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深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南(2025年版)

建设工程文件是工程建设活动的真实记录，是城市建设发展的重要信息资源，也是工程维护、改建、扩建及应急处置的基础依据。为规范深圳市建设工程文件归档与档案验收移交工作，提升档案管理质量，保障档案完整、准确、系统，结合国家及地方相关法律法规、标准规范，制定本指南。本指南适用于深圳市行政区域内新建、扩建、改建的房屋建筑、市政基础设施、交通工程、水利工程等建设工程的文件归档与档案验收移交工作，涉及保密内容的建设工程需同时遵守国家保密规定。

一、归档范围与分类要求

建设工程文件归档范围涵盖工程建设全过程形成的具有保存价值的各种形式文件，包括纸质文件、电子文件、声像文件及实物文件。具体分为以下八大类：

1.前期准备文件：包括项目建议书、可行性研究报告及审批文件，规划选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证及其附件附图，国有土地使用证或不动产权证书，环境影响评价文件及审批意见，施工图设计文件审查合格书，招投标文件（含勘察、设计、施工、监理及重要设备材料采购），合同文件（含各类承包合同、监理合同、检测合同等），建设工程施工许可证等。

2.勘察设计文件：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告及附图，测量成果报告，初步设计文件（含设计说明书、图纸及概算），技术设计文件（需技术设计阶段的项目），施工图设计文件（含建筑、结构、给排水、电气、暖通、消防等专业图纸及设计变更），设计交底与图纸会审记录，设计变更通知单及技术核定单等。

3.施工文件：施工组织设计（方案）及审批记录，施工现场管理文件（如开工报告、复工报告、施工日志），原材料、构配件、设备进场检验记录（含质量证明文件、复试报告），施工试验记录（如混凝土试块、砂浆试块强度试验，钢筋连接试验），隐蔽工程验收记录（含地基验槽、管线预埋、防水工程等），分部分项工程质量验收记录，施工测量记录（含定位放线、沉降观测、变形监测），功能性试验记录（如管道闭水试验、设备试运行），施工安全与文明施工文件（如安全技术交底、事故处理记录）等。

4.监理文件：监理规划、监理实施细则，监理日志、监理月报，监理通知单及回复单，平行检验记录、见证取样检测记录，分部工程验收审核记录，工程质量评估报告，监理工作总结等。

5.竣工验收文件：建设工程竣工验收报告（含各专项验收意见，如消防、人防、规划、环保、档案等），工程质量监督报告，竣工结算文件，工程竣工图（含综合竣工图、专业竣工图及变更说明），工程档案预验收意见等。

6.电子文件：包括各阶段形成的电子图纸（如CAD、BIM模型）、电子表格、电子文档（如PDF、OFD格式），以及音视频资料（如现场施工录像、关键节点影像）。电子文件需与纸质文件内容一致，并包含完整的元数据（如工程名称、文件编号、形成时间、责任人、格式版本等）。

7.声像文件：重点记录工程开工、基础施工、主体封顶、竣工仪式等关键节点，隐蔽工程施工过程，重大技术方案实施，质量安全事件处置等场景，需标注时间、地点、事由、拍摄人等信息。

8.实物文件：具有保存价值的工程材料样品（如新型建材、特殊工艺构件）、重要会议纪念品、标志性工程实体模型等，需附文字说明其来源、用途及保存意义。

文件分类应遵循《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）及《深圳市城建档案分类大纲》，结合工程实际细化至三级类目，确保分类科学、便于检索。

二、责任主体与职责划分

建设工程文件归档实行“建设单位总负责、参建单位各负其责”的管理机制，各责任主体需明确专人负责档案管理，建立档案管理制度，确保文件形成与工程进度同步、质量与工程要求同步。

1.建设单位：作为归档工作第一责任主体，负责制定项目档案管理方案，明确归档范围、整理标准、时间节点及各参建单位职责；组织召开档案管理协调会，协调勘察、设计、施工、监理等单位文件收集与整理；对各阶段文件进行检查，确保完整、准确、规范；在工程竣工验收前组织档案预验收，预验收合格后向城建档案管理机构申请正式验收；负责汇总、整理全部档案，完成移交工作。

2.勘察、设计单位：按合同约定提交完整的勘察、设计文件，包括原始记录、计算书、图纸及变更文件；对文件的真实性、准确性负责，设计变更需履行审批程序并及时通知相关单位；配合建设单位完成档案检查与验收。

3.施工单位：负责收集、整理施工过程中形成的文件，包括施工记录、试验报告、验收记录等；按分部分项工程同步整理文件，确保与工程实体进度一致；对隐蔽工程、关键工序的影像记录需经监理确认；竣工图需按实际施工情况编制，变更部分标注清晰，签署齐全。

4.监理单位：履行文件审核职责，对施工单位提交的原材料检验、隐蔽验收、分部分项验收等文件进行核查，