人民医院物资领用网络化管理制度.docxVIP

人民医院物资领用网络化管理制度

为规范医院物资领用管理流程，提升物资管理效率与透明度，保障医疗、教学、科研及后勤服务等工作的顺利开展，结合医院信息化建设实际，制定本制度。本制度适用于医院各临床科室、医技科室、行政职能部门及后勤保障部门（以下统称“领用部门”）对医疗耗材、办公物资、后勤物资（含药品类物资按医院药事管理相关制度执行）的领用管理活动。

一、管理职责划分

（一）物资管理部门职责

物资管理部门为医院物资领用网络化管理的核心执行部门，负责统筹物资全流程管理。具体包括：

1.建立并维护物资基础信息库，涵盖物资名称、规格型号、单位、分类（医疗耗材/办公物资/后勤物资）、存储位置、安全库存阈值等基础数据，确保信息准确、完整、可追溯；

2.审核各领用部门提交的物资领用申请，根据库存情况、历史领用数据及科室实际需求，判定申请合理性；

3.负责物资入库、出库的系统操作与实物管理，定期组织库存盘点（每月至少一次全面盘点，医疗高值耗材每周抽盘），确保系统库存与实物一致；

4.对物资领用数据进行统计分析，生成月度/季度领用趋势报告，为采购计划制定、成本控制及物资优化配置提供数据支持；

5.协同信息管理部门优化物资管理系统功能，及时反馈使用过程中发现的问题并推动解决。

（二）信息管理部门职责

信息管理部门负责物资管理系统的技术支撑与运维保障，具体职责包括：

1.确保物资管理系统与医院HIS系统、财务系统、OA系统等实现数据互联互通，保障领用申请、审批、出库、成本核算等环节的信息同步；

2.定期对系统进行安全检测与漏洞修复，设置数据加密、访问控制、操作日志等安全机制，防止数据泄露或篡改；

3.为各部门提供系统操作培训（新员工入职培训必选内容，老员工每半年复训一次），编制《物资管理系统操作手册》并动态更新；

4.实时监控系统运行状态，对异常操作（如同一账号短时间内重复提交超量申请、非工作时间高频登录等）进行预警并记录，及时排查系统故障。

（三）领用部门职责

各领用部门为物资领用的直接责任主体，具体职责包括：

1.指定1-2名物资管理员（需经医院统一培训并考核合格），负责本部门物资领用申请的发起、审核及领用后实物管理；

2.严格按照“按需申请、合理领用”原则，通过物资管理系统提交领用申请，确保申请内容（物资名称、规格、数量、用途）与实际需求一致；

3.对已审批通过的领用申请，由部门物资管理员或授权人员（需在系统中备案）持本人工牌到仓库现场领取物资，核对实物与系统生成的《物资领用单》无误后签字确认；

4.建立部门内部物资使用台账，记录物资领用时间、数量、使用人及消耗情况（医疗高值耗材需关联患者信息，按医院患者隐私保护制度执行），避免物资积压或浪费；

5.定期（每月最后一个工作日）对本部门物资使用情况进行自查，形成《部门物资使用报告》并上传至系统，接受物资管理部门与审计部门的监督检查。

（四）财务部门职责

财务部门负责物资领用的成本核算与监督，具体职责包括：

1.基于物资管理系统的领用数据，按月统计各部门物资消耗成本，纳入科室绩效考核指标；

2.对超预算领用、非合理领用（如连续3个月同一物资领用数量超历史均值20%且无合理解释）进行预警，协同物资管理部门追溯原因并提出整改建议；

3.参与物资采购预算编制，结合领用数据分析结果，优化采购资金分配，降低库存占用成本。

（五）审计部门职责

审计部门负责对物资领用全流程进行合规性审计，具体包括：

1.定期（每季度一次）抽查物资领用申请、审批、出库及使用记录，核查系统操作日志与实物台账的一致性；

2.对异常领用行为（如无审批流程直接领用、领用数量与实际需求严重不符等）开展专项审计，提出整改意见并跟踪落实；

3.参与物资管理系统功能优化评估，确保系统流程符合内控要求。

二、物资管理系统功能模块

医院物资管理系统（以下简称“系统”）基于B/S架构开发，具备多端访问（PC端、移动端）功能，主要包含以下核心模块：

（一）领用申请审批模块

1.申请录入：领用部门物资管理员登录系统，选择“物资领用申请”功能，填写申请单。需填写内容包括：申请部门、申请人、申请日期、物资名称（从系统物资库中选择，禁止手动输入）、规格型号、申请数量、预计使用时间、用途说明（医疗耗材需注明使用科室/患者类型，办公物资需注明使用项目，后勤物资需注明使用场景）。

2.多级审批：申请提交后，系统自动推送至审批流程。审批层级根据物资类别及数量设置：

-医疗耗材：单价≤500元或单次领用数量≤10件，由科室负责人审批；单价＞500元或单次领用数量＞10件，需经科室负责人