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公文处理及归档管理办法

为规范单位公文处理及归档管理工作，提升公文运转效率和档案保存质量，保障信息传递的准确性、完整性与安全性，结合工作实际，制定本管理要求。

一、收文处理规范

收文处理严格遵循“签收-登记-初审-承办-传阅-催办-答复-归档”全流程管理。外部来文由办公室专人负责签收，签收时需核对来文单位、件数、封装完整性，确认无误后填写《收文处理单》。急件、密件需在签收后1小时内标注“特急”“加急”或“秘密”“机密”“绝密”字样并单独登记。登记环节需记录来文机关、文号、标题、密级、份数、收文日期、处理状态等信息，采用电子与纸质双轨登记制，电子登记同步至单位协同办公系统（OA），确保可追溯。

初审由办公室负责人或指定人员完成，重点审核来文是否应由本单位办理、是否符合行文规则、文种及格式是否规范、内容是否明确具体。对不符合要求的来文，应在2个工作日内向来文单位反馈说明，退文需经办公室负责人批准并做好记录；符合要求的，填写拟办意见，明确主办部门、协办部门及办理时限，报单位负责人批办。

承办部门收到批办意见后，需在规定时限内办理。一般事项应在5个工作日内办结，复杂事项可申请延长但最长不超过15个工作日，需提前2个工作日书面说明理由并经办公室备案。承办过程中需形成书面处理意见或报告，涉及多个部门的应主动协调，确保意见一致。承办结果需经部门负责人审核后反馈至办公室，由办公室统一答复来文单位，答复内容需与承办结果一致，采用书面或电子方式，重要事项需加盖单位公章。

传阅文件由办公室统一管理，按“先主后次、先急后缓”原则确定传阅顺序，一般先送单位主要负责人，再送分管负责人及相关部门负责人。传阅过程中需填写《文件传阅记录》，记录阅文人、阅文时间及意见，阅文人应在2个工作日内阅毕并签名，不得横传、私存或随意标注。急件需当日阅毕，密件需在专用阅文室阅读，阅后立即归还。

催办工作由办公室专人负责，对超过办理时限3个工作日未反馈的事项，采用电话提醒、书面催办单或OA系统提醒等方式督促，催办记录需留存。对经两次催办仍无正当理由拖延的部门，由办公室通报批评并报单位负责人。

二、发文处理规范

发文处理包括拟稿、核稿、签发、复核、登记、印制、核发等环节，严格执行“谁主办、谁拟稿，谁审核、谁负责”的责任制度。拟稿需符合国家法律法规、政策规定及单位内部制度，内容真实准确，表述简洁严谨，文种选择恰当（如请示、报告、通知、函等），格式符合《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求，涉及数据、图表的需注明来源并经核实。联合发文需与相关单位协商一致，明确主办与协办责任。

核稿由办公室指定专人负责，重点审核行文必要性（是否需以单位名义发文）、政策合规性（与现行政策无冲突）、内容准确性（数据、事实、结论无误）、格式规范性（文种、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章等符合标准）、表述严谨性（逻辑清晰、语言规范、无歧义）。核稿人需在3个工作日内完成审核，提出修改意见并反馈拟稿部门，修改后需重新审核。对不符合要求的文稿，核稿人有权退回拟稿部门重新修改，必要时可要求提供政策依据或补充材料。

签发实行分级负责制：一般性事务性文件由分管负责人签发；重要政策、规范性文件、涉及重大资金或人事调整的文件，需经单位领导班子会议审议通过后由主要负责人签发；联合发文需经所有联署单位负责人签发。签发人需认真审阅文稿，签署明确意见（“同意印发”或具体修改意见）及姓名、日期，不得圈阅代替签发。

复核由办公室在签发后实施，重点检查审批手续是否完备（签发人、会签人签字齐全）、内容是否与签发稿一致（无擅自修改）、格式是否规范（标点、字体、字号、段落间距符合要求）、附件是否齐全（与正文标注一致）。复核通过后，方可进入登记环节；发现问题的，退回承办部门修改并重新复核。

登记时需填写《发文登记薄》，记录文件标题、文号、密级、印制份数、签发人、成文日期、发送范围等信息，电子登记同步至OA系统。文号编制遵循“单位代字+年份+序号”规则（如XX〔2023〕1号），序号按年度流水编排，不得重号、漏号。

印制由办公室统一安排，使用单位指定文印设备或合作印刷机构。印制前需再次核对清样，确保与复核稿一致；印制过程中需控制质量，做到版面整洁、字迹清晰、装订整齐（骑马订或胶订，无脱页、倒页）。密件需在单位内部文印室印制，禁止外送；急件需优先安排，确保按时完成。

核发时需按发送范围分装，普通文件通过邮政、快递或OA系统发送，密件通过机要渠道传递。分装前需核对份数、收件单位及地址，填写《文件发送记录》，记录发送时间、方式、收件人等信息。发送后需跟踪送达情况，重要文件要求收件单位签收确认，回执留存备查。

三、归档管理要求

归档范围包括本单位收文的原件、《收文处理单》、承办过程记录、答复材料；发文的定稿（签发稿）、正