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公司红头文件格式规范及流程管理办法

为规范公司红头文件管理，提升文件制发质量与效率，确保文件的权威性、规范性和可追溯性，结合公司实际管理需求，制定本文件格式规范及流程管理要求。

一、红头文件格式规范

红头文件指以公司或公司部门名义制发，版头标注发文机关标识（红色字体）的正式公文，适用于传达决策部署、发布规章制度、请示报告工作、商洽事务等场景。文件格式需严格遵循以下标准：

（一）版头部分

1.发文机关标识：由公司全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“XX有限公司文件”。字体使用小标宋体，字号根据字数调整（一般为二号），红色印刷，居中排布于版心顶部（版心尺寸为156mm×225mm，页边距上37mm、下35mm、左28mm、右26mm）。联合行文时，按发文机关层级由高到低排列，标识顺序需与文件内容权责对应。

2.发文字号：位于发文机关标识下空二行，居中排布。格式为“机关代字〔年份〕序号”，例：“XX司〔2023〕12号”。其中，“机关代字”为公司或部门固定代称（如公司机关代字“XX司”，人力资源部“XX人”）；“年份”用六角括号“〔〕”括入，阿拉伯数字全称；“序号”为年度发文流水号，不加“第”字，不编虚位（如“012号”）。联合行文时，使用主办机关发文字号。

3.红色分隔线：发文字号下空一行，印一条与版心同宽的红色反线（线宽0.35mm），分隔版头与主体内容。

（二）主体部分

1.标题：位于红色分隔线下空二行，居中排布。标题由“发文机关名称+事由+文种”组成（可省略发文机关名称），例：“关于2023年度安全生产工作的通知”。字体使用二号小标宋体，分一行或多行排布，回行时保持词意完整，排列对称。

2.主送机关：标题下空一行，左侧顶格排布，后加冒号。主送机关为文件主要受理单位，需使用全称或规范化简称；多个主送机关时，按层级由高到低、区域由近及远排列，例：“各分公司、直属项目部、机关各部门：”。主送机关过多需回行时，与上一行首字对齐。

3.正文：主送机关下空一行开始，每自然段左空二字，回行顶格。字体使用三号仿宋GB2312，行距28磅。正文内容需逻辑清晰、表述准确，避免歧义；引用其他文件时，先引标题，后引发文字号（例：“根据《XX公司绩效考核管理办法》（XX司〔2022〕5号）要求”）。

4.附件：正文下空一行，左空二字标注“附件：”，后接附件名称。附件名称不加书名号，末尾不加标点；多个附件时，序号用阿拉伯数字标注（例：“1.2023年度培训计划表；2.参训人员报名表”）。附件应与正文一起装订，附件页码与正文连续编排。

5.成文日期：正文（或附件）下空二行，右空四字排布。日期使用阿拉伯数字，例：“2023年10月25日”。联合行文时，成文日期为最后签发机关负责人的签发日期，排布于右空四字位置。

6.印章：成文日期上一行，端正、居中下压成文日期，印章顶端不压正文。联合行文需加盖多个印章时，主办机关印章在前，每排印章互不相交或相切，最后一排印章下压成文日期（当印章下弧无文字时，仅以下弧压成文日期；下弧有文字时，以文字压成文日期）。

（三）版记部分

1.抄送机关：位于成文日期下一行，左空一字标注“抄送：”，后接抄送单位名称。抄送单位按层级由高到低排列（上级单位、平级单位、下级单位），同一层级按区域或职能排序；回行时与“抄送：”后首字对齐，末尾加句号。

2.印发机关和印发日期：抄送机关下一行，左侧标注印发机关（公司办公室或部门名称），右侧标注印发日期（阿拉伯数字，例：“2023年10月26日印发”）。印发机关左空一字，印发日期右空一字，二者对齐排布。

3.版记分隔线：版记各要素间加一条黑色反线（线宽0.35mm），版记最后一条分隔线与版心下边缘对齐。

（四）其他要求

1.页码：版心下边缘之下，居中排布，数字左右各放一条一字线（例：“—1—”），字体为四号半角宋体。空白页和空白页以后的页不标识页码。

2.用纸与装订：采用A4型纸（210mm×297mm），左侧装订（两钉距书脊80mm，钉位与书脊上下各40mm），无倒页、漏页。

二、红头文件流程管理

红头文件制发需严格遵循“拟稿—审核—签发—排版—印制—分发—归档”全流程管理，确保各环节责任清晰、操作规范。

（一）拟稿环节

1.责任主体：由文件内容涉及的主责部门或承办人负责拟稿，联合行文时由主办部门牵头拟稿。

2.内容要求：拟稿需坚持“确有必要、注重实效”原则，内容应符合法律法规、公司制度及实际管理需求，数据准确、表述简洁、逻辑严密。涉及多个部门职责时，拟稿人需提前与相关部门沟通，确保内容协调一致；涉及重大决策或制度修订时，需附起草说明（含背景、依据、