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公司企业档案资料管理制度规定办法

为规范企业档案资料管理，保障档案资料完整、准确、安全与有效利用，服务企业经营发展与决策支持，结合国家《档案法》及相关行业标准，制定本制度。

一、管理职责划分

企业档案资料管理实行“统一领导、分级负责、集中管理”原则，明确各层级、各部门及岗位的具体职责：

（一）企业管理层职责

企业法定代表人是档案管理第一责任人，负责审批档案管理规划、年度工作计划及重大事项；分管档案工作的领导直接统筹协调，监督档案管理制度落实，保障档案管理所需资源（包括人员、经费、设施等）。

（二）档案管理部门职责

设立独立或联合档案管理部门（以下简称“档案部门”），配备专职档案管理员（持档案管理职业资格证书优先）。主要职责包括：

1.制定并完善企业档案管理制度、操作流程及分类方案；

2.统筹指导各业务部门档案收集、整理、归档工作，开展档案业务培训；

3.负责档案接收、登记、保管、鉴定、销毁及信息化管理；

4.建立档案利用服务机制，提供档案查询、复制、借阅等服务；

5.监督检查各部门档案管理情况，定期向分管领导汇报工作。

（三）业务部门职责

各业务部门负责人为部门档案管理第一责任人，指定1名兼职档案员（可由文书或内勤兼任），具体职责包括：

1.负责本部门形成的各类文件材料收集、整理、立卷及预归档；

2.按规定时间向档案部门移交归档文件，确保档案完整、准确、规范；

3.配合档案部门完成档案鉴定、利用需求确认等工作；

4.对本部门产生的特殊载体档案（如照片、录音、录像、电子数据等）进行初步整理与备份。

（四）档案管理员职责

专职档案管理员需履行以下职责：

1.严格执行档案管理制度，确保档案实体与信息安全；

2.对接收的档案进行质量验收，不符合要求的退回整改；

3.按分类方案对档案进行编号、著录、装盒，录入档案管理系统；

4.定期检查档案保管状态，做好库房温湿度记录、防虫防霉等维护工作；

5.受理档案利用申请，审核利用权限，登记利用情况并反馈利用效果；

6.参与档案鉴定小组工作，提出档案存毁建议；

7.负责电子档案的接收、备份、迁移及元数据管理，确保数字档案长期可读。

二、档案分类与归档范围

企业档案按内容性质与业务领域划分为六类，具体归档范围如下：

（一）文书档案

涵盖企业在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的文件材料，包括：

-行政类：企业章程、决议、会议记录（纪要）、制度文件、请示批复、工作计划总结、统计报表、考核评价材料等；

-党群类：党组织、工会、团委等机构的会议材料、组织建设文件、党员管理材料、群团活动记录等；

-经营管理类：市场调研、合同协议（除单独归类的经济合同外）、客户管理、品牌宣传、法律事务（诉讼、仲裁材料）等文件。

（二）科技档案

指企业在科研、生产、技术研发及技术改造中形成的文件材料，包括：

-研发档案：科研项目立项、实验记录、研究报告、专利申请、成果鉴定及转化材料；

-生产技术档案：工艺规程、技术标准、配方、设备图纸、技术改造方案及验收材料；

-基建档案：新建、改建、扩建工程的可行性研究、勘察设计、施工记录、竣工验收、运维管理等文件（含图纸、影像资料）。

（三）人事档案

包括企业员工在职期间形成的各类人事管理材料，具体按《企业职工档案管理工作规定》执行，涵盖：

-履历材料：入职登记表、岗位变动记录、职称评审材料；

-考核材料：年度考核表、绩效评价结果、奖惩决定；

-培训材料：参加内部/外部培训的证书、总结报告；

-劳动关系材料：劳动合同、离职手续、社保缴纳记录等。

（四）会计档案

依据《会计档案管理办法》，包括：

-会计凭证：原始凭证、记账凭证；

-会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账簿；

-财务月度/季度/年度财务报表、审计报告、税务申报材料；

-其他会计资料：银行对账单、会计档案移交清册、销毁清册等。

（五）业务档案

指企业核心业务活动中形成的专项档案，根据行业特点细化分类，例如：

-制造业：订单执行记录、质量检测报告、供应商管理档案；

-服务业：客户服务记录、项目验收单、投诉处理材料；

-商贸业：采购合同、销售台账、物流单据、库存盘点记录等。

（六）特殊载体档案

包括照片、录音、录像、电子数据等非纸质档案：

-照片档案：重要活动、会议、项目现场的原图（含拍摄时间、地点、事由、拍摄者信息）；

-音像档案：视频会议记录、宣传视频、现场录像（需附文字说明）；

-电子档案：业务系统生成的电子文