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汽车租赁公司租赁耗材采购细则

第一章总则

第一条目的

为规范汽车租赁公司租赁耗材采购行为，保障采购质量与供应效率，降低运营成本，维护公司合法权益，结合行业特点与企业实际需求，制定本细则。本细则通过明确采购全流程管理要求，强化各环节责任约束，确保租赁耗材采购工作科学、规范、透明，为公司车辆运营、客户服务及日常管理提供稳定物资保障，助力企业高质量发展。

第二条适用范围

本细则适用于公司总部及各分支机构租赁业务相关耗材的采购管理，涵盖清洁维护类、维修保养类、标识物料类、应急工具类等直接或间接服务于租赁车辆及客户的消耗性物资采购活动。

第三条基本原则

1.按需采购：以实际业务需求为导向，结合历史消耗数据与运营计划，合理制定采购计划，避免超量采购或物资积压。

2.质量优先：严格把控耗材质量标准，优先选择符合行业认证、性能稳定、安全可靠的产品，保障租赁车辆使用安全与客户服务体验。

3.成本控制：通过集中采购、比价议价、供应商优化等方式，降低采购综合成本，提升资金使用效率。

4.合规透明：采购流程需符合国家法律法规及公司内部管理制度，关键环节公开可追溯，杜绝违规操作与利益输送。

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第二章租赁耗材分类与目录管理

第四条耗材分类标准

结合租赁业务实际需求，租赁耗材分为以下四类：

1.清洁维护类：用于租赁车辆日常清洁、内饰保养的消耗品，包括玻璃水、内饰清洁剂、轮胎护理剂、车用毛巾、空气清新剂等。

2.维修保养类：车辆维修与常规保养所需配件及耗材，包括机油、机滤、空滤、空调滤、刹车油、防冻液、雨刮片等。

3.标识物料类：用于车辆标识、客户服务的物料，包括租赁车辆专用车贴（含企业LOGO、服务电话）、租赁合同（含电子及纸质版）、客户验车单、车辆检查记录表等。

4.应急工具类：保障车辆行驶安全与客户应急需求的工具及消耗品，包括车载灭火器、三角警示牌、急救包（含创可贴、纱布等）、搭电线、充气泵等。

第五条采购目录动态管理

1.基础目录编制：由采购部牵头，联合运营部、维修部、客服部等部门，根据业务需求编制《租赁耗材采购基础目录》（以下简称“目录”），明确各类耗材的名称、规格型号、技术参数、参考品牌及最低质量标准。

2.目录更新机制：目录每年12月进行一次全面修订，结合年度消耗数据、客户反馈、产品升级等因素调整条目；如遇新产品上市、旧产品停产或质量标准更新等特殊情况，可由使用部门提出申请，经采购部审核、分管领导批准后，于10个工作日内完成目录临时更新。

3.目录使用要求：所有采购活动须以目录为依据，未列入目录的特殊耗材需单独提交采购申请，经使用部门负责人、采购部负责人及分管领导三级审批后方可采购。

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第三章采购需求管理

第六条需求提报流程

1.月度计划提报：各使用部门（含运营部、维修部、客服部等）应于每月25日前，根据下月业务量预测、库存余额及历史消耗数据，填写《月度耗材采购需求表》（附件1），经部门负责人审核后提交至采购部。

2.临时需求提报：因突发业务增量（如节假日租赁高峰）、车辆突发故障（需紧急更换维修耗材）或其他不可预见因素产生的临时采购需求，使用部门需填写《临时耗材采购申请表》（附件2），注明需求原因、数量及紧急程度，经部门负责人签字后，于2个工作日内提交采购部；单次临时采购金额超过5000元的，需额外经分管领导审批。

第七条需求审核与汇总

1.使用部门复核：采购部接收需求表后，应于3个工作日内与使用部门核对需求细节（包括规格型号、数量、技术参数等），确认是否存在重复提报或超量需求。

2.库存核查：采购部需结合仓储部提供的《库存动态表》，核查现有库存是否可满足部分需求；可调用库存的，需在需求表中标注“调库”并扣减采购数量。

3.需求汇总与审批：采购部汇总审核通过的月度需求与临时需求，编制《月度采购计划汇总表》（附件3），经采购部负责人签字后，提交分管领导审批；审批通过后，作为当月采购执行依据。

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第四章供应商管理

第八条供应商准入标准

1.资质要求：供应商须具备独立法人资格，持有有效的营业执照、税务登记证（或“多证合一”证件）；经营维修保养类耗材的供应商需提供产品质量认证（如ISO9001、3C认证等）；经营应急工具类耗材的供应商需提供产品检测报告（如灭火器的消防产品认证）。

2.服务能力：供应商需具备稳定的供货能力，常规耗材交货周期不超过7个自然日（紧急采购不超过3个自然日）；提供至少1年的售后质保期（维修保养类耗材质保期不低于2年），并承诺对质量问题产品无条件退换。

3.价格竞争力：供应商报价需低于市场平均价（以第三方平台或行业协会公布的价格指数为参考），且支持批量采购折扣（单次采购金额超过2万元的，折扣率不低于5%）。

第九条供应商引入流程

1.信息收集：采购部通过行业展会、供应商推荐、网络平台等渠道收集潜在供应商信息，初步