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高职院校图书档案资源共建共享的意义及实现策略

一、高职院校图书档案资源共建共享的意义

（一）建设特色图书馆藏的需要

随着高职院校办学要求的自我提升，以及在“专升本”激励的背景下，图书馆传统的“你无我有”馆藏资源建设模式已经无法适应学校发展的需求。着力发展特色馆藏，向读者提供优质服务，在资源服务上实现校内部门之间、馆馆之间的合作与资源共享，在馆藏资源上实现“你有我特、你特我优”，成了新时期高职院校图书馆发展的长期目标。图书档案资源共建共享能够将反映学校发展的教学、科研学术成果等这类特有资源收为馆藏，丰富图书馆的特色文献资源，这对高职院校图书馆打造特色馆藏，以合作谋发展的实践，具有重要意义。

（二）保障档案资源收集完整齐全

按照最新《中华人民共和国档案法》的规定，图书馆保存的文献信息同时是档案的，可以由图书馆自行管理。由此可见，档案部门并非收集、整理、保管档案和提供利用的唯一合法机构，图书馆同样拥有丰富的档案信息资源[1。图书档案资源共建共享有助于及时收集记录学校发展的原始资源，最大程度降低资源保存的缺失率，是档案馆丰富档案资源类型与数量的重要途径。因此，图书档案信息资源的合作共建共享，在保障档案资源收集完整与齐全方面也有着重要的现实意义。

（三）助力学校文化建设与传承

图书馆和档案馆都是传承校园文化、营造文化育人氛围的重要阵地。图书馆与档案馆文献资源建设共建共享的内容，主要集中于校内师生学术成果资源，包括师生教学科研活动中的科研论文、专著、教学课程资源、教学成果等，这些资源反映了学校师生的科学研究水平和教学水平，是高职院校教学、科研职能活动的物化体现。图书档案资源的共建共享不仅可以保障此类资源完整、有效地长期保存，还能依托此类资源，由图书档案部门合作策划特色展览展架，开展宣讲、学术成果分享会、专家教授讲座等活动，营造校园学术氛围，让师生在浓厚的校园文化氛围中感受并传承校园文化，达到图书档案服务育人的目的，同时助力学校特色文化建设。

二、高职院校图书档案资源共建共享存在的现实问题

（一）图书、档案软硬性基础设施不够完善

高职院校的图书馆和档案馆在学校发展中的存在感普遍不高。在学校各项工作设施都急需更新换代之时，学校有限的资金一般优先用于教学相关设施的更新。在硬件基础设施建设上，很多高职院校的图书馆和档案馆都没有独立的单体建筑，馆库紧张，甚至出现原有馆库被改作他用的现象，难以为图书、档案共建资源保管提供专门的库房。在信息化建设方面，图书、档案软硬件设施大多存在电脑老旧、无单独的服务器、自动化管理软件功能简单等问题，难以承载共建电子资源和多媒体资源的安全存储与安全管理。另外，现有的学校各业务基本都有各自的业务系统，但各系统之间数据格式标准、系统接口不一，存在系统之间的数据不兼容，不能互通的问题。

（二）图书、档案在资源建设与管理思想上的差异

图书在资源建设、资源管理、资源利用、工作方式等方面与档案存在思想和文化上的差异。首先，图书遵循《中国图书馆图书分类法》和《汉语言主题词表》，档案遵从《中国档案主题词表》和《档案著录规则》》[2]。二者虽然在元数据项上有相同之处，但也存在区别，标准也有差异。以“题名”项为例，图书资源自身题名比较完善，但档案资源的题名项在著录时需要人工补充。在著录、整理图书档案共建资源过程中，需要从利用与共享的角度，融合图书、档案著录的各元数据项，而非简单的数据项相加。服务对象也不是完全相同，图书侧重资源的流通性，服务于全校师生的科研、教学，属于可共享资源，师生可自主借阅利用；而档案侧重资源的原始记录性，主要服务于在校教师的科研、教学与管理和往届生、校友的个人需求，大多是不可共享资源，并且需要复杂的审批手续。因此，在图书档案资源的建设与共享利用中，需要依据不同服务对象，给不同类型、不同类别的资源设置不同的权限，平衡好资源的开放和保护，在确保资源安全的前提下做好资源的共享利用。在服务观念上，图书服务属于开放性服务，具有主动的、开放的服务意识；档案服务则需要考虑资源内容的保护，特别是对涉密或涉及个人隐私信息的保护，其服务是保守的、封闭的、被动的。这种思想和文化上的差异都是图书档案资源的共建共享将要面临的阻碍和挑战。

（三）图书、档案信息技术人员欠缺

信息技术是用来辅助业务的，思维方式通常需要借助技术手段来实现业务或服务的系统化管理[3]。随着技术的不断进步，人的思维也需要不断发展，以适应新技术。图书档案资源的共建共享涉及资源的收集、整理、保管和利用，其业务流程和网络服务共享都需要借助现代技术来实现。项目前期资源共建内容、收集策略的确定，后期项目的实施都需要团队或小组来负责，而团队或小组成员不仅要涵盖各层级领导，还需要图书和档案的专业技术人才、信息技术人才的全程参与。资源平台的建设、资源内容的数字化、数据库的建设及资源的