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跑步俱乐部行政后勤管理办法

第一章总则

第一条为规范跑步俱乐部行政后勤管理工作，提升服务效能，保障俱乐部日常运营与活动开展的安全性、规范性和高效性，切实维护会员权益，促进跑步运动健康发展，结合俱乐部实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于俱乐部行政后勤部门及相关岗位人员，涵盖物资管理、场地运维、安全保障、财务支持、信息化服务等全流程管理工作。

第三条行政后勤管理遵循以下原则：

（一）服务导向原则：以会员需求为核心，以支撑俱乐部业务开展为目标，强化服务意识，提升响应效率；

（二）规范高效原则：建立标准化流程，明确岗位职责与操作规范，避免管理漏洞，降低运行成本；

（三）安全优先原则：将人员安全、场地安全、物资安全置于首位，完善风险防控机制；

（四）节约资源原则：合理配置资源，杜绝铺张浪费，倡导绿色低碳管理理念。

第二章组织架构与岗位职责

第四条俱乐部行政后勤部门设部门负责人1名，下设综合管理组、物资保障组、场地运维组、安全督导组4个专项工作组，各组设组长1名、专员若干名，实行分级管理、责任到人。

第五条部门负责人职责：

（一）统筹行政后勤全局工作，制定年度工作计划与预算，监督各项制度执行；

（二）协调跨部门协作，对接俱乐部管理层及外部合作单位（如场地提供方、供应商等）；

（三）审批重大物资采购、场地租赁、安全预案等事项；

（四）组织开展员工培训与考核，提升团队专业能力。

第六条综合管理组职责：

（一）负责文件档案管理，包括制度修订、会议记录、会员服务档案归档等；

（二）统筹行政类事务，如办公用品采购、车辆调度（如有）、对外接待等；

（三）对接信息化系统运维，保障OA办公平台、会员管理系统等正常运行；

（四）编制行政后勤类报表（如物资消耗表、场地使用表），定期向管理层汇报。

第七条物资保障组职责：

（一）负责俱乐部物资全生命周期管理，包括采购申请、验收登记、库存盘点、报废处置；

（二）建立物资台账，动态更新物资种类、数量、存放位置及使用状态；

（三）根据活动需求（如赛事、训练课）提前筹备物资，确保供应及时；

（四）监督物资领用与归还，杜绝私用或浪费行为。

第八条场地运维组职责：

（一）管理俱乐部固定场地（如办公区、训练馆、更衣室、仓库）及临时活动场地（如户外赛道、合作公园）；

（二）负责场地日常清洁、设备维护（如跑步机、音响、急救箱）、设施检查（如照明、消防器材）；

（三）协调场地租赁或合作事宜，提前完成布场（如标识布置、补给点设置）与撤场（如垃圾清理、设备回收）；

（四）记录场地使用情况，统计高峰时段与闲置资源，优化场地利用率。

第九条安全督导组职责：

（一）制定安全管理制度与应急预案（如中暑、摔倒、火灾等场景），定期组织演练；

（二）开展日常安全检查，涵盖用电安全、消防通道畅通、防疫措施落实（如消毒、物资储备）等；

（三）监督活动执行中的安全操作，如训练课的热身指导、赛事的路线警戒；

（四）受理安全投诉与事故上报，协同相关部门完成调查与责任认定。

第三章物资管理

第十条物资分类：

（一）消耗品：指一次性或短周期使用物资，如饮用水、能量胶、打印纸、消毒液等；

（二）固定资产：指单价500元以上、使用周期1年以上的物资，如跑步机、音响设备、办公电脑等；

（三）活动专用物资：指仅用于特定活动的物资，如赛事号码布、计时芯片、宣传物料等。

第十一条采购管理：

（一）需求提报：各部门需提前10个工作日提交《物资采购申请表》，注明名称、数量、用途及预算；

（二）审批流程：消耗品单次采购金额500元以下由物资保障组组长审批，500-2000元由部门负责人审批，2000元以上需报俱乐部管理层审批；固定资产采购须附可行性报告，经管理层会议审议通过；

（三）供应商管理：建立供应商名录，优先选择资质齐全、信誉良好的合作方，大宗商品（如训练器材）需通过比价或招标确定；

（四）验收登记：物资到货后，由物资保障组与使用部门共同验收，核对数量、质量及相关凭证，填写《物资验收单》并录入台账。

第十二条库存管理：

（一）分类存放：消耗品按品类分区，固定资产标注使用部门及责任人，活动物资按赛事/活动名称单独保管；

（二）定期盘点：每月25日前完成消耗品盘点，每季度末完成固定资产盘点，核对台账与实物，形成《盘点报告》；

（三）报废处置：固定资产因损坏或淘汰需报废的，由使用部门提交《报废申请》，经技术鉴定后由物资保障组统一处理（可回收物资优先回收，不可回收物资按环保要求丢弃）；消耗品过期或损坏的，经组长确认后登记核销。

第十三条领用与归还：

（一）消耗品领用：使用人填写《物资领用单》，经部门负责人审批后到仓库领取，单次领用量不超过1个月使用需求；

（二）固定资产借用：需填写《借用申请》，注明借用期限、用途，经部门负责人审批后登记领取，归还时需经物资保障组检查完好性；