办公用品采购制度及流程.docxVIP

办公用品采购制度及流程

为规范公司办公用品管理，合理控制办公成本，保障日常办公需求，结合公司实际经营情况，制定本制度。本制度适用于公司总部及各分支机构全体员工，涵盖与办公直接相关的消耗性物品、低值耐用品及小型办公设备的采购、验收、领用、库存等全流程管理。

一、管理职责划分

公司办公用品管理实行“统一计划、分级负责、归口管理”原则，由行政部、财务部、使用部门共同承担管理责任。

行政部作为主责部门，负责统筹制定年度办公用品预算，审核各部门月度需求计划，执行集中采购及零星采购审批，组织验收与入库，建立库存台账，监督领用规范，定期盘点库存并提交分析报告。设专职采购管理员1名，负责具体采购执行；库存管理员1名，负责入库登记、领用发放及仓储管理。

财务部负责审核办公用品年度预算及月度采购计划的资金可行性，监督采购资金使用合规性，对采购合同、验收单据、报销凭证进行财务审核，参与库存盘点并核对账目一致性。

使用部门负责本部门办公用品需求提报，确保需求真实性与合理性；指定1名兼职管理员，负责本部门月度需求汇总、领用申请提交及领用品保管；监督本部门员工按规定使用办公用品，杜绝浪费。

二、办公用品分类与配置标准

为精准管理，将办公用品分为三类，每类明确配置标准及使用规范：

1.消耗类办公用品：指使用周期短、需重复采购的日常消耗品，包括书写工具（中性笔、铅笔、橡皮等）、纸张类（复印纸、便签纸、信封等）、办公耗材（墨盒、硒鼓、回形针等）。

-配置标准：以“人均月度消耗量”为控制基准，具体为：中性笔0.5支/人/月（笔芯1支/人/月）、复印纸A4规格2包/部门/月（部门人数≤5人）或5包/部门/月（部门人数＞5人）、便签纸1本/人/季度、回形针/长尾夹等小物件按0.5元/人/月标准控制。

-使用规范：禁止跨月预领，不得因个人偏好指定品牌（如无特殊办公需求，优先采购国产品牌基础款），纸张类物品需双面使用，未用完的便签纸不得随意丢弃。

2.低值耐用品：指单价50元以下、使用周期6个月以上的物品，包括计算器、文件盒、文件夹、剪刀、打孔器等。

-配置标准：按“按需领用、以旧换新”原则管理。新员工入职可领用基础套装（文件夹2个、文件盒1个、剪刀1把、计算器1个）；老员工因损耗需更换时，须交回旧物（无明显人为损坏）方可领取新物；文件盒、文件夹等可长期使用物品，部门年度新增量不得超过部门人数的20%。

-使用规范：需在物品上标注使用人姓名，离职时须归还至部门兼职管理员，由行政部统一回收再分配。

3.小型办公设备：指单价50元以上、2000元以下，使用周期1年以上的设备，包括碎纸机、电话机、小型打印机、投影仪等。

-配置标准：按“部门职能必要性”审批。行政部根据部门人数、业务量核定设备数量（如10人以下部门限配1台碎纸机，20人以下部门限配1台小型打印机）；设备损坏需维修时，优先选择官方售后，维修费用超过设备原值30%时，申请报废并重新采购。

-使用规范：设备由部门指定专人保管，建立《设备使用登记卡》，记录使用人、维修记录、报废时间等信息；未经批准不得将设备带离办公区域。

三、需求提报与审批流程

办公用品需求分为“月度常规需求”与“临时紧急需求”，分别执行不同提报流程：

1.月度常规需求

-提报时间：每月20日前，各部门兼职管理员通过公司OA系统提交下月《办公用品需求申请表》。

-提报内容：需注明物品名称、规格型号、数量、用途（如“部门日常打印”“会议资料装订”），消耗类物品需标注“人均月度标准内”或“超标准说明”（超标准需附具体原因，如“本月新增项目需额外打印资料”）。

-审核流程：部门负责人初审（核对需求合理性及标准符合性）→行政部复核（汇总全公司需求，核减重复或超量申请，调整至预算范围内）→分管行政副总终审（审批月度采购总金额，原则上不超过年度预算的1/12）。

2.临时紧急需求

-适用情形：因突发会议、项目临时增加、设备意外损坏等导致的紧急采购（需求提报与使用间隔≤3个工作日）。

-提报流程：使用人填写《临时采购申请单》→部门负责人签字确认（注明“紧急原因”）→行政部采购管理员核查库存（确认无可用库存后）→行政部负责人审批（单次采购金额≤1000元）或分管行政副总审批（单次采购金额＞1000元）。

-限制要求：临时采购月度累计金额不得超过月度常规采购金额的20%，否则需调整下月常规需求计划。

四、采购实施与供应商管理

行政部根据审核通过的需求计划，区分“集中采购”与“零星采购”执行采购：

1.集中采购

-适用范围：月度常规需求中，单次采购金额≥2000元或年度预计采购金额≥1万元的物品（如复印纸、墨盒等