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2026年金属制品公司供应商质量约谈管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司与金属原材料、零部件供应商（以下简称“供应商”）的质量约谈工作，及时沟通供应商提供产品的质量问题，明确整改要求与责任，推动供应商提升质量管控能力，保障公司金属制品生产质量与供应链稳定，依据《中华人民共和国产品质量法》《供应商管理体系要求》《采购质量管理规范》等相关法律法规及公司采购与质量管理体系要求，结合公司供应商合作实际（如碳钢、不锈钢、铝合金原材料及冲压件、焊接件等零部件采购），制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有合作供应商（包括合格供应商、试用供应商）因产品质量问题引发的约谈管理活动，涵盖供应商提供产品的入库检验不合格、生产过程中发现的质量缺陷、成品检验关联的供应商质量问题、客户反馈涉及的供应商质量责任等场景，无论问题影响大小，均需按本制度开展约谈工作。

第三条核心定义

供应商质量约谈：指公司针对供应商提供产品存在的质量问题，组织相关部门与供应商代表面对面或通过线上会议形式，沟通质量问题详情、分析原因、明确整改要求与时限、确认后续改进措施的管理过程，是供应商质量管控的重要手段。

约谈等级：根据供应商质量问题的严重程度、发生频次及影响范围划分为三级：

一般约谈：单批次产品入库检验不合格率3%-5%，或首次出现轻微质量缺陷（如表面轻微划痕、尺寸偏差在允许范围边缘），未影响公司生产进度；

重要约谈：单批次产品不合格率5%-10%，或连续2批次出现同类质量问题（如原材料化学成分轻微超标、零部件装配间隙超标），对公司生产造成轻微延误（如需临时调整生产计划）；

严重约谈：单批次产品不合格率10%以上，或出现重大质量缺陷（如原材料力学性能不达标、零部件断裂风险），导致公司生产停滞、成品不合格或客户投诉，造成直接经济损失超过5万元。

第四条管理原则

及时触发原则：供应商质量问题确认后，需在规定时间内启动约谈，避免问题累积导致更大损失（如不合格产品流入生产环节、质量问题重复发生）。

事实导向原则：约谈前充分收集质量问题证据（如检验报告、不合格品照片、生产影响记录），以事实为依据沟通问题，不夸大、不臆断，确保约谈内容客观准确。

整改聚焦原则：约谈核心围绕质量问题整改，明确整改措施、责任人和完成时限，推动供应商落实改进，避免流于形式的沟通。

合作共赢原则：在指出供应商质量问题的同时，可根据供应商需求提供必要的技术支持（如公司质量标准解读、检测方法指导），帮助供应商提升质量管控能力，实现供需双方共同发展。

第二章约谈组织与职责分工

第五条组织架构

公司成立供应商质量约谈工作组（以下简称“工作组”），由采购部门负责人担任组长，成员根据约谈等级动态调整：

一般约谈：成员包括采购专员、质量检验员（负责提供检验数据）、生产车间质检员（反馈生产端影响）；

重要约谈：成员增加质量工程师（负责分析质量问题原因）、生产部门主管（说明生产延误情况）、技术部门技术员（提供技术标准解读）；

严重约谈：成员需包含公司分管采购领导、质量部门负责人、财务部门专员（核算经济损失）、法务部门专员（明确质量责任与合同约定），必要时邀请公司高层（如总经理）参与（如涉及核心供应商重大质量问题）。

各相关部门职责明确：

采购部门：牵头组织约谈工作，确定约谈时间、地点与参与人员，提前通知供应商，收集整理质量问题证据，主持约谈会议，记录约谈内容，跟踪整改措施落实，归档约谈资料；

质量部门：提供供应商产品质量检验报告、不合格品检测数据、质量问题分析报告，在约谈中说明质量问题判定依据（如符合GB/T700碳素结构钢标准要求），审核供应商提交的整改方案；

生产部门：反馈质量问题对公司生产的影响（如生产停滞时长、临时采购成本、成品返工损失），提供生产端相关记录（如生产计划调整单、停工记录），在约谈中明确生产端对供应商产品的质量需求；

技术部门：解读公司产品技术标准与质量要求（如原材料化学成分范围、零部件尺寸公差），分析质量问题可能的技术原因（如供应商生产工艺参数偏差、检测方法不当），为供应商整改提供技术建议；

财务部门：核算因供应商质量问题造成的直接经济损失（如不合格品处理成本、生产停工损失、客户索赔金额），在严重约谈中提供损失明细，作为约谈中责任认定的参考；

法务部门：梳理采购合同中关于供应商质量责任的条款（如不合格品退货、赔偿约定），在约谈中明确供应商违约责任，必要时提出法律层面的整改要求（如补充质量保证协议）。

第六条响应时限要求

约谈触发时限：质量部门确认供应商质量问题后，需在24小时内将问题反馈至采购部门，采购部门根据约谈等级确定启动时限：

一般约谈：需在3个工作日内启动；

重要约谈：需在2个工作日内启动；

严重约谈：需在1个工作日内启