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境外公司费用报销制度及流程(律师审核备注版)

为规范境外公司费用管理，明确报销标准与流程，防范财务风险，保障公司资金安全及合规运营，结合境外公司实际业务场景及所在国法律法规要求，制定本制度。本制度经公司法律顾问审核，重点强化法律合规性条款，确保与所在国税法、会计法、反洗钱及反贿赂法规相衔接。

一、适用范围与基本原则

本制度适用于公司设立的境外子公司、分公司、办事处（以下统称“境外机构”），以及因工作需要在境外开展业务的全体员工（含全职员工、外派人员、借调人员及经审批的临时聘用人员）。

费用报销遵循以下原则：

1.真实性原则：所有报销费用须为实际发生的与公司业务直接相关的支出，禁止虚报、冒领或拆分费用。报销人应对费用真实性、合理性负直接责任，提供完整、清晰的证明材料。

2.合规性原则：费用报销须符合境外机构所在国（地区）的税法、会计法及外汇管理规定，同时遵守中国母公司的财务管理制度。涉及税务代扣代缴、外汇申报等事项的，须按当地法规履行义务。

3.及时性原则：费用应在发生后30个自然日内提交报销申请（因特殊情况超期的，需书面说明原因并经部门负责人及财务负责人审批），避免跨年度报销影响财务核算准确性。

4.预算控制原则：费用报销须在经审批的预算额度内执行，超预算或无预算费用需提前履行预算追加审批程序，未经批准的超支部分不予报销。

二、费用报销类别及标准

境外机构费用按业务性质分为以下七类，各类费用报销标准结合所在国物价水平、行业惯例及公司预算制定，具体如下：

（一）差旅费用

指员工因公务出差（含境内外往返及境外当地出差）产生的交通、住宿、餐饮及其他相关费用。

-交通费：包括国际/地区间机票、境外当地交通费（出租车、公共交通、租车等）。机票须选择经济舱（高管可乘坐商务舱），需提供行程单、登机牌及支付凭证；境外当地交通费需注明行程路线及事由，出租车费用需提供机打发票（无发票的需提供付款记录及手写收据，由报销人签字确认）。

-住宿费：按出差地标准执行（如美国一线城市不超过200美元/晚，东南亚国家不超过80美元/晚），需提供酒店入住确认单、发票及付款记录（信用卡账单或银行转账凭证）。多人同住的，需注明同行人姓名及职务。

-餐饮费：实行限额补贴制（如欧美地区80美元/天，亚洲地区50美元/天），无需提供餐饮发票，但需在报销单中注明用餐日期、地点及陪同人员；如因业务需要宴请客户，按“业务招待费”标准执行。

-其他杂费：包括行李托运费、签证费、保险费等，需提供相关票据及费用说明（如签证费需附签证页复印件）。

（二）办公费用

指境外机构日常运营所需的办公消耗品及服务支出。

-日常办公品：包括文具、打印纸、墨盒等，单次采购金额超过500美元需提供采购清单及供应商报价单，低于500美元可凭收据报销（需注明物品明细）。

-办公设备及租赁：电脑、打印机等固定资产采购需经总部审批，提供采购合同、验收单及发票；办公场地租赁需提供租赁合同（需经法务审核）、租金支付凭证及物业管理费发票。

-软件及服务订阅：包括办公软件（如Microsoft365）、数据服务（如Bloomberg）等，需提供订阅合同、付款记录及服务开通证明，年费超过1000美元需提前报总部备案。

（三）业务招待费

指为维护客户关系、拓展业务产生的宴请、礼品及其他接待费用。

-宴请费用：单次人均标准不超过150美元（含酒水），需注明宴请对象姓名、职务、所属公司及事由，提供餐厅发票及付款记录（如通过第三方平台支付，需截取订单详情）。

-礼品费用：单次礼品金额不超过300美元，需提供礼品清单（含礼品名称、数量、单价）、购买发票及受赠人签收记录（需注明受赠人联系方式，境外客户可提供邮件确认）。禁止赠送现金、有价证券或奢侈品（如珠宝、名表）。

-其他接待费用：包括客户交通（租车、机票）、住宿等，需与业务直接相关，费用标准参照公司差旅标准执行，需额外提供客户行程安排及接待目的说明。

（四）会议费用

指境外机构组织或参与的各类会议、培训、论坛产生的费用。

-场地及设备租赁：需提供租赁合同、场地平面图（标注会议用途）及付款凭证，费用超过2000美元需附3家以上供应商比价单。

-参会费用：包括注册费、资料费等，需提供会议邀请函、注册确认邮件及发票（如为电子发票需打印并签字）。

-其他费用：会议餐饮、茶歇等按实际发生额报销，需提供明细清单及发票，人均标准不超过50美元/场。

（五）通讯费用

指境外机构固定电话、移动电话及网络服务费用。

-个人移动话费：仅报销与业务相关的国际漫游费及本地通话费，需提供话费账单（标注业务通话时长及对象），月度