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办公用品采购制度管理制度及流程

为规范企业办公用品管理，优化资源配置，控制行政成本，保障日常办公需求，结合企业实际运营情况，制定本制度。本制度适用于企业总部及各分支机构全体员工，涵盖日常办公所需的消耗性物品、低值耐用品及部分办公设备辅助用品的采购、验收、领用、库存等全流程管理。

一、管理职责划分

企业行政部门为办公用品管理的主责部门，负责统筹采购计划制定、供应商管理、库存监管及领用登记等工作；财务部门负责采购预算审核、费用报销及成本核算；各业务部门及分支机构需指定专人（以下简称部门联络人）负责本部门需求提报、领用对接及使用监督。

行政部门设专职采购员1-2名（根据企业规模调整），具体执行采购实施、验收登记及供应商对接；设仓库管理员1名（可由行政人员兼任），负责库存物品保管、出入库记录及定期盘点。部门联络人需熟悉本部门人员构成及办公需求，确保提报信息准确，避免超量申请。

二、办公用品分类管理

为提升管理效率，将办公用品按使用属性、价值及消耗频率划分为三类：

1.日常消耗品：指单位价值低（单件≤50元）、使用周期短、需频繁补充的物品，包括中性笔（芯）、回形针、便签纸、打印纸、胶水、档案袋等；

2.低值耐用品：指单位价值中等（50元＜单件≤500元）、可重复使用3个月以上的物品，包括计算器、U盘、文件夹（盒）、剪刀、装订机等；

3.特殊办公品：指因岗位特性需专项配置的物品，包括工程绘图专用笔、财务凭证装订耗材、设计用色卡等，需经部门负责人审批后单独采购。

分类管理的核心目的是差异化制定采购策略：日常消耗品实行定期集中采购+安全库存预警机制；低值耐用品实行以旧换新+使用登记制度；特殊办公品实行需求审批+专项采购模式，避免资源浪费。

三、需求提报与计划编制

（一）常规需求提报

各部门需在每月25日前，通过企业OA系统填写《办公用品需求申请表》，经部门联络人汇总、部门负责人审批后提交至行政部门。申请表需列明物品名称、规格型号、需求数量、用途说明（特殊办公品必填）。行政部门于每月28日前完成需求汇总，结合库存数据编制下月《办公用品采购计划》。

（二）紧急需求提报

因临时会议、项目突发等原因产生的紧急需求（指提报时间距使用时间≤3个工作日），需填写《紧急采购申请表》，经部门负责人签字确认后直接提交行政部门负责人审批。紧急采购单次金额原则上不超过2000元，超过需经分管领导审批。

（三）计划审核与调整

《办公用品采购计划》需经行政部门负责人初审、财务部门预算审核、分管领导终审后执行。审核重点包括：需求合理性（如打印纸需求量是否与部门人数、历史用量匹配）、库存可调剂性（如库存同类物品能否满足部分需求）、预算合规性（是否超出年度行政费用预算）。若遇市场价格波动或供应商供货异常，行政部门可提出计划调整申请，经原审批流程确认后执行。

四、供应商管理与采购实施

（一）供应商准入

行政部门需建立《办公用品供应商名录》，原则上每种品类保持2-3家备选供应商。新供应商准入需满足以下条件：

-具备合法经营资质（营业执照、税务登记证等）；

-提供至少3家同类企业的合作案例及评价；

-承诺质量保证期（消耗品≥1个月，耐用品≥6个月）；

-报价不高于市场均价的90%（以第三方平台或近期采购记录为参考）。

准入流程：供应商提交资料→行政部门初审→样品测试（随机抽取3-5种常用物品）→财务部门成本评估→分管领导审批→录入供应商名录。

（二）采购方式选择

1.框架协议采购：针对年度需求量稳定的日常消耗品（如A4打印纸、中性笔），与优质供应商签订年度框架协议，约定采购量、单价、交货周期（一般≤5个工作日）及退换货条款。框架协议需每年重新评估，根据供应商履约情况（准时交货率、质量合格率、售后服务响应速度）调整合作额度。

2.比价采购：单次采购金额在2000-10000元的物品（如文件夹、计算器），需从供应商名录中选取3家以上报价，填写《比价采购审批表》，经行政部门负责人确认后选择综合成本最低（价格+运费+服务）的供应商。

3.紧急采购：单次金额≤2000元的紧急需求，可从现有供应商中选择能48小时内供货的合作方，事后3个工作日内补全审批手续；若现有供应商无法满足，经行政部门负责人批准后可临时选择其他合规供应商，需留存采购凭证（发票、送货单）备查。

（三）合同与支付管理

单次采购金额≥5000元的，需签订书面采购合同，明确物品明细、质量标准、交货时间、验收方式及违约责任。合同经法务部门审核、分管领导签字后生效。付款流程：供应商交货并经验收合格→行政部门填写《付款申请单》→财务部门核对发票、验收单→按合同约定支付（原则上货到付款，长期合作供应商可协商30天账期）。

五、验收与入库管理

（一）到货验