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行业通用会议记录与决议执行模板

一、适用情境与核心价值

二、全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目的：组织者需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线方案”“协调研发与市场部资源”），避免议题发散。

提前通知参会人员：通过会议系统或邮件发送通知，包含会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程及预阅读材料（如项目背景数据、方案草案等），保证参会人提前准备。

准备记录工具：指定记录人（建议由非核心发言角色担任），准备会议记录模板（可提前录入基础信息）、录音设备（需提前告知参会人）及白板/投影仪，用于实时梳理关键点。

（二）会中记录：聚焦核心，精准提炼

记录基础信息：实时填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含姓名/部门）、缺席人员及原因，明确会议主题及议程顺序。

梳理讨论要点：按议程逐项记录，重点标注不同发言人的核心观点（如“*（研发部）建议优先优化A功能，理由是用户反馈占比达40%”），避免流水账式记录，突出分歧点与共识点。

明确决议事项：对达成一致的结论，需清晰记录“决议内容”（如“确定Q3产品上线优先级：A功能B功能”），并同步标注“执行要求”（如“需包含用户操作流程图”）。

落实责任分工：针对每项决议，当场明确“执行负责人”（如“*（产品部）负责协调资源”）、“协助部门”（如“研发部、测试部配合”）及“完成时间节点”（如“8月15日前输出初稿”），避免责任模糊。

（三）会后整理：规范输出，及时分发

24小时内完善记录：记录人根据会中笔记及录音（如有），整理会议记录，保证讨论要点、决议内容、责任分工等信息准确无误，重点检查“决议-负责人-时间”三项是否完整对应。

审核与确认：将整理好的记录发送给主持人及核心参会人核对，确认无遗漏或偏差后，标注“最终版”并分发至所有参会人员及相关协作部门。

归档与备案：将会议记录（含审核确认痕迹）按“日期+会议主题”命名后，存入共享文件夹或企业文档系统，方便后续查阅。

（四）执行跟踪：闭环管理，保证落地

建立执行跟踪表：以会议记录中的“决议事项”为基准，创建执行跟踪表，实时更新“当前进度”（如“需求调研完成50%”）、“遇到的问题”（如“开发资源紧张”）及“调整计划”（如“完成时间延至8月20日”）。

定期反馈机制：执行负责人需按时间节点提交进展反馈（如每周五下班前更新跟踪表），主持人或指定协调人每周/每两周召开简短跟进会，重点讨论未按时完成项的解决方案。

结果复盘与归档：决议完成后，执行负责人提交《完成报告》（含成果物、过程总结），由主持人组织相关人员复盘（如“本次执行中的成功经验”“下次需改进的环节”），并将报告与会议记录一并归档，形成完整闭环。

三、标准化模板结构

（一）会议基本信息表

项目

内容示例

会议名称

2024年Q3产品上线方案研讨会

日期

2024年7月20日

时间

14:00-16:30

地点

公司3楼会议室A（线上会议：X）

主持人

*（总经理办公室）

记录人

*（行政部）

参会人员

（产品部）、（研发部）、（市场部）、（测试部）

缺席人员及原因

*（运营部）——因客户拜访缺席

会议主题

确定Q3核心产品上线功能优先级及执行计划

会议议程

1.用户需求分析报告回顾；2.功能优先级讨论；3.资源协调与时间节点确认

（二）议题讨论与决议表

议题编号

议题名称

讨论要点（发言人：核心观点）

决议内容

执行要求

负责人

完成时间

1

用户需求优先级排序

（产品部）：A功能需求占比40%，用户反馈最强烈；（研发部）：B技术实现难度低，可快速上线

确定Q3产品上线优先级：A功能B功能C功能

A功能需包含用户操作流程图及测试用例

*（产品部）

8月15日前

2

跨部门资源协调

（研发部）：现有开发人员3人，需增加2人支持；（市场部）：需提前1个月启动宣传物料准备

1.人力资源部协调增补2名研发人员；2.市场部8月1日前启动宣传物料设计

人力资源部7月25日前反馈人员到位情况

*（人力资源部）

7月25日前

（三）决议执行跟踪表

决议编号

对应议题

执行负责人

协助部门

关键节点

计划完成时间

实际完成时间

完成情况（□未完成□已完成□延期）

未完成/延期原因

反馈时间

1-1

1

*（产品部）

研发部、测试部

A功能需求文档初稿

8月15日

8月14日

□已完成

——

8月14日

2-1

2

*（人力资源部）

研发部

增补研发人员到岗

7月25日

7月27日

□延期

面试流程超预期1天

7月26日

四、关键使用提示

记录客观性原则：会议记录需忠实还原讨论内容，避免记录人主观评价（如“（市场部）的观点不切实际”），改为客观描述“（市场部）提出需评估预算可行性”。

决议可执行性：决议内容需具体、可量化（如“提升用户留