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智慧校园背景下高校电子文件在线归档建设思考

近年来，互联网、大数据、云计算等新兴技术被广泛应用，深刻改变了高校的教育模式和管理方式，推动高校教育信息化向数字化、智能化方向加速迈进。智慧校园已成为引领高校信息化建设的新方向。在这一时代背景下，高校档案馆肩负着更加重要的历史使命，需要积极拥抱信息技术变革，充分利用智慧校园建设所带来的信息化成果，推动档案工作实现数字化转型，以适应新时代高校智慧化发展需要。

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，要大力推进“增量电子化”，着力提升电子文件的归档率和电子档案的接收率，实现各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收。这一战略部署不仅为高校电子档案管理指明了前进的方向，也赋予了电子文件在线归档更为深远的意义。电子文件在线归档不再是简单的业务系统对接，而是高校数字档案馆资源体系建设中不可或缺的关键环节。高校通过积极参与智慧校园建设，推动OA系统、教务系统、科研管理系统等各类业务系统与档案信息系统的集成对接，可以逐步实现业务系统新增电子文件的在线归档，为高校数字档案馆的建设奠定坚实的数据基础，为学校的治理决策、教学科研提供有力支撑。

一、智慧校园与电子文件在线归档

智慧校园的概念兴起于2010年，并迅速成为众多高校信息化建设的发展目标。智慧校园是指充分利用信息化相关技术，综合学校各职能部门，融合优化现有资源，提供更优质的教学、更好的服务，构建绿色的环境、和谐的校园，以保证学校教育的持续发展[。智慧校园具备环境全面感知、网络无缝互通、海量数据支撑、开放学习环境、师生个性服务等特点。智慧校园建设包括统一身份认证平台、大数据平台、科研系统、资产系统、教务系统等关键内容。这些业务系统的应用，使得高校在教育教学、科学研究及行政管理等活动中，能够以电子形式直接记录各类业务数据和办理过程，形成了海量且具有长期保存价值的电子文件。例如，教务系统的应用，能够管理学生成绩数据、课程信息、专业信息等，最后形成学生的电子成绩单；科研管理系统的应用，能够记录科研项目的立项、进展、结题等过程，形成科研项目的电子档案。

可见，智慧校园建设为电子文件在线归档提供了良好的技术基础和应用环境。智慧校园所构建的网络基础设施、数据中心、统一身份认证平台等，为电子文件在线归档提供了可靠的技术保障；智慧校园所形成的信息化应用习惯，为电子文件在线归档提供了良好的用户基础；智慧校园的数据共享和开放理念，为电子文件在线归档提供了重要的数据保障。与此同时，电子文件在线归档也促进了智慧校园的建设和发展。实现电子文件的规范管理和有效利用，能够为智慧校园的应用提供信息服务，促使前端业务系统管理应用更加深化。

二、加强电子文件在线归档的意义

（一）有助于降低档案管理的成本

传统纸质档案归档模式弊端丛生，面临诸多挑战。例如，存在手工收集易重复、纸质打印数量大、数字化加工成本高等问题。这些问题导致档案管理成本居高不下，严重影响了档案事业的发展。以学校教务处为例，每年学生成绩单的归档通常是从教务系统中打印出成绩单，随后进行手动盖章，最后将其移交给档案馆。这一过程不仅消耗了大量纸张，还存在打印不清晰、缺页或漏页、格式不统一等问题。此外，纸质成绩单移交档案馆后，还需进行数字化处理，这不仅耗时耗力，还增加了财务成本。电子文件在线归档作为一种新型档案管理模式，通过与业务系统对接，能够实现档案从收集、整理、鉴定、保管、编目、盖章、归档等全过程电子化管理。它不仅具有可追溯、可留痕的特点，还能够降低数字化加工成本、打印耗材成本等。因此，积极推进电子文件在线归档是实现档案管理成本有效控制的关键策略。通过减少纸质文件的产生和流转，既降低了物理存储空间的需求，又减少了工作人员在纸质文件整理、归档、查找等方面的工作量。

（二）有助于提升档案资源利用的及时性

当前，许多高校年度归档工作常常存在档案资料收集不齐全、不及时的问题。这一现象不仅源于各部门人员对归档工作的重视程度不足，还与档案管理过程中资源利用不便密切相关。许多档案移交部门不仅是档案的生产者，还是档案利用者，但传统纸质档案的管理流程冗长、烦琐，例如，需要经过数字化加工采购、招标、合同签订等审批流程，还需要经过原文扫描、图像处理、条目著录、数据挂接、数据质检等数字化处理步骤，最终实现线上查阅。这导致线上检索存在严重的滞后性，影响了档案的及时查找和利用。例如，一个普通的A4纸张文件，从扫描到数据录入，可能需要数分钟甚至更长时间，而这仅是针对单个文件。为了解决这个问题，高校档案管理必须转变观念，从单纯的保管转向开放与利用并重。然而，与传统载体档案相比，电子文件在线归档具有显著优势。它能够实时将电子文件及其元数据存储到档案管理数据库中，省去了烦琐的数字化处理步骤，从而大幅提高文件归档的及时性。这一优势不仅方便了各部门对档案资源及时