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公司合同管理制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为规范公司合同管理工作，明确合同管理职责，防范和控制合同风险，保障公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分公司、子公司在经营管理活动中与自然人、法人或其他组织订立、履行、变更、解除、终止各类合同（含协议、契约、备忘录等具有法律约束力的文件，以下统称“合同”）的全过程管理。

不适用于公司内部管理性文件、劳动合同以及简单的即时结清交易（如零星采购、小额服务等，具体标准由公司另行规定）。

第三条合同管理原则

1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规、行业规章及公司规章制度。

2.平等自愿、公平诚信原则：合同当事人双方地位平等，协商一致，遵循公平、诚实信用的原则确定各方权利义务。

3.风险可控原则：合同管理全过程应注重风险识别、评估和防范，确保合同条款严谨，权责明确，保障公司利益不受损害。

4.统一管理、分级负责原则：公司对合同实行统一归口管理，各业务部门按照职责分工负责相关合同的前期洽谈、履行跟踪等工作。

第四条合同管理目标

通过规范合同管理流程，明确管理责任，提升合同管理效率，有效防范合同纠纷，保障公司经营活动的顺利开展，维护公司的合法权益和商业信誉。

第二章合同管理机构及职责

第五条归口管理部门

公司法务部为合同归口管理部门，统一负责公司合同的统筹管理工作，主要职责包括：

1.制定、修订和完善公司合同管理制度及相关配套文件（如标准合同文本）；

2.对公司各类合同进行合法性、合规性、严谨性审核；

3.监督、检查合同管理制度的执行情况，指导各部门开展合同管理工作；

4.参与重大合同的谈判、起草和评审工作；

5.处理合同纠纷，提供合同相关的法律咨询服务；

6.负责合同专用章的管理和使用审批；

7.负责合同档案的统一归档、保管和查阅管理；

8.组织开展合同管理培训工作。

第六条业务部门职责

各业务部门是合同的发起和履行责任部门，主要职责包括：

1.负责合同相对方的资信调查和筛选，收集并核实相对方的主体资格证明、履约能力、商业信誉等相关资料；

2.负责合同项目的前期洽谈、调研，提出合同订立需求，起草合同初稿（或配合法务部起草）；

3.按规定流程提交合同审核、审批申请，并提供合同相关的背景资料和支撑文件；

4.负责合同的履行跟踪，及时掌握合同履行进度，督促相对方履行合同义务，发现履行异常时及时处理并向归口管理部门报告；

5.负责合同履行过程中相关资料的收集、整理，并及时移交归口管理部门归档；

6.参与合同纠纷的协商处理工作。

第七条财务部门职责

公司财务部负责合同相关的财务审核和资金管理工作，主要职责包括：

1.对合同中的价款、报酬、结算方式、付款期限等财务条款进行审核，评估其合理性和可行性；

2.根据合同约定和审批流程，办理款项支付、收取等财务手续；

3.对合同履行过程中的财务收支情况进行核算和监督；

4.配合提供合同纠纷处理所需的财务相关资料。

第八条其他相关部门职责

公司其他相关部门（如行政部、技术部等）根据业务需求和职责分工，参与合同的审核、评审工作，提供相关专业意见，配合合同履行和纠纷处理。

第三章合同订立管理

第九条合同相对方资信调查

业务部门在发起合同订立前，必须对合同相对方进行全面的资信调查，调查内容包括但不限于：

1.主体资格：相对方为法人的，需核实其营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书（如有委托）等；为自然人的，需核实其身份证等身份证明文件；为其他组织的，需核实其合法成立的证明文件。

2.履约能力：调查相对方的资产状况、经营状况、盈利能力、过往履约记录等，评估其是否具备履行合同义务的能力。

3.商业信誉：通过行业评价、合作历史、司法裁判文书等渠道，了解相对方的商业信誉，是否存在违约、欺诈等不良记录。

4.其他：根据合同类型和业务需求，还需调查相对方的相关资质、许可证明（如从事特殊行业需具备的资质证书）等。

业务部门应将资信调查结果形成书面记录，作为合同审核的附件提交。对不符合要求的相对方，不得与其订立合同。

第十条合同起草

1.合同起草应优先使用公司法务部制定的标准合同文本。标准合同文本适用于常规性、重复性的业务，业务部门可根据实际情况在标准文本基础上进行合理修改，但需经法务部审核确认。

2.对于无标准合同文本的业务，由业务部门牵头起草合同初稿，或由业务部门提出需求，法务部协助起草。合同起草应做到条款完整、内容明确、逻辑清晰、语言严谨，明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。

3.合同条款应避免使用模糊、歧义的表述，不得违反法律法规的强制性规定，