团队会议纪要及行动计划表.docVIP

团队会议纪要及行动计划表通用工具模板

一、适用场景与价值

本工具适用于各类团队协作场景，包括但不限于：

常规例会：如周例会、月度总结会，用于同步工作进展、规划下一阶段任务；

项目专项会：如项目启动会、阶段评审会，用于明确目标、分配资源、解决关键问题；

问题解决会：针对突发问题或跨部门协作障碍，聚焦讨论解决方案及落地步骤；

决策讨论会：如方案评审、资源调配会，记录决策依据及执行分工。

通过系统化记录会议关键信息，可保证团队目标对齐、责任明确、行动可追溯，避免信息遗漏或执行偏差，提升协作效率。

二、详细操作流程

1.会前准备：明确会议框架

确定会议基本信息：提前明确会议主题、时间、地点（或线上会议）、主持人、记录人，并预估会议时长。

梳理会议议题：主持人根据团队目标或当前工作重点，列出需讨论的核心议题（建议不超过5个，保证会议聚焦），并提前1-2天同步给参会人员，方便大家提前准备材料。

准备会议工具：指定记录人提前打开纪要模板（可使用Excel、Word或协作工具如飞书文档），准备好录音设备（如需，需提前征得参会人员同意）。

2.会中记录：聚焦关键信息

记录会议基本信息：在模板中填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。

逐项记录讨论内容：按会议议程顺序，记录每个议题的讨论要点，重点标注不同观点、争议焦点及最终共识（避免冗余描述，用bulletpoint或短句概括）。

明确决议事项：对每个议题的结论进行清晰记录，例如：“决议：采用A方案，由负责协调技术资源，负责对接客户，3月10日前完成方案细化”。

梳理行动项（核心环节）：针对需落地的工作，逐项记录“任务描述、负责人、截止日期、所需资源/支持”，保证每个行动项可执行、可跟踪（示例：任务：完成客户需求调研报告；负责人：*；截止日期：2024年3月15日；所需支持：市场部提供历史数据模板）。

3.会后整理：完善与分发

整理会议纪要：记录人会后2小时内完成纪要初稿，核对信息准确性（特别是行动项的负责人、截止日期），保证语言简洁、逻辑清晰。

确认与审批：将初稿发给主持人及核心参会人员确认，无异议后定稿；若有修改，需在1小时内反馈并更新。

正式分发与归档：定稿后24小时内通过团队协作工具（如企业钉钉）发送给所有参会人员及相关方，并同步存档至团队共享文件夹（建议按“会议日期+主题”命名，便于后续查阅）。

4.行动跟踪：保证落地执行

定期更新进度：负责人需在截止日期前1天，在行动计划表中更新任务状态（如“进行中”“已完成”“延期”），并备注进展或遇到的问题。

会议前回顾：每次例会开始时，先回顾上次会议行动项的完成情况，对未完成的任务说明原因及调整计划，形成“闭环管理”。

三、模板结构说明

（一）会议基本信息表

字段

填写说明

示例

会议名称

简洁反映会议主题

2024年Q1产品规划启动会

会议时间

精确到分钟（含开始/结束时间）

2024年3月5日14:00-16:00

会议地点/形式

线上需注明平台及会议号

线上腾讯会议，会议号：*

主持人

负责把控会议节奏的人员

*（产品经理）

记录人

负责记录及整理纪要的人员

*（运营专员）

参会人员

列出所有参会人姓名（用*代替）

、、、

缺席人员及原因

如有缺席，需注明姓名及原因

*（出差，已同步会议纪要）

（二）会议议程及讨论记录表

序号

议题名称

讨论要点（核心观点/争议点）

决议结论（最终确定的方案/决定）

1

Q1产品功能优先级

：用户反馈A需求紧急；：B功能可提升留存率

决议：优先开发A需求，B需求纳入Q2规划

2

跨部门协作流程

：当前需求响应周期长；：需明确责任分工

决议：由*牵头制定《需求对接SOP》，3月8日前发布

（三）行动计划跟踪表（核心模板）

任务描述（具体可执行）

负责人

截止日期

所需资源/支持（如人力、预算、工具等）

当前状态（未开始/进行中/已完成/延期）

备注（进展说明/风险提示）

完成A需求用户调研问卷设计

*

2024-03-10

市场部提供用户画像数据

进行中

已完成问卷初稿，3月7日内部评审

制定《需求对接SOP》初稿

*

2024-03-08

技术部提供现有流程文档

未开始

计划3月6日启动访谈

开发A需求核心功能模块（V1.0）

*

2024-03-25

测试人员配合，开发环境权限

进行中

已完成前端界面设计，后端接口开发中

（四）下次会议安排（可选）

下次会议时间：2024年3月12日14:00-15:30

下次会议主题：Q1产品规划方案评审

需提前准备材料：A需求调研报告、《需求对接SOP》初稿

四、使用要点提示

及时性优先：会中记录需快速抓取关键信息，避免因过度追求细节导致遗漏；会后纪要需在24小时内分发，保证信息同步效率。

责任到人：行动项的“负责人