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公司后勤管理工作流程

一、物资采购与库存管理

1.需求识别

每月25日，各部门通过OA系统提交《月度物资需求表》，列明品名、规格、数量、预算单价、用途及期望到货日期。系统自动汇总生成《采购需求总表》，后勤部在48小时内完成初审，剔除重复、超标或非标需求，并与申请部门电话确认差异。

2.供应商遴选

后勤部维护《合格供应商名录》，每季度依据价格、质量、交付、服务、合规五个维度打分，末位10%淘汰。新供应商须通过“三证合一”资质审查、现场考察、小批量试用三轮筛选。单次采购金额≥5万元，必须邀请三家以上供应商比价；≥20万元，启动招标流程。

3.询价比价

采购专员在《询价单》上固化技术参数，同一封邮件同时发送给不少于三家供应商，要求48小时内密封回复。报价文件拆封时由采购、财务、使用部门三方在场，当场填写《比价记录表》，得分最高者中标。

4.合同签订

中标通知书发出3个工作日内，后勤部草拟合同，关键条款包括：预付款不超过30%，质保金不少于10%，延迟交货违约金按日0.5%计算。合同用印前须经法务、财务、审计联签，全程留痕。

5.到货验收

物资到货后，库管员依据《采购订单》核对数量、外观、型号，填写《到货验收单》，关键物资需使用部门现场测试并签字。不合格物资24小时内拍照留证，启动退换货流程。

6.入库上架

验收合格后，库管员在ERP系统生成《入库单》，打印条码标签，按“四号定位法”（库号、架号、层号、位号）上架。系统同步更新库存台账，自动触发安全库存预警。

7.库存盘点

每月最后一天实施“动态循环盘点”，高值物资必盘，其余按20%比例随机抽盘。差异超过±2%即启动复盘，责任人在两个工作日内提交《差异说明及整改报告》。

8.出库管理

领料人凭部门负责人签字的《领料单》到仓库扫码出库，系统自动冲减库存并生成《出库记录》。贵重物品实行“以旧换新”，旧品贴报废标签，拍照存档。

9.库存报废

每季度清理一次呆滞物资，库龄超过180天且未来90天无消耗计划的，由后勤部组织技术鉴定，填写《报废申请单》，经总经理办公会审批后，统一竞价变卖或环保销毁，收入冲减当期费用。

二、设施设备运维

1.设备台账

后勤部建立《设施设备台账》，字段涵盖资产编号、名称、规格、出厂日期、保修截止、使用部门、责任人、二维码。新增设备须在到货3日内完成贴码、拍照、建档。

2.巡检保养

依据《设备分级标准》将设备划分为A、B、C三级：A级每日巡检、B级每周、C级每月。巡检人员使用NFC手机扫码，按系统内置checklist逐项确认，异常拍照上传，自动生成《巡检报告》。

3.故障报修

员工通过企业微信“一键报修”小程序填写故障描述、地点、照片，系统按“就近+技能”算法派单给维修工程师。工程师接单后15分钟内到场，维修完毕填写《维修记录》，使用人扫码评价，满意度低于90%触发回访。

4.备件管理

关键设备备件设置“最小库存+安全库存”双阈值，当库存低于最小库存时，系统自动生成《备件采购建议单》。备件领用执行“以旧换新”，旧件贴红色标签，统一存放待检区，每月由技术委员会评估可否修复再用。

5.外包维保

电梯、空调、消防等法定维保项目，采用“1+N”模式：1家主服务商负责整体协调，N家专业分包商提供专项服务。合同明确KPI：故障响应≤30分钟、一次修复率≥98%、投诉率≤1%。每季度召开履约评审会，KPI未达标扣减当月服务费5%—10%。

6.设备报废

设备达到使用年限或维修费超过净值50%时，由使用部门提交《设备报废申请》，技术委员会现场鉴定，出具《鉴定意见表》。报废设备在拆除前须完成数据清除、危废分离，变卖收入按财务制度入账。

三、办公环境与保洁

1.保洁区域划分

将办公区、会议室、茶水间、卫生间、楼梯、天台、地下车库七大区域按照使用频率和洁净要求分为“红、黄、绿”三级，红色区域每日清洁不少于3次，黄色2次，绿色1次。

2.作业标准

制定《保洁作业指导书》，对地面、桌面、镜面、洁具、电梯轿厢等13类表面明确清洁剂浓度、工具材质、作业顺序、耗时标准。例如：玻璃刮洗采用“Z”字路线，每平方耗时不超过45秒，水渍残留≤2处。

3.质量检查

后勤部设“神秘访客”机制，每周随机抽取10%区域，用白手套擦拭，灰尘面积超过1cm2即判定不合格，拍照上传系统，保洁公司需在2小时内整改并反馈。月度累计不合格超过3次，扣减当月服务费2%。

4.垃圾分类

按“可回收、厨余、有害、其他”四分类设置垃圾桶，桶身贴二维码，保洁员扫码记录重量，数据同步至市政平台。每月对各部门分类准确率排名，前三名的部门颁发