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化妆品及日用百货进货查验制度与查验记录制度

第一章总则

第一条制度目的

为加强本企业化妆品及日用百货采购环节的质量安全管理，规范进货查验与记录行为，确保所采购商品符合法律法规要求和质量标准，保障消费者合法权益，建立可追溯的商品质量管控体系，维护企业正常经营秩序，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本企业所有化妆品及日用百货的采购进货查验、相关证明文件审核、查验记录的填写、归档、保管及追溯等工作。其中化妆品包括普通化妆品、特殊化妆品、进口化妆品等各类化妆品；日用百货包括洗漱用品、家居清洁用品、针纺织品、塑料制品、五金工具等各类日常消费品。

第三条核心原则

1.合法合规原则：严格遵守《化妆品监督管理条例》《流通领域商品质量监督管理办法》等相关法律法规及强制性国家标准要求；2.全流程管控原则：覆盖供应商筛选、资质审核、到货查验、记录归档全环节；3.可追溯原则：确保进货查验记录真实、完整、准确，实现商品来源可查、去向可追；4.责任明晰原则：明确各部门及岗位在进货查验与记录工作中的职责，确保责任落实到人。

第二章职责分工

第四条采购部门

1.负责筛选合格供应商，建立并更新供应商档案，与供应商签订包含质量保证条款的采购合同；2.按要求向供应商索取完整的资质证明文件及产品合格证明材料，确保资料真实有效；3.配合质量管理部门开展进货查验工作，对查验中发现的质量问题、资质不符等情况，及时与供应商协商处理（如退货、换货等）；4.及时将采购信息同步至仓库管理部门及质量管理部门，确保查验工作有序衔接。

第五条质量管理部门

1.制定并完善进货查验的具体标准、操作流程及记录规范，组织相关岗位人员培训；2.负责审核供应商资质证明文件、产品注册/备案信息（化妆品适用）、检验合格证明等资料的有效性与完整性；3.组织开展到货商品的质量查验工作，判定商品是否合格，出具查验结论；4.负责监督查验记录的填写质量，定期审核查验记录，确保记录规范、可追溯；5.对查验中发现的不合格商品提出处理意见，跟踪处理进度，确保问题妥善解决。

第六条仓库管理部门

1.负责商品到货后的初步核对，包括送货单与采购合同的信息一致性（商品名称、规格、数量、批号等）；2.协助质量管理部门开展外观查验、包装检查等工作，提供必要的查验场地与设备；3.对查验合格的商品办理入库手续，对不合格商品进行单独标识、隔离存放，防止与合格商品混淆；4.负责查验记录及相关凭证的收集、整理、归档与保管，确保记录完整留存；5.定期对库存商品进行清查，发现近效期、变质、破损等问题及时上报质量管理部门。

第七条其他相关部门

销售部门、财务部门等相关部门应配合采购、质量、仓库管理部门做好进货查验与记录工作，销售部门及时反馈销售环节发现的商品质量问题，财务部门在付款审核时核对查验合格证明及记录完整性。

第三章进货查验制度

第八条供应商资质查验

采购部门在采购前必须查验供应商以下资质证明文件，经质量管理部门审核通过后方可开展采购：1.通用资质：供应商营业执照副本复印件（加盖公章），确保供应商具备合法经营资格；2.生产/经营资质：生产企业需提供生产许可证复印件（化妆品、需生产许可的日用百货适用），经营企业需提供经营许可证复印件（如需）；3.产品专属资质：（1）化妆品：普通化妆品需提供备案凭证复印件，特殊化妆品需提供注册证复印件；进口化妆品需额外提供出入境检验检疫合格证明复印件、中文标签及说明书相关证明材料；（2）日用百货：对实行生产许可证或强制性产品认证制度的商品（如电器、压力容器等），需查验许可证或认证证书复印件；4.其他材料：供应商质量承诺书、近期产品检验合格报告等。

第九条商品到货查验内容

商品到货后，由质量管理部门牵头，仓库管理部门配合，按以下内容开展逐批查验，化妆品需验收到最小包装：

（一）通用查验项目

1.信息一致性核对：核对商品名称、规格、型号、数量、生产批号/生产日期、保质期等信息与采购合同、送货单、合格证明文件是否一致；2.包装与标识查验：检查商品包装是否完好，无破损、变形、污染等情况；包装标识是否清晰、规范，包含必要信息（商品名称、生产厂家名称及地址、生产日期/保质期、执行标准号等）；3.合格证明查验：核对产品出厂检验合格证明原件或复印件，确保每批次商品均有合格证明；4.近效期管控：对限期使用的商品，查验生产日期及保质期，化妆品有效期在1年内、购进已超过生产日期6个月的，除特殊需求外一律拒收；其他日用百货近效期商品（距失效日期不足3个月）应严格管控，非必要不入库。

（二）化妆品专项查验项目

1.注册/备案信息核对：查验商品标签标注的注册证编号或备案编号与供应商提供的注册/