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项目管理办公室月度进度报告制作指南

一、适用场景与核心目标

本指南适用于项目管理办公室（PMO）每月例行编制项目进度报告的场景，旨在通过标准化流程汇总各项目进展信息，向管理层、项目干系人清晰呈现项目整体健康状况、风险态势及资源调配需求。核心目标包括：监控项目计划执行偏差、识别并预警潜在风险、支撑决策层掌握全局态势、推动跨部门协同解决共性问题。

二、详细操作步骤

步骤一：明确报告范围与时间节点

确定报告周期：自然月为周期，每月1日-30日（或31日）为统计区间，报告提交截止日为次月第3个工作日17:00前。

界定覆盖项目：包含PMO直接监管的所有在执行项目（如：新产品研发项目、市场推广项目、系统升级项目等），明确项目名称、编号及项目经理（以经理/负责人代替，如“*经理”）。

输出物：《月度进度报告编制计划》（含报告时间轴、责任分工、数据提报清单）。

步骤二：收集项目基础数据

数据提报清单（提前3天发送至各项目经理）：

项目基本信息：项目名称、编号、起止时间、当前阶段（如：需求分析、开发测试、试运行、收尾）。

本月进度数据：

计划里程碑：本月应完成的关键节点（如“需求文档评审通过”“核心模块开发完成”）；

实际完成情况：里程碑实际达成状态（已完成/部分完成/未完成）、延迟原因（如“供应商交付延迟”“需求范围变更”）；

进度量化指标：计划完成率（计划任务数/实际完成任务数）、进度偏差率（（计划工期-实际工期）/计划工期×100%）。

资源投入：本月实际人力投入（人/天）、预算执行金额（万元）、预算偏差率（（预算金额-实际金额）/预算金额×100%）。

风险与问题：新增风险（风险描述、影响等级、责任人）、未关闭风险（上月遗留风险状态更新）、关键问题（问题描述、当前状态、解决措施、责任人）。

下月计划：核心里程碑计划、资源需求、需协调支持事项。

数据收集方式：通过PMO项目管理工具（如Jira、ProjectOnline）导出基础数据，结合项目经理提交的《月度进展表》进行核对，保证数据一致性。

步骤三：数据整理与进度分析

数据清洗：核对各项目提交数据的完整性（如是否遗漏里程碑、风险描述是否清晰）、准确性（如进度计算逻辑是否正确），对异常数据（如进度偏差率超过±10%）标记并要求项目经理补充说明。

整体态势分析：

计算项目整体进度达标率（达标项目数/总项目数×100%）、预算执行率（实际执行总预算/计划总预算×100%）；

按项目类型（如研发类、实施类）、阶段（如启动期、执行期）分类统计进度分布，识别滞后高发领域；

汇总风险等级分布（高/中/低风险数量），重点关注新增高风险项及未关闭高风险项的处置进展。

关键问题提炼：对共性问题（如“需求变更频繁导致进度延迟”“跨部门资源协调不畅”）进行归纳，梳理影响范围及潜在后果。

步骤四：报告内容撰写

报告结构需逻辑清晰、重点突出，包含以下模块（以Word/PPT形式呈现，建议PPT用于汇报，Word用于存档）：

模块

内容要点

引言

报告编制目的、统计周期、数据来源（如“数据来源于各项目经理提交的《月度进展表》及PMO系统导出记录”）。

项目整体概况

项目总数、新增项目数、已完成项目数、整体进度达标率、预算执行率、关键资源（人力/资金）投入情况。

各项目进展详情

按项目重要性/优先级排序，逐项说明：-本月计划里程碑与实际完成对比（表格呈现）；-进度/预算偏差分析（偏差率及原因）；-主要风险与问题（当前状态、责任人、解决措施）；-下月核心计划（1-2个关键节点）。

风险与问题专题

高风险项专项说明（风险描述、影响评估、应对计划）；共性问题分析（原因、影响范围、解决建议）。

资源协调需求

列出需管理层/跨部门协调的资源（如“申请增加研发人员名，用于支持项目开发”“协调市场部配合完成项目*用户调研”）。

下月工作计划

PMO重点工作（如“组织项目*阶段性评审”“推进需求管理流程优化”）、各项目核心里程碑预测。

步骤五：内部审核与修订

一级审核：由报告编制人（PMO专员）完成初稿后，自查数据准确性、逻辑一致性，重点核对风险与问题是否与项目经理反馈一致。

二级审核：PMO负责人审核报告整体框架、核心结论（如整体进度达标率、风险等级判断），对重点问题（如重大进度偏差）进行复核，要求补充说明。

项目经理确认：将涉及各项目进展的内容反馈至对应项目经理，确认信息无误后签字（电子/纸质）存档，避免信息偏差。

步骤六：报告发布与归档

发布范围：管理层（如总经理、分管副总）、项目干系人（各业务部门负责人）、项目团队（项目经理及核心成员）。

发布形式：通过OA系统/邮件发送PDF版报告，同步附《月度进度报告解读PPT》（用于管理层汇报会议）。

归档要求：报告定稿后，将PDF版、原始数据表、审核记录等文件按“年-月”