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汽车租赁公司档案管理服务办法

第一章总则

第一条为规范汽车租赁公司档案管理工作，保障档案完整、安全与有效利用，提升运营效率和客户服务质量，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合汽车租赁行业特点及公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指公司在经营管理、业务服务、车辆运营等活动中形成的具有保存价值的各类记录，包括纸质文件、电子数据、声像资料等，具体涵盖客户信息档案、车辆管理档案、业务合同档案、运营记录档案及行政综合档案五大类。

第三条档案管理遵循“集中统一、分类管理、安全保密、方便利用”原则，实行“谁形成、谁负责”的归档责任制，确保档案全生命周期管理规范有序。

第四条本办法适用于公司总部及各分支机构的档案管理活动，全体员工须遵守本办法相关规定。

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第二章档案分类与归档

第五条档案分类标准如下：

（一）客户信息档案：包括客户身份证明（身份证、营业执照等）、驾驶资格证明（驾驶证、从业资格证等）、信用记录（征信报告、历史违约记录）、租赁合同履约记录（租金支付、车辆归还状态）等；

（二）车辆管理档案：涵盖车辆基本信息（行驶证、登记证书）、保险资料（交强险、商业险保单及赔付记录）、维修保养记录（维修合同、零部件更换清单、检测报告）、事故处理记录（事故责任认定书、赔偿协议）、违章处理记录（违章通知、罚款缴纳凭证）等；

（三）业务合同档案：包含租赁合同（标准版、特殊条款版）、补充协议（租期变更、费用调整等）、担保合同（第三方担保书、抵押协议）、解约协议（提前终止合同证明）等；

（四）运营记录档案：包括调度日志（车辆分配、出车/还车时间）、客服记录（咨询、投诉、建议处理单）、市场活动资料（推广方案、客户反馈、效果评估报告）、财务凭证（租金收据、费用报销单、发票存根）等；

（五）行政综合档案：涉及公司制度（管理办法、操作流程）、人事资料（员工档案、培训记录）、会议记录（股东会、管理层会议纪要）、资质文件（营业执照、行业许可证、荣誉证书）等。

第六条归档要求：

（一）归档范围：凡属本办法第五条规定的档案类型，且反映公司经营活动真实过程、具有查考利用价值的文件材料，均须归档；

（二）归档时间：

1.客户信息档案：租赁合同签订后3个工作日内完成归档；合同履约完成（车辆归还、费用结清）后10个工作日内补充完善最终记录；

2.车辆管理档案：车辆购入后5个工作日内归档基础信息；维修保养、事故处理等动态记录于事件结束后7个工作日内归档；

3.业务合同档案：合同签订后2个工作日内归档原件；补充协议、解约协议等同于主合同管理；

4.运营记录档案：调度日志、客服记录按日整理，每月末5个工作日内归档；市场活动资料于活动结束后15个工作日内归档；财务凭证按月整理，年度终了后30个工作日内归档；

5.行政综合档案：制度文件自发布之日起3个工作日内归档；人事资料于员工入职/离职后5个工作日内归档；会议记录于会议结束后3个工作日内归档；

（三）归档质量：

1.纸质档案须内容完整、签字盖章齐全、字迹清晰，禁止使用易褪色书写材料；

2.电子档案须以通用格式（PDF、JPG、DOCX等）存储，重要文件须同时保存原格式（如合同扫描件与Word版）；

3.声像档案（照片、视频）须标注时间、地点、事件描述及相关人员信息；

4.归档时须填写《档案移交清单》，经移交人、接收人双方签字确认。

第七条电子档案管理：

（一）建立电子档案管理系统，与业务系统（如租赁管理平台、财务系统）对接，实现档案自动采集与分类；

（二）电子档案须同步备份至公司服务器与云端存储，重要档案（如客户合同、车辆产权证明）实行“双备份”，备份周期不超过7天；

（三）电子档案元数据（如创建时间、修改人、访问记录）须完整记录，确保可追溯。

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第三章档案保管与安全

第八条档案保管责任部门：公司行政部为档案管理统筹部门，设专职档案管理员；各业务部门（租赁部、车辆管理部、财务部）设兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理与预归档。

第九条档案保管设施：

（一）设立独立档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗设施（如灭火器、除湿机、防虫剂、监控摄像头、门禁系统）；

（二）档案库房温度控制在14-24℃，相对湿度45-60%；

（三）电子档案存储设备须符合国家信息安全标准，禁止接入互联网公共网络；

（四）声像档案（如硬盘、光盘）须单独存放，定期检测读取性能。

第十条档案保管期限：

（一）永久保存：公司章程、营业执照、重要合同（如长期战略合作协议）、重大事件记录（如行业荣誉、法律诉讼终审判决）；

（二）30年保存：客户租赁合同（含补充协议）、车辆产权证明、员工人事档案（含离职后记录）、年度财务报表；

（三）10年保存：调度日志、客服记录、日常维修保养记录、一般性会议纪要；

（四）5年保存：临时活动资