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建筑工程合同归档与管理规范

一、总则

建筑工程合同作为工程项目实施过程中各方权利义务的核心载体，其规范化归档与管理是保障工程顺利推进、维护企业合法权益、规避法律风险的关键环节。为进一步提升建筑工程合同管理水平，确保合同信息的完整性、准确性与可追溯性，特制定本规范。本规范旨在为相关单位及从业人员提供一套系统、实用的合同管理指引，适用于各类建筑工程从合同洽谈、签订、履行至归档的全过程管理。

二、合同管理职责与分工

合同管理应建立明确的责任制，形成分级负责、协同配合的管理体系。企业层面应设立专门的合同管理部门或指定专职合同管理人员，负责统筹规划、制度制定、业务指导及监督检查。项目部作为合同履行的直接责任主体，应配备兼职合同管理员，负责具体合同的日常跟踪、信息反馈及资料收集。各相关业务部门（如工程、技术、造价、财务等）应根据职责分工，参与合同管理的相应环节，确保合同管理的全面性与有效性。

三、合同签订前管理

合同签订前的管理是源头控制的关键。在此阶段，应重点做好以下工作：

1.合同策划与评审：根据项目特点与要求，明确合同范围、计价方式、付款条件、工期、质量标准等核心条款。组织相关部门对合同草案进行评审，重点审查合同的合法性、严密性、完整性及风险点，确保合同条款公平合理，符合企业利益。

2.对方主体资格审查：严格审查合同相对方的法人资格、经营范围、资质等级、履约能力、商业信誉等，必要时进行实地考察，避免与不合格主体签订合同。

3.合同谈判与起草：依据评审意见，与对方进行充分谈判，力求达成一致。合同文本应优先采用国家或行业标准示范文本，如无示范文本，应根据项目具体情况起草，确保条款表述清晰、无歧义。

四、合同签订与交底

合同签订过程应规范有序，确保程序合法、内容无误。

1.合同会签与审批：合同正式签订前，须履行内部会签审批程序，相关负责人签字确认。涉及重大或特殊合同，应报请企业法务部门或外部法律顾问审核。

2.合同签署：合同文本经审核无误后，由法定代表人或其授权委托人签署，并加盖单位公章或合同专用章。确保签字盖章清晰、规范。

3.合同交底：合同签订后，合同管理部门应及时向项目负责人及相关履行部门进行合同交底，明确合同主要条款、履行要点、风险防范措施及各部门职责，确保合同精神得到准确传达和有效执行。

五、合同履行过程管理

合同履行是合同管理的核心阶段，需动态跟踪，及时处理各类问题。

1.合同台账建立：应建立健全合同管理台账，详细记录合同编号、名称、签订方、签订日期、主要内容、履行状态、付款情况等信息，实现对合同的动态监控。

2.履约跟踪与记录：密切关注合同履行情况，对工程量确认、进度款支付、设计变更、现场签证、索赔与反索赔等关键环节进行重点跟踪。做好合同履行过程中的各类书面记录，如会议纪要、工作联系单、签证单、验收报告等，确保有据可查。

3.合同变更管理：因工程实际情况发生变化需变更合同内容时，应按规定程序办理变更手续，签订补充协议，明确变更范围、价款调整、工期调整等事宜，并及时归档。

4.争议处理：合同履行过程中发生争议时，应首先通过友好协商解决；协商不成的，按照合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）处理。处理过程中，应注意保全证据，必要时寻求法律支持。

六、合同归档管理

合同归档是合同管理的最后环节，也是知识沉淀与风险防范的重要保障。

1.归档范围：凡与合同相关的各类文件材料均属归档范围，主要包括：合同正本及附件、补充协议、招投标文件、中标通知书、合同评审记录、会签审批单、对方资质文件、履约过程中的往来函件、签证单、变更单、验收报告、结算文件、付款凭证、争议处理文件等。

2.归档要求：

*及时性：合同履行完毕或终止后，应在规定期限内完成归档工作，避免材料散失。

*完整性：确保归档材料齐全、成套，反映合同从签订到履行完毕（或终止）的全过程。

*规范性：归档材料应字迹清晰、签字盖章手续完备。复印件应注明原件存放处，并加盖相关印章。

3.归档整理与保管：

*分类编号：按照工程项目、合同类型或年度等方式对合同档案进行分类，并编制规范的档案编号，便于检索。

*装订成册：将归档材料按一定顺序整理装订成册，填写卷内目录和备考表。

*安全保管：合同档案应存放在专用档案柜内，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施。电子档案应进行备份，确保数据安全。

4.档案利用与保密：建立合同档案查阅、借阅制度，严格履行审批手续。查阅档案时不得涂改、勾画、抽取、撤换或损毁。涉及商业秘密和国家秘密的合同档案，应严格遵守保密规定。

七、合同管理的监督与改进

企业应定期对合同管理工作进行监督检查，评估管理效果，及时发现并纠正存在的问题。对合同管理中出现的典型案例进行分析总结，吸取经验教训，不断