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数字化时代高校档案管理信息化建设实践研究

[摘要]在数字化、信息化浪潮席卷全球的背景下，高校档案管理已从传统的纸质归档与手工检索阶段，步入了以数据驱动、平台集成为特征的智能化发展新阶段。然而，随着云计算、大数据、人工智能等新兴技术的飞速发展，档案管理面临从静态文献存储向动态知识服务转型的挑战。因此，高校档案管理信息化建设是推动教育资源优化配置的战略任务，更是提升高校治理能力现代化、推动教育数字化转型的重要实践路径，构建科学完备的档案管理信息体系，能够在保障数据安全、实现资源共享的同时，达成信息高效利用、服务智能化发展的双重目标。

[关键词]数字化时代；高校工作；档案管理；信息化建设；实践路径

我国高校当前的档案资源管理体系仍以收集、保存、借阅为主要运行模式，依赖传统的文件目录检索手段，服务方式呈现单一化、被动化特征，难以满足本校师生、现代社会对信息资源的使用及共享需求。在数字化浪潮推动下，载体媒介、管理手段、服务方式已发生深刻变革，这种变革也推动着高校档案管理信息化建设的进程，面对更加复杂的数字化环境、更加多元的用户需求，高校的档案管理工作要从机制、服务、人员多方面着手，借用数字技术突破传统档案服务的局限性，真正实现信息资源的高效管理、精准检索、便捷共享，以适应现代信息社会对档案服务智能化、科学化、多样化的迫切需求。

一、数字化时代高校档案管理信息化建设的积极作用

（一）推动高校管理工作长远发展

在数字化浪潮席卷全球的大背景下，高校档案管理信息化建设已然成为统筹高校发展、推动内部治理优化的关键抓手，尤其在数字化的档案系统的支持下，高校可以将传统的纸质存档模式借用现代的数据处理技术加以改造，从而使管理层在人事安排、资源配置、科研规划等诸多方面，能够将更准确、更及时、更具前瞻性的档案数据作为基准，如此一来，高校管理层就能有效摆脱部门隔阂的掣肘，为长远规划制定奠定数据化、精细化的坚实基础[1]。更进一步讲，高质量的档案数据也可以扮演“证据中枢”的角色，基于档案数据的“透明化管理”有助于推进校务公开，使各利益相关方在沟通协商中达成了广泛共识。从长远来看，更加透明的信息化管理模式将打破传统以经验为主导的决策模式，将高校发展置于可量化、可追溯、可评估的管理轨道中，实现高校在体制治理、办学品质上的“双升级”。

（二）推动档案管理实现功能拓展

档案资源的数字化处理得以将文本、影像、音视频等多模态资料，以更加统一的形态存储起来，或透过统一口径实现跨平台共享，这使得档案资源得以摆脱传统物理储存模态对使用方式、使用地点的客观限制，进而极大提高了资源的利用效率。考虑到传统实体档案因受外力损坏所导致的信息遗失风险相对较高，在电子化备份技术、加密存储技术的支持下，完成了信息化、数字化改造的档案可以显著降低意外毁损的概率[2]。更重要的是，借助数字签名、权限管理、访问日志等诸多功能，高校能够同步精准跟踪档案使用情况，对潜在安全隐患做到及时预警、及时追责，真正将潜在的信息泄露风险扼杀于摇篮之中。对于档案管理部门而言，若能充分整合校内外资源，推动政产学研多方协同，将档案数据应用于人才评估、学科评估、产学合作等具体领域，便能在服务教育改革大局的同时，为技术转化、地方经济发展提供源源不断的知识驱动力。借由系统性的功能再造，档案管理在高校内的地位将不再局限于行政业务窗口，而是逐渐演变为多层级的信息枢纽，为策源创新提供坚实的支撑。

（三）提升档案管理工作实际效率

档案管理信息化是实现档案信息的数字化、网络化、规范化，将传统纸质、影像、实物等档案的收集、整理、分类、立卷、检索、查找、利用的各个环节通过现代化数字信息技术改变收集、数字化集成整合、归档的过程。完成档案管理信息资源的数字化，查找开发利用智能化、网络化。档案管理信息化建设使档案信息资源得以有效收集，统一管理及时利用。数字化时代的档案信息化建设得以极大提升档案管理工作的实际效率，使高校管理者、师生档案使用者得以摆脱繁杂冗余、耗时费力的传统流程。高校档案部门可建立统一的数据处理及检索系统，实现批量查询、条件筛选、自动分类等各类功能模块，显著缩短查阅者获取所需资料的时间[3]。学生在办理学历证明或导师在参考科研项目资料时，无须层层递交申请再等待数日或数周，仅需登录系统，提交简要信息，即可获取经过授权的档案文件；采用先进的光学字符识别（OCR）和智能索引机制也能进一步简化档案分类及标引流程，避免因大量人工录入导致的错误，从而使管理人员更能专注于发掘档案资源的其他价值。

二、数字化时代高校档案管理信息化建设的基本方向

（一）实现档案管理数字化、网络化转换

档案管理的数字化处理、网络化转换，是信息化建设的基础性环节，对于高等院校而言，档案数字化应涵盖多维度、多载体的信息类型，包括但不限于纸质文献资料的电子化、数码照片、底