元化方向。提升档案管理智能化水平，推动档案服务能力向现代化需求方向发展，需要高职院校在档案工作与学校融合发展中不断地进行探索和实践。

一、信息化背景下高职院校档案工作困境

2014年6月，国务院印发《关于加快发展现代职业教育的决定》，新形势下的职业教育迎来了前所未有的发展机遇。与此同时，高职院校在基础设施、师资队伍、人才培养、科研实训等方面呈现出井喷式发展，对外交流合作及荣誉表彰也日渐增多。档案类型从以文书档案、教学档案为主，延伸到基建档案、实物档案、新媒体档案等；档案的利用方式从现场查档，延伸到电话、邮箱乃至微信小程序查档。同时，档案工作面临着困境，一是档案工作人员的信息化工作能力不强，对前沿的信息技术了解掌握不够，在日常生活中只是按部就班地开展资料的收集、整理、分类、归档工作，没有充分借助互联网、计算机等信息化技术，未能实现档案从纯粹的记录与保存转变为信息资源的整合与共享；二是没有创新档案管理和服务思维，没有将时代前沿的高新技术落实到检索修复、编研利用、存储备份、安全监控等方面，导致一些珍贵资料“养在深闺人未识”，成了不见天日的故纸堆；三是对培养工匠型应用型人才不够重视，同时档案工作本身具有滞后性，导致许多学校在信息化建设甚至是基本的收集、整理、保护、利用及监督方面都不太重视，更难以保证充裕的资金支持，使档案工作现代化发展举步维艰。

大数据时代的到来，致使高职院校档案管理人员对信息化新形势下档案工作的目标定位、价值意义进行重塑与思考。

二、信息化背景下高职院校档案工作思路的转变

在信息化背景下，高职院校在档案管理和利用服务中借助现代化手段来提高管理效率和实体安全性，确保档案查阅的准确和快速。随着科技的发展，以手工为主的传统方式难以满足日益增长的各类材料归档、查阅利用的需要，运用信息化手段对各类载体材料进行归档和管理成为必然选择。高职院校逐步将存量档案数字化、新增档案电子化，实现档案信息数字化存储、快速检索和共享，优化档案管理效率。这就需要“重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务”。

（一）重塑档案从业人员的思维和技能

高职院校的档案类别是按照《高等学校档案管理办法》进行划分的，其收集范围比其他的机关档案更加丰富多样。对档案从业人员的专业素质和技能也提出了更高、更新的要求。一是要紧跟社会信息化发展趋势，学习《电子档案移交与接收办法》《档案数字化外包安全管理规范》《实物档案数字化规范》等相关制度规范，将计算机信息化技能引入档案的收集整理、检索利用及修复中；二是拓展档案职业技能，了解大数据、云计算、人工智能等现代信息技术，在档案工作中应用关联性检索、可视化展示、图文智能定位等，提升文档著录、内容识别转录、电子文件归档整理等技能，加强信息安全意识，时刻绷紧档案实体和信息安全这根弦。

（二）重塑信息化背景下高职院校档案工作的定位

高职院校档案类别丰富，要打破常规的日常管理，对文化资源进行挖掘与整合，主动寻找管理和利用服务的创新途径。高职院校应将原有的机械化、标准化、滞后化向智能化、个性化、超前化转换；围绕民族地区高职院校的教育特点，加大特色档案挖掘力度，有规划、分重点、按阶段地把高职院校结合民族特色构建校园文化形成的特色档案，如苗绣工艺、银饰雕刻、服饰蜡染等的文字材料、实物音像、荣誉表彰征集进馆；开展特色档案库建设，利用现代化、信息化技术和手段，使民族地区高职院校所独具的历史文化同育人文化相交融，充分发挥其人文魅力。

（三）重塑档案管理和服务价值

通过收集整理、分析整合大量的文字数据，为学校在教学科研、招生就业、基础建设等行政决策方面，提供具有前瞻性、准确性、真实性的知识参考；通过对教学、科研、会计等专业档案应归尽归，切实解决师生在核实入党时间、工作调动、核算工龄、缴纳养老保险等方面的民生难题;通过收集归档各类声像、实物档案，为学校在举办重大活动时展示历史沿革、发展变迁提供具有丰富性、直观性、鲜活性的史料档案。

三、信息化建设具体实践

“对非电子档案，如纸质档案、录音档案等，也要通过各种识别转换技术把它们的信息全部转化为可处理的数据，并全部进行数据挖掘和主动推送。”[2]运用新时代的信息技术，对各类档案进行信息化建设，使不同载体的档案在高职院校的“存史资政育人”活动中发挥最大价值。高职院校档案部门要转变管理观念，摒弃传统的重藏轻用理念，注重档案价值挖掘的针对性和实用性，从依赖用户的需求逐步转向档案管