来客接待管理制度.docxVIP

来客接待管理制度

一、接待分级管理

本制度所指“来客接待”涵盖因公务往来、业务合作、考察交流、参观访问等事由到访的外部人员，具体分为三级管理：

（一）一级接待对象

1.定义范围：上级主管单位正职及以上领导；战略合作方董事长、总经理及同等职级高管；对企业发展有重大影响的行业协会负责人、院士专家；政府重点项目督导组、审计组等专项工作组主要成员（3人及以上）。

2.接待标准：

-陪同人员：企业主要负责人或分管高管全程陪同，相关业务部门负责人参与核心环节；

-用餐安排：原则上安排内部餐厅或协议酒店，人均标准不超过800元（含酒水，酒水费用不超过餐标30%），菜品以本地特色为主，避免铺张，重要来宾可安排特色冷盘及主菜各4-6道，配时令汤品；

-住宿服务：优先选择企业协议酒店，安排行政套房（面积不小于60㎡），配备独立会客区，提供免费洗衣、迷你吧（仅限基础饮品）、欢迎水果（当季2-3种）及企业定制礼品（价值不超过2000元/人，含企业画册、核心产品体验装）；

-交通保障：安排商务车（7座及以上）或豪华轿车（如奥迪A6L）接送，司机需统一着装，提前30分钟抵达接站地点，车辆内饰每日清洁消毒，备有矿泉水、纸巾、充电线等物资。

（二）二级接待对象

1.定义范围：上级主管单位副职及部门负责人；战略合作方部门总监及同等职级人员；政府相关部门科室负责人；潜在合作方业务负责人（年预期合作金额500万元以上）；行业调研团队（5人及以上）。

2.接待标准：

-陪同人员：分管高管或部门负责人全程陪同，相关业务骨干参与；

-用餐安排：内部餐厅或协议酒店，人均标准不超过500元（含酒水，酒水费用不超过餐标20%），菜品以精致套餐形式呈现，主菜3-4道，配汤品及甜品；

-住宿服务：协议酒店标准间（面积不小于35㎡），提供免费早餐、本地交通地图及企业宣传手册，礼品价值不超过500元/人（如企业文创产品、特色食品礼盒）；

-交通保障：安排商务车（5-7座）或经济型轿车（如丰田凯美瑞），司机提前20分钟抵达，车辆备有矿泉水、纸巾，每3日深度清洁一次。

（三）三级接待对象

1.定义范围：常规业务对接人员（如供应商、客户普通职员）；参观学习团体（10人及以上）；临时来访咨询人员（无明确合作意向）。

2.接待标准：

-陪同人员：部门指定对接人全程陪同，原则上不安排高管参与；

-用餐安排：内部餐厅简餐或工作餐，人均标准不超过300元（不含酒水），以自助餐或套餐形式提供，菜品4菜1汤（2荤2素）；

-住宿服务：原则上不安排住宿，确需协助的可推荐协议酒店经济房（面积不小于25㎡），费用由来宾自理；

-交通保障：市内交通可协助叫车（平台合规车辆），费用由来宾自理；跨市接待需使用企业车辆的，经部门负责人审批后安排普通轿车（如大众帕萨特），提前15分钟抵达。

二、接待全流程规范

（一）信息确认阶段

1.接待发起：业务部门或对接人需在来宾到访前3个工作日（紧急情况不少于1个工作日）填写《来客接待申请表》，内容包括：来宾姓名、职务、单位、联系方式、到访时间（精确到小时）、人数、来访目的、特殊需求（如饮食禁忌、宗教习惯、无障碍设施需求）。

2.信息核验：行政部需在1个工作日内核验信息完整性，重点核实来宾单位资质（通过企业官网、工商信息平台核查）、来访目的与企业业务关联性，对异常情况（如无明确事由、单位信息模糊）需反馈业务部门确认，必要时拒绝接待。

（二）方案制定与审批

1.方案编制：行政部根据接待级别，联合业务部门编制《接待方案》，内容涵盖行程时间表（精确到30分钟）、陪同人员名单、场地布置要求、物资清单、费用预算等。一级接待方案需包含应急预案（如突发天气、来宾健康问题应对措施）。

2.审批流程：一级接待方案由企业主要负责人审批；二级接待方案由分管高管审批；三级接待方案由部门负责人审批。审批通过后，行政部需在24小时内将会程发送至所有参与人员及来宾（附联系人电话）。

（三）接待准备阶段

1.场地布置：

-会议室：一级接待使用主会议室（面积不小于80㎡），摆放绿植（如绿萝、蝴蝶兰）、企业LOGO桌牌、纸笔（定制企业标识）、瓶装水（常温+冰镇）、茶歇（曲奇、水果拼盘）；二级接待使用中型会议室（面积不小于50㎡），桌牌、纸笔、瓶装水；三级接待使用小型会议室或接待室（面积不小于30㎡），仅需桌椅、瓶装水。

-参观路线：一级接待优先展示企业核心技术区、荣誉展厅、生产车间（需提前协调安全准入），设置讲解专员（经培训的资深员工）；二级接待展示业务