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公司内部文件格式标准规范

为统一公司内部文件格式标准，提升文件制发规范性、专业性与可读性，保障信息传递效率与质量，结合日常办公实际需求，制定本文件格式规范。本规范适用于公司各部门、各分支机构制发的所有正式文件，包括但不限于通知、通报、报告、请示、批复、函件、纪要、制度、方案等书面载体（含电子文档）。非正式便签、临时性记录等可参照执行，不作强制要求。

一、基本要求

文件内容应坚持“准确、简洁、规范”原则，表述需逻辑清晰、重点突出，避免模糊歧义或冗余表述。语言风格需符合公文体要求，使用书面化、标准化汉语，禁用方言、网络用语或生僻词汇（行业通用专业术语除外）。涉及数据、时间、名称等关键信息时，须核对无误，确保与原始资料一致；引用外部文件或制度时，应注明文件全称及发文字号（如“《XX公司绩效考核管理办法》（XX〔2023〕15号）”）。

二、文字格式规范

（一）字体与字号

正文主体字体统一使用“微软雅黑”或“宋体”（电子文档优先推荐“微软雅黑”，印刷文档可根据排版需求选择“宋体”），字号为小四（12磅）。标题层级按重要性区分，具体如下：

1.一级用于文件核心章节划分（如“一、总则”“二、管理职责”），字体加粗，字号小四（12磅），与正文间空1行；

2.二级用于一级标题下的细分内容（如“（一）组织架构”“（二）工作流程”），字体不加粗，字号小四（12磅），与上级标题间空0.5行；

3.三级用于具体条款或说明（如“1.数据收集”“2.审核标准”），字体不加粗，字号小四（12磅），与上级标题连续排列，无空行；

4.正文内容：非标题类文字均采用常规字体（不加粗），字号小四（12磅）；

5.特殊标注：需强调的关键信息（如重点要求、例外说明）可使用字体加粗，禁止使用斜体、下划线或其他特殊格式。

（二）段落与间距

所有段落首行缩进2字符（电子文档可通过“段落”设置调整，印刷文档需手动控制）。段落内文字行间距统一为1.5倍行距，段与段之间空0.5行（即段前、段后各0.25行）。标题与后续正文段落间空1行（如一级标题后空1行再开始正文），确保层次分明。

（三）标点与数字

1.标点符号：严格遵循《标点符号用法》（GB/T15834-2011），禁止使用全角“.”代替句号，禁止在句末省略标点（如“请各部门落实”需标注句号）。并列词语间使用顿号（“、”），并列分句间使用分号（“；”），引用完整句子时使用双引号（“”），注释说明使用括号（（））。

2.数字使用：计量、编号、年份、百分比等需使用阿拉伯数字（如“500万元”“2023年”“30%”）；表示概数或定型的词、词组、成语时使用汉字（如“三至五天”“十四五规划”“四面八方”）。年份需写全（如“2023年”不可简写为“23年”），日期格式统一为“YYYY年MM月DD日”（如“2023年10月25日”）。

三、页面排版规则

（一）页边距与页码

电子文档默认页边距设置为：上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右3cm；印刷文档可根据纸张大小微调（A4纸默认同电子文档设置）。页码统一位于页面底部居中位置，使用阿拉伯数字（如“1”“2”），首页不显示页码，从第二页起标注。

（二）页眉与页脚

正式文件需添加页眉，内容为“XX公司内部文件”（可根据文件类型调整，如“XX公司行政文件”“XX公司技术文件”），字体为小五（9磅），颜色为黑色，居中显示，与正文顶部间距1.5cm。页脚可根据需要标注文件密级（如“内部公开”“机密”），字体、字号与页眉一致，居右显示，无特殊要求时页脚可不填。

（三）落款与日期

文件落款需注明制发部门全称（如“XX公司综合管理部”），若为多部门联合制发，按部门层级从高到低排列（如“XX公司战略发展部、人力资源部、财务部”），部门间用顿号分隔。落款与正文末行空2行，字体、字号与正文一致。日期位于落款下方，空1行，格式为“YYYY年MM月DD日”（如“2023年10月25日”），与落款对齐。

四、附件格式要求

（一）附件标识

文件包含附件时，需在正文末行（或落款上方）标注“附件：”，后接附件名称列表。附件名称需完整、准确，与附件内容一致，若有多个附件，需按重要性或逻辑顺序编号（如“附件：1.XX部门月度报表；2.会议签到表”）。“附件：”字体加粗，字号小四（12磅），与正文间空1行；附件名称字体、字号与正文一致，换行时首行缩进2字符。

（二）附件内容

附件需与主文件一并制发，格式、字体、字号、排版规则与主文件保持一致。若附件为表格、图表等特殊形式，需在附件内标注标题（如“表1-1：2023年第三季度销售数据统计表”），标题字体加粗，字号小四（12磅），位于表格/图表上